Ručná zmena stavu faktúry

Stav prichádzajúcej faktúry môžete na platforme eConnect zmeniť ručne. Je to užitočné na sledovanie, ktoré faktúry boli schválené, zaplatené alebo zamietnuté, najmä ak nepoužívate automatický schvaľovací workflow.

Ručná zmena stavu v Doručenej pošte mení iba štítok stavu. Dokument zostáva na mieste a nedochádza k opätovnému odoslaniu do pripojeného softvéru, ERP ani na trasu sťahovania API. Je faktúra už správne vo vašom ERP a chcete len aktualizovať stav na platforme (napríklad na Schválené alebo Stiahnuté)? Potom zmeňte iba stav. Nepoužívajte Opakovať odoslanie sťahovania API: táto akcia znova ponúkne dokument integrácii a môže viesť k dvojitej ponuke.

Upozornenie: eConnect nie je účtovný softvér. Nie je určený na vedenie účtovníctva z platformy. eConnect neručí za správnosť stavov, ktoré nastavíte ručne alebo ktoré prídu cez stavové správy. Pozri aj Ďalšie chybové hlášky pri odosielaní.

Ako zmeníte stav?

Krok 1: Otvorte faktúru

Prejdite do Doručenej pošty a kliknite na faktúru, ktorej stav chcete zmeniť.

Krok 2: Kliknite na tlačidlo stavu

V detaile faktúry vidíte aktuálny stav. Kliknite na tlačidlo alebo pole stavu, aby ste videli dostupné možnosti.

Krok 3: Zvoľte nový stav

Vyberte požadovaný stav:

Schválené na platbu: faktúra je schválená a pripravená na platbu
Zaplatené: faktúra bola zaplatená
Zamietnuté: faktúra nie je prijatá

Zmena platí okamžite. Ak je odosielateľ tiež na platforme eConnect, zmena stavu sa mu automaticky odovzdá.

Kedy meniť stav?

Najbežnejšie dôvody ručnej zmeny stavu:

Po platbe: označte faktúru ako „Zaplatené“, aby ste mali kompletný prehľad o tom, čo je ešte otvorené.
Po schválení: označte ako „Schválené na platbu“, ak je faktúra v poriadku, ale ešte nezaplatená.
Pri zamietnutí: označte ako „Zamietnuté“, ak faktúra nie je správna a nebudete ju platiť. Voliteľne môžete pridať komentár s dôvodom.

Zmena stavu s workflow

Ak má vaša organizácia nastavený schvaľovací workflow, stavy sa aktualizujú automaticky podľa schvaľovacieho procesu. V tom prípade zvyčajne nemusíte stav meniť ručne; workflow to rieši. Ručná úprava zostáva možná pre výnimky.

Časté otázky

Odovzdá sa zmena stavu automaticky odosielateľovi?

Áno, ak je odosielateľ tiež na platforme eConnect. Zmena sa zdieľa v reálnom čase: odosielateľ vo svojej Odchádzajúcej pošte vidí, že ste faktúru schválili, zaplatili alebo zamietli.

Môžem neskôr schváliť zamietnutú faktúru?

Áno, stav faktúry môžete kedykoľvek zmeniť ručne. Otvorte faktúru v Doručenej pošte, kliknite na pole stavu a vyberte nový stav (napríklad „Schválené na platbu“ alebo „Zaplatené“).

Musím meniť stav ručne, keď používam workflow?

Vo väčšine prípadov nie. Schvaľovací workflow rieši zmeny stavu automaticky. Ručná úprava zostáva možná pre výnimky.

Zmizne faktúra, keď zmením stav alebo ju označím ako hotovú?

Nie. Zmena stavu v Doručenej pošte mení iba štítok. Dokument zostáva; faktúry v Doručenej pošte nie je možné zmazať. Omylom ste označili Stiahnuté alebo hotové bez stiahnutia? Hľadajte podľa čísla faktúry (filter Stiahnuté alebo Všetko), otvorte faktúru a stiahnite znova ako PDF a/alebo XML. Viac: Stavy faktúr.

Odošle zmena stavu faktúru znova do integrácie alebo ERP?

Nie. Ručná zmena stavu nastaví iba štítok (napríklad Schválené alebo Stiahnuté). Nedochádza k opätovnému odoslaniu do pripojeného softvéru, ERP ani API trasy. Je faktúra už vo vašom balíku a chcete len opraviť stav na platforme? Zmeňte iba stav. Opakovať odoslanie sťahovania API je iná akcia: znova ponúka dokument integrácii. Používajte ju len pri skutočnom nedoručení, nie pri samej oprave stavu. Pozri Opakovať odoslanie dokumentu.

Chcete vedieť viac o rôznych stavoch? Prečítajte si Stavy faktúr, čo znamená každý stav?.

Otvoriť Doručenú poštu