Platforma eConnect automaticky kontroluje duplicitné faktúry. Pri každej prichádzajúcej faktúre sa overuje, či rovnaká faktúra už nebola skôr prijatá, a to aj keď prišla cez iný kanál. Tak sa zabráni tomu, aby ste rovnakú faktúru zaúčtovali alebo zaplatili dvakrát.

Detekcia duplikátov prebieha v niekoľkých fázach spracovania:

1. Pri odoslaní: platforma skontroluje, či e-faktúra (XML) už nebola skôr elektronicky doručená.
2. Pri prijatí: kontrola kombinácie dodávateľa, dátumu faktúry a čísla faktúry.
3. Pri konverzii PDF: dodatočná kontrola konverzným partnerom, ktorý PDF prevádza na e-faktúru.
4. Cross-channel: detekcia v prípade, keď rovnaká faktúra príde ako XML aj ako PDF, bez ohľadu na kanál.
5. V ERP systéme: kontrola dodávateľa a čísla faktúry pri sťahovaní do účtovného softvéru.
6. Pri platbe: posledná kontrola pri schvaľovaní platieb.

Pri skutočných e-faktúrach (XML) je detekcia duplikátov 100% spoľahlivá, pretože číslo faktúry a všetky údaje sa porovnávajú presne.

Pri PDF faktúrach závisí detekcia od rozpoznávania systémom IDR (Intelligent Document Recogniser). Vo väčšine prípadov sa duplikáty rozpoznajú správne, ale existuje malá zostávajúca miera pri faktúrach s neštandardným formátom alebo ak OCR rozpozná číslo faktúry mierne odlišne.

Faktúra rozpoznaná ako duplikát dostane v priečinku Prijaté stav "Duplicitná". Faktúra sa automaticky nepreposiela do účtovného softvéru. Pri zistení duplicitnej faktúry dostanete e-mailové upozornenie.

Pôvodná faktúra si zachová svoj stav a spracuje sa bežným spôsobom.

Vo výnimočných prípadoch môže byť faktúra nesprávne označená ako duplicitná. To sa môže stať, ak majú dve rôzne faktúry náhodou rovnakú kombináciu dodávateľa, dátumu a čísla, alebo ak OCR rozpozná číslo faktúry mierne odlišne.

Známy vzorec v tomto prípade: rozpoznávanie číta opakujúce sa záhlavie na PDF, napríklad PSČ, namiesto skutočného čísla faktúry. Ak sa toto nesprávne číslo objaví na viacerých faktúrach od rovnakého dodávateľa, platforma ich na základe kľúča správne označí, ale obsahovo nesprávne ako duplicitné. Týka sa to okrem iného faktúr z Nemecka, kde je poštové smerovacie číslo (PLZ) niekedy čítané ako číslo faktúry.

Ak chcete nesprávne označenú faktúru uvoľniť:

1. Otvorte faktúru v priečinku Prijaté.
2. Kliknite na menu (tri bodky).
3. Vyberte "Označiť ako originál".

Faktúra sa potom spracuje a, ak máte softvérové prepojenie, prepošle do vášho účtovného softvéru.

Chcete sa dozvedieť viac o stavoch vašich faktúr? Prečítajte si Stavy faktúr.