Mnohé účtovné softvéry dokážu zobraziť iba jeden PDF súbor na faktúru. Preto eConnect ponúka možnosť automaticky vygenerovať PDF z dát e-faktúry a spojiť prílohy do jedného prehľadného dokumentu.

Keď prijmete e-faktúru (XML) bez priloženého PDF, platforma môže automaticky vygenerovať PDF na základe údajov faktúry v XML. Takto máte vždy vizuálne čitateľnú verziu každej faktúry, bez ohľadu na to, ako bola dodaná.

K dispozícii sú tri režimy, nastaviteľné na úrovni účtu:

Nastavenie spravuje podpora eConnect. Kontaktujte nás, ak chcete režim zmeniť.

Praktickou možnosťou je umiestniť PDF vygenerované eConnect na začiatok dokumentu. Vďaka tomu používateľ vždy vidí rovnakú štandardizovanú úpravu, bez ohľadu na rozloženie pôvodnej faktúry dodávateľa. To je obzvlášť užitočné pre organizácie, ktoré prijímajú veľa faktúr od rôznych dodávateľov a chcú jednotný vzhľad v procese schvaľovania.

Pri faktúrach, ktoré prichádzajú spolu so špecifikáciami, dodacími listami alebo inými dokumentmi, môžete všetko nechať spojiť do jedného PDF. To je nevyhnutné pre ERP systémy, ktoré v schvaľovacom procese dokážu spracovať iba jeden PDF súbor na faktúru.

Poradie spájania je:

1. Vygenerované PDF (alebo pôvodné PDF faktúry)
2. Všetky doplnkové prílohy

Alternatívne si môžete zvoliť, aby sa prílohy posielali ako samostatné súbory namiesto ich spájania. Správna voľba závisí od toho, čo Váš softvér zvládne.

PDF merge je obzvlášť hodnotný v týchto situáciách:

• Váš softvér zobrazuje iba jedno PDF na faktúru a v schvaľovacom procese potrebujete prílohy.
• Prijímate faktúry so samostatnými špecifikačnými dokumentmi, ktoré chcete prezerať spolu.
• Chcete jednotný vzhľad faktúr bez ohľadu na dodávateľa.

Dodávatelia môžu tiež vložiť PDF do samotnej UBL faktúry (ako base64 prílohu v prvku AdditionalDocumentReference). To je metóda podporovaná Peppol, ktorou dodávatelia cez jeden súbor odosielajú štruktúrované dáta aj vizuálne PDF. eConnect toto správne spracuje a vložené PDF sprístupní ako prílohu.

Existuje jedna generická šablóna PDF. Nie je možné ju personalizovať pre jednotlivých zákazníkov. PSB a Platforma 2.0 sú vo vývoji.

Chcete upraviť nastavenia PDF pre Váš účet? Kontaktujte podporu.