Každá faktúra na platforme eConnect má stav, ktorý ukazuje, v akej fáze spracovania sa dokument nachádza. Stavy sa líšia pre prijaté (nákupné) a odoslané (predajné) faktúry.

Stavy "Na schválenie", "Schválená", "Schválená na platbu" a "Zamietnutá" sa používajú, keď je nastavený schvaľovací workflow. Bez workflow faktúra dostane priamo stav "Prijatá" a môžete ju manuálne označiť ako zaplatenú. Stavy "Platba zahájená" a "Collection successfull" sa zobrazujú pri automatizovaných platobných a inkasných procesoch.

Zmena stavu v priečinku Prijaté (napríklad na Stiahnutá, alebo v bežnej reči "mark as done" / dokončené) mení len štítok stavu. Dokument zostáva k dispozícii. Faktúry v priečinku Prijaté nemožno vymazať.

Označili ste omylom faktúru ako dokončenú alebo Stiahnutú bez sťahovania? Postupujte takto:

1. Prejdite do priečinka Prijaté na platform.econnect.eu.
2. Vyhľadajte podľa čísla faktúry (v prípade potreby nastavte filter stavu na Stiahnutá alebo Všetky).
3. Otvorte faktúru a stiahnite ju znova ako PDF a/alebo XML z obrazovky detailov.

Pozri aj Zmena stavu prijatej faktúry a Stiahnutie XML faktúry.

Cez Peppol faktúra vždy prichádza ako štruktúrovaný UBL/XML. PDF je prítomné iba, ak:

1. dodávateľ vložil PDF do UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), alebo ho poslal samostatne; alebo
2. prijímajúci účet má aktivované generovanie PDF z XML (legacy platforma, úroveň účtu; režimy: Ak chýba / Vždy / Nikdy). Pozri Generovanie PDF a PDF merge.

PSB: generovanie PDF na vyžiadanie z UBL zatiaľ nie je štandardom; vracia sa iba vložené PDF. UBL bez vloženého PDF znamená žiadne PDF cez PSB.

Iba XML bez spracovaného PDF je normálne, ak dodávateľ PDF nepriložil a generovanie žiadne nevytvorilo. Nejde o chybu prijatia.

Zobrazenie faktúry vs. príloha (platforma): vložené PDF sa počíta ako PDF faktúry v zobrazení faktúry na dashboarde iba vtedy, ak cac:AdditionalDocumentReference obsahuje presnú detekčnú hodnotu:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, bez medzery), alebo
• DocumentType = PrimaryImage

Text "Commercial Invoice" znamená to isté, ale detekcia platformy sa riadi výhradne presným uvedeným literálom vyššie. Bez tohto tagu platforma zaobchádza s PDF ako s bežnou prílohou; pri nastavení generovania PDF na Ak chýba/Vždy môže platforma napriek tomu vytvoriť PDF eConnect z XML (často najprv titulná strana namiesto pôvodného PDF dodávateľa). Pozri Štruktúra UBL faktúry.

Samokontrola v priečinku Prijaté (platform.econnect.eu):

1. Otvoriť Prijaté, vyhľadať podľa čísla faktúry alebo dodávateľa.
2. Zobrazenie detailu/faktúry: ak je tam zobrazené PDF, je k dispozícii (odoslané/vložené alebo vygenerované).
3. Prílohy: ďalšie PDF alebo špecifikácie od dodávateľa.
4. Stiahnuť XML cez možnosť sťahovania pri faktúre, vyhľadať AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Pozri Stiahnutie XML faktúry.
5. Chýba CommercialInvoice / PrimaryImage? Ide o odkaz pre dodávateľa (eConnect XML neprepisuje): požiadajte ho, aby vložil PDF faktúry s DocumentDescription CommercialInvoice do UBL.

Varianty vyhľadávania: vynechanie titulnej strany faktúr, najprv PDF eConnect, najprv originálne PDF, tag CommercialInvoice, chýbajúci DocumentDescription, PrimaryImage, vložené PDF ako príloha, kontaktovať dodávateľa ohľadom tagu PDF.

Pozri aj: PDF cez Peppol (cesta odosielateľa a vloženia).

Stavy "Na schválenie", "Zaplatená" a "Zamietnutá" pri odoslaných faktúrach nastavuje prijímajúca strana, nie vy ako odosielateľ. Ak sú obe strany na platforme eConnect, zmeny stavov sa automaticky synchronizujú. Pri odoslaní cez Peppol môže príjemca poslať stavovú správu prostredníctvom Invoice Response Message.

Keď platformu eConnect používa odosielateľ aj príjemca, zmeny stavov sa zdieľajú v reálnom čase. Ak príjemca faktúru schváli alebo označí ako zaplatenú, okamžite to vidíte v priečinku Odoslané. Funguje to aj opačne: ak označíte prijatú faktúru ako zaplatenú, odosielateľ tento stav vidí vo svojom systéme.

Pri faktúrach odoslaných cez Peppol príjemcovi u iného poskytovateľa závisí synchronizácia stavov od podpory Invoice Response Messages u prijímajúcej strany.

Platforma automaticky kontroluje duplikáty. Keď príde faktúra, ktorá už bola skôr prijatá, aj keď prišla cez iný kanál, nová faktúra sa označí ako "Duplicitná". Pôvodná faktúra si zachová svoj stav.

Faktúra označená ako duplicitná sa automaticky nepreposiela do účtovného softvéru. Je toto označenie nesprávne? Faktúru môžete cez menu (tri bodky) označiť ako "Originál", čím sa následne spracuje. Viac sa dozviete v článku Ako sa rozpoznáva duplicitná faktúra?.

Na dashboarde vidíte vizuálny prehľad stavov vašich faktúr. Zelené faktúry sú kompletne spracované, oranžové faktúry boli prijaté, ale ešte nie sú spracované. Väčší počet oranžových faktúr môže naznačovať duplikáty, ktoré boli zámerne zamietnuté. Ide o bežné správanie, nie o chybu.

Chcete manuálne zmeniť stav prijatej faktúry? Prečítajte si Zmena stavu prijatej faktúry.