Aké fiktívne hodnoty eConnect používa v e-faktúre, keď sa identifikátor nenašiel, vysvetlené podľa krajiny.
Pri prevode PDF faktúry na UBL e-faktúru sú niektoré identifikačné údaje povinné. Ide napríklad o číslo obchodného registra, OIN alebo IČ DPH odosielateľa alebo príjemcu. Ak IDR (Intelligent Document Recogniser) taký identifikátor na faktúre nenájde, alebo nájdená hodnota nie je platná či použiteľná, eConnect doplní fiktívnu hodnotu, aby e-faktúra ostala technicky platná.
Štandard UBL a špecifikácia Peppol vyžadujú, aby určité polia boli vždy vyplnené. E-faktúra bez identifikácie dodávateľa alebo odberateľa nie je platná a prijímajúce systémy ju nemôžu spracovať. Fiktívne hodnoty zabezpečia, že faktúra predsa platí a dá sa doručiť, aj keď na pôvodnom PDF neboli všetky údaje.
Fiktívnu hodnotu spoznáte podľa pevného vzoru pre danú krajinu. V účtovnom softvéri alebo ERP tak ľahko uvidíte, že ide o zástupný údaj, nie o skutočné identifikačné číslo.
00000003999999960000000BE00UBLBE000090009999908000DE00LWID00DEF000unknown<KÓD KRAJINY>:unknown (napr. NL:unknown)NL000000000B01Fiktívna hodnota unknown pre IČ DPH sa použije, keď IDR na faktúre nenašiel IČ DPH. Príjemca potom musí správne IČ DPH dohľadať a doplniť v účtovníctve.
Ak dostanete faktúru s fiktívnou hodnotou, príslušné údaje na pôvodnom PDF neboli, nedali sa rozpoznať, alebo neboli platné či použiteľné (napríklad číslo obchodného registra bez 8 použiteľných číslic). Máte dve možnosti:
Tip: IDR sa učí z každej spracovanej faktúry. Ak dodávateľ svoje údaje na faktúrach uvádza sústavne, po niekoľkých faktúrach sa automaticky rozpoznajú a uložia. U tohto dodávateľa sa potom fiktívne hodnoty už neobjavia.
Fiktívna hodnota znamená, že príslušný identifikačný údaj (napríklad číslo obchodného registra alebo IČ DPH) na pôvodnom PDF nebol, nedal sa rozpoznať, alebo nebol platný či použiteľný. Fiktívna hodnota robí e-faktúru technicky platnou, správne číslo však musíte doplniť ručne v účtovnom softvéri, alebo požiadať dodávateľa, aby údaj uvádzal na ďalších faktúrach.
Áno, každá fiktívna hodnota má pevný vzor podľa krajiny. Holandsko používa fiktívne číslo OIN, Belgicko má dva varianty (UBLBE a podnikateľské číslo) a Nemecko používa Leitweg-ID. V účtovnom softvéri tak spoznáte, že ide o zástupný údaj a z ktorej krajiny faktúra pochádza.
Áno, pri bločkoch a pokladničných dokladoch sa fiktívne hodnoty používajú častejšie ako pri bežných faktúrach. Bloček ako zjednodušená faktúra musí obsahovať menej údajov. Číslo obchodného registra, adresa a IČ DPH často chýbajú, kým štandard UBL tieto polia vyžaduje.
Chcete vedieť viac o tom, ako IDR rozpoznáva faktúry? Prečítajte si Ako funguje Scan & Rozpoznávanie (IDR/OCR)?.
Prečítajte si, ako odosielať faktúry