Kde nájdete prijaté faktúry na platforme eConnect: priečinok Prijaté a možnosti filtrovania.
Všetky faktúry, ktoré prijmete cez Peppol, e-mailom alebo prostredníctvom platformy eConnect, sa zobrazia vo vašom priečinku Prijaté. Tam si ich môžete prezrieť, filtrovať a preposlať do účtovného softvéru.
Priečinok Prijaté otvoríte cez hlavné menu. Zobrazí sa vám prehľad všetkých prijatých faktúr zoradených podľa dátumu. Pri každej faktúre vidíte najdôležitejšie údaje na prvý pohľad: odosielateľa, číslo faktúry, sumu, dátum a stav.
Pomocou vyhľadávacieho poľa v hornej časti rýchlo nájdete konkrétnu faktúru. Vyhľadávať môžete podľa čísla faktúry, odosielateľa, sumy alebo iných údajov. Možnosti filtrovania vám pomôžu spresniť prehľad, napríklad podľa obdobia, stavu alebo organizácie.
Kliknutím na faktúru otvoríte jej kompletné detaily. Zobrazia sa vám údaje faktúry, jednotlivé riadky a prípadné prílohy. Z tohto zobrazenia si môžete faktúru stiahnuť ako PDF alebo XML súbor.
PDF zobrazenie ukazuje faktúru v podobe, akú jej dal odosielateľ. Ak faktúra prišla ako e-faktúra, platforma vygeneruje vizuálnu podobu na základe XML dát. XML súbor obsahuje štruktúrované dáta e-faktúry, ktoré váš účtovný softvér dokáže automaticky načítať.
Každá prijatá faktúra má stav, ktorý ukazuje, v akej fáze spracovania sa nachádza:
Stav faktúry môžete manuálne zmeniť na stránke s detailmi. Ak sú obe strany na platforme eConnect, zmeny stavov sa automaticky synchronizujú, takže odosielateľ okamžite vidí, že faktúra bola schválená alebo zaplatená.
Ak máte nastavené softvérové prepojenie, prijaté faktúry sa automaticky preposielajú do vášho účtovného softvéru. Prebieha to na pozadí bez vášho zásahu. Faktúra je zvyčajne viditeľná vo vašom účtovnom systéme do 4 hodín.
Ak faktúra nebola správne doručená do softvéru, môžete ju manuálne opätovne odoslať. Urobíte to v detailoch faktúry pomocou možnosti "Opätovne odoslať". Táto funkcia funguje pre prijaté aj odoslané faktúry.
Pozor: Faktúry označené ako "Duplicitná" musia byť najprv označené ako "Originál", až potom ich môžete opätovne odoslať.
Platforma automaticky kontroluje duplicitné faktúry. Pri každej prijatej faktúre sa overuje kombinácia dodávateľa, dátumu faktúry a čísla faktúry. Ak bola faktúra už skôr prijatá, aj keď prišla cez iný kanál (napríklad najprv ako XML a potom ako PDF), duplikát sa automaticky označí.
Pri skutočnej e-faktúre (XML) je detekcia duplicít 100% spoľahlivá. Pri PDF faktúrach sa detekcia neustále zlepšuje, ale vo výnimočných prípadoch nemusí byť duplikát automaticky rozpoznaný. Pri zistení duplicitnej faktúry dostanete e-mailové upozornenie.
Pravidelne pracujete s rovnakými nastaveniami filtrov? Uložte si ich ako zobrazenie. Zobrazenia môžete zdieľať aj s kolegami, aby všetci pracovali s rovnakým prehľadom. Z každého zobrazenia môžete výsledky exportovať ako CSV súbor (maximálne 20 000 riadkov).
Chcete automaticky dostávať upozornenie pri každej novej faktúre? Nastavte si notifikácie.
Zobraziť prijaté faktúry
Požiadajte dodavateľa (alebo jeho Access Point) o returnedMessageId. eConnect vytvorí toto ID v okamžiku, ked' je dokument prijatý alebo odmietnutý cez AS4; má formát GUID@econnect.eu (príklad: 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). S týmto ID môže Support dohľadáť dokument a sledovať jeho ďalšie spracovanie.
Dve najčastejšie príčiny chýb pri príjme AS4 sú:
Ak Support nemôže dokument prostredníctvom returnedMessageId nájsť, prípad je eskalovaný na Tech Support.
Faktúra nie je preč. Zmenil sa len štítok stavu; dokumenty v priečinku Prijaté nemožno vymazať. Vyhľadajte podľa čísla faktúry, nastavte filter stavu na Stiahnutá alebo Všetky, otvorte faktúru a stiahnite ju znova ako PDF a/alebo XML. Pozri Stavy faktúr.
Ide o iný mechanizmus než detekcia duplicÃt vyÅ¡Å¡ie. Pri PDF faktúrach eConnect rozpoznáva ÄÃslo faktúry podľa skôr spracovaných faktúr od rovnakého dodávateľa: ÄÃm viac faktúr už bolo spracovaných a ÄÃm konzistentnejÅ¡ie je rozloženie, tým spoľahlivejÅ¡ie je rozpoznanie. LÃÅ¡i sa zobrazené ÄÃslo od ÄÃsla na PDF, je orezené, alebo IDR prevezme iné pole (naprÃklad ÄÃslo objednávky/PO alebo IÄŒO dodávateľa namiesto skutoÄného ÄÃsla faktúry)? Nahláste to na support s ÄÃslom faktúry a danou faktúrou. UpravÃme rozpoznávanie pre tohto dodávateľa, aby budúce faktúry boli spracované správne.
Je faktúra oznaÄená ako duplicitná, hoci ide o nový dokument (naprÃklad dobropis, pri ktorom bolo ÄÃslo objednávky rozpoznané ako ÄÃslo faktúry)? To je samostatný mechanizmus; pozri Ako sa rozpozná duplicitná faktúra?.