Každú faktúru na platforme eConnect si môžete stiahnuť ako XML súbor. XML súbor obsahuje kompletné štruktúrované dáta e-faktúry, ktoré váš účtovný softvér dokáže načítať, alebo ktoré môžete použiť na archiváciu či kontrolu.

XML súbor sa uloží do vášho počítača. Môžete ho otvoriť v XML editore, textovom editore alebo ho importovať do účtovného softvéru.

XML súbor obsahuje všetky údaje faktúry v štruktúrovanej forme: dodávateľa, príjemcu, číslo faktúry, dátum, riadky faktúry, sumy, DPH a platobné údaje. Ide o súbor, ktorý dokážu počítače čítať a automaticky spracovať, na rozdiel od PDF, ktoré slúži primárne na vizuálne zobrazenie.

Formát je UBL (Universal Business Language) v súlade s platnými štandardmi (Peppol BIS Billing 3.0 alebo NLCIUS, v závislosti od faktúry).

• Archivácia: uchovajte si XML súbor ako digitálny dôkaz popri PDF alebo namiesto neho.
• Kontrola: otvorte súbor a skontrolujte presné dáta e-faktúry, napríklad pri rozdieloch medzi PDF zobrazením a účtovným softvérom.
• Opätovné použitie ako šablóna: použite skôr odoslaný XML súbor ako základ pre novú faktúru. Upravte číslo faktúry, dátum a sumy a súbor znovu odošlite. Viac sa dozviete v článku Úprava a opätovné odoslanie XML e-faktúry.
• Manuálny import: importujte súbor manuálne do softvéru, ktorý nemá automatické prepojenie s eConnect.

PDF, ktoré si stiahnete, je vizuálna reprezentácia faktúry. Pri faktúrach, ktoré prišli ako e-faktúra (XML), platforma automaticky vygeneruje PDF na základe XML dát. Pri faktúrach, ktoré prišli ako PDF a boli konvertované systémom IDR, je k dispozícii pôvodné PDF vedľa vygenerovaného XML súboru.

XML je vždy zdrojom pravdy pre dáta e-faktúry. V prípade pochybností o sumách alebo údajoch si overte informácie v XML súbore.

Chcete sa dozvedieť viac o štruktúre súborov e-faktúr? Prečítajte si o rozdieloch medzi XML, UBL a NLCIUS v sekcii Peppol & E-fakturácia.