Celý proces konverzie: od odoslania po doručenie, vrátane stavov a doby spracovania.
Keď odošlete faktúru vo formáte PDF alebo obrázok do eConnect, stane sa z nej konverzná úloha. IDR (Intelligent Document Recogniser) prevedie dokument na validovanú e-faktúru. Tento článok vysvetľuje, ako tento proces funguje od začiatku do konca.
Každé PDF alebo obrázok, ktorý odošlete — e-mailom, prostredníctvom dôveryhodného odosielateľa alebo cez API — sa automaticky stane konverznou úlohou. Systém určí najlepšiu metódu konverzie a pustí sa do práce.
Systém prijme dokument a klasifikuje ho pomocou rozhrania Detect API. Ide o faktúru, dodací list, upomienku alebo niečo iné? Ku konverzii postúpia iba dokumenty rozpoznané ako faktúry. Ostatné dokumenty sú automaticky pridané ako prílohy k faktúre.
IDR analyzuje dokument pomocou troch technologických vrstiev:
IDR rozpozná kľúčové polia faktúry: dodávateľ, odberateľ, číslo faktúry, dátum, sumy, sadzba DPH a platobné údaje.
Po rozpoznaní sú všetky polia validované:
IDR porovná rozpoznané hodnoty s predtým spracovanými faktúrami od rovnakého dodávateľa. Čím viac faktúr od dodávateľa bolo spracovaných, tým lepšie je rozpoznávanie. Systém sa neustále učí.
Ak si IDR nie je dostatočne istý rozpoznávaním, konverzná úloha je odovzdaná tímu Kontroly kvality eConnect. Ten ručne skontroluje pochybné prípady, napríklad ťažko čitateľnú sumu alebo chýbajúce pole.
Každá oprava tímu KK je vrátená ako tréningové dáta späť do IDR. Tým sa chyba, ktorá raz nastane, v budúcnosti zabráni.
Po úspešnom rozpoznaní a validácii je dokument prevedený na štandardizovanú e-faktúru vo formáte UBL. Táto e-faktúra obsahuje všetky štruktúrované dáta, ktoré váš účtovný softvér potrebuje.
Spracovaná faktúra sa zobrazí v Doručenej pošte (pri prijatých faktúrach) alebo Odoslanej pošte (pri vydaných faktúrach). Ak ste nastavili softvérovú integráciu, faktúra je automaticky preposlané do vášho účtovného balíka.
Záruka SLA eConnect: 99 % všetkých dokumentov je spracovaných do 8 pracovných hodín.
Priebeh konverznej úlohy môžete sledovať na platforme. Štandardná doba uchovávania konverzných úloh je 4 mesiace, potom sú automaticky vymazané.
Niekedy dokument nemožno plne spracovať. To môže nastať preto, že súbor je nečitateľný, chýbajú podstatné údaje alebo faktúra nespĺňa požadovaný štandard. V takom prípade je konverzná úloha zamietnutá a dostanete oznámenie s dôvodom.
IDR používa dve kľúčové hodnoty, ktoré sú vždy prezentované spolu:
Tieto dve čísla merajú rôzne veci: 100 % sa týka úplnosti kanála, 98 % správnosti obsahu. Vždy platia spolu.
Čistá doba spracovania pre dokumenty spracovávané plne automaticky je priemerne 20–30 sekúnd. Vrátane čakacej doby vo fronte je to asi 3,5 minúty. Ak je vyžadované ručné overenie tímom Kontroly kvality, môže to trvať až 24 hodín v pracovné dni.
Pri nedostatočnej istote je konverzná úloha odovzdaná tímu Kontroly kvality na ručné overenie. Každá oprava je vrátená ako tréningové dáta späť do systému, takže podobné chyby sú v budúcnosti automaticky prevencované. Chybu môžete tiež nahlásiť podpore.
Áno, priebeh každej konverznej úlohy môžete sledovať na platforme eConnect. Pre každý dokument vidíte, v akej fáze sa spracovanie nachádza. Štandardná doba uchovávania konverzných úloh je 4 mesiace, potom sú automaticky vymazané.
Máte otázky k konkrétnej konverznej úlohe? Kontaktujte podporu.
Zobraziť konverzné úlohy