Pri konverzii PDF faktúry na UBL e-faktúru sú niektoré identifikačné údaje povinné. Ide napríklad o IČO, OIN alebo DIČ odosielateľa alebo príjemcu. Ak IDR (Intelligent Document Recogniser) takýto identifikátor na faktúre nenájde, vyplní sa dummyhodnotou, aby e-faktúra zostala technicky platná.

Štandard UBL a špecifikácia Peppol vyžadujú, aby boli určité polia vždy vyplnené. E-faktúra bez identifikácie dodávateľa alebo odberateľa nie je platná a nemôže byť spracovaná prijímajúcimi systémami. Dummyhodnoty zabezpečujú, že faktúra je platná a môže byť doručená, aj keď nie všetky údaje boli na pôvodnom PDF uvedené.

Dummyhodnota je rozpoznateľná podľa pevného vzoru pre každú krajinu. Takto vo Vašom účtovnom softvéri alebo ERP systéme jednoducho zistíte, že ide o zástupnú hodnotu a nie o skutočné identifikačné číslo.

Dummyhodnota unknown pre DIČ sa používa, keď IDR na faktúre nenašiel žiadne DIČ. Je potom na príjemcovi, aby správne DIČ vyhľadal a doplnil v účtovníctve.

Ak dostanete faktúru s dummyhodnotou, znamená to, že príslušné údaje neboli na pôvodnom PDF uvedené alebo ich nebolo možné rozpoznať. Máte potom dve možnosti:

1. Manuálne doplniť: vyplňte správne identifikačné číslo cez Váš účtovný softvér alebo na platforme eConnect.
2. Informovať dodávateľa: požiadajte dodávateľa, aby chýbajúci údaj (napríklad IČO alebo DIČ) na budúcich faktúrach uviedol.

Tip: IDR sa učí z každej spracovanej faktúry. Ak dodávateľ štruktúrne uvádza svoje údaje na faktúrach, po niekoľkých faktúrach sa automaticky rozpoznajú a uložia. Dummyhodnoty sa potom u tohto dodávateľa už neobjavujú.

Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako IDR rozpoznáva faktúry? Prečítajte si Ako funguje Scan & Rozpoznávanie (IDR/OCR)?.