Detekcia duplicít prebieha na viacerých miestach spracovania:

1. Pri odoslaní: platforma kontroluje, či e-faktúra (XML) už bola skôr elektronicky odoslaná.
2. Pri príjme: kontrola kombinácie dodávateľ, dátum faktúry a číslo faktúry.
3. Pri prevode PDF: ďalšia kontrola partnera prevodu, ktorý mení PDF na e-faktúru.
4. Naprieč kanálmi: zistenie, keď rovnaká faktúra príde ako XML aj ako PDF, bez ohľadu na kanál.
5. V ERP balíku: kontrola dodávateľa a čísla faktúry pri stiahnutí do účtovného softvéru.
6. Pri platbe: posledná kontrola pri schválení platieb.

Pri skutočných e-faktúrach (XML) je detekcia duplicít spoľahlivá na 100 %, pretože číslo faktúry a všetky údaje sa porovnávajú presne.

Pri PDF faktúrach detekcia závisí od rozpoznania IDR (Intelligent Document Recogniser). Takmer vo všetkých prípadoch sa duplicity rozpoznajú správne. Zostáva malá rezerva pri faktúrach s netypickým rozložením alebo keď OCR prečíta číslo faktúry trochu inak.

Kontrola v kroku 5 (v ERP balíku) je samostatná kontrola účtovného softvéru, nezávislá od detekcie platformy. Platforma označí faktúru ako duplicitu len pri presnej zhode dodávateľa, dátumu faktúry a čísla faktúry súčasne. Účtovný softvér môže faktúru odmietnuť aj len podľa dodávateľa a čísla faktúry, aj keď sa dátum líši. To potom nie je duplicita platformy. Pozrite Riešenie problémov ERP pre hlásenia špecifické pre balík, napríklad [U4BadRequest]: Invoice number already exists v Unit4 ERPx.

Faktúra rozpoznaná ako duplicita dostane v priečinku Doručená pošta stav "Duplicitná". Automaticky sa neodošle do účtovného softvéru. Pri zistení duplicitnej faktúry dostanete e-mailové oznámenie.

Pôvodná faktúra si ponechá stav a spracuje sa bežne.

Vo výnimočných prípadoch môže byť faktúra nesprávne označená ako duplicitná. Môže sa to stať, keď dve rôzne faktúry náhodou majú rovnakú kombináciu dodávateľa, dátumu a čísla, alebo keď OCR prečíta číslo faktúry trochu inak.

Známy vzorec: rozpoznanie číta opakujúce sa pole hlavičky na PDF, napríklad PSČ, namiesto skutočného čísla faktúry. Ak sa toto chybné číslo objaví na viacerých faktúrach toho istého dodávateľa, platforma ich podľa kľúča označí správne, obsahovo však neoprávnene ako duplicitu. Stáva sa to okrem iného pri faktúrach z Nemecka, kde sa poštové smerovacie číslo (PLZ) niekedy prečíta ako číslo faktúry.

Ako uvoľniť nesprávne označenú faktúru:

1. Otvorte faktúru v priečinku Doručená pošta.
2. Kliknite na ponuku (tri bodky).
3. Zvoľte "Označiť ako originál".

Faktúra sa potom spracuje a, ak máte softvérové prepojenie, odošle do účtovného softvéru.

Prevod PDF vždy odstráni všetky medzery z čísla faktúry. XML dodávateľa (Peppol alebo nahratie XML) ponechá číslo faktúry tak, ako bolo dodané, vrátane medzier.

Kontrola platformy sa zhoduje presne na dodávateľovi, dátume faktúry a čísle faktúry. Samotný rozdiel medzier medzi prevodom PDF a XML dodávateľa vytvorí dva originály. To nie je duplicita ani porucha.

XML je rozhodujúce. Ak sa prevod PDF líši od XML, odošlite len XML. Odlišný názov súboru upravíte u odosielateľa.