IDR (Intelligent Document Recogniser) automaticky rozpoznáva kľúčové údaje na PDF faktúre a premieňa ich na štruktúrované polia v e-faktúre. Ktoré polia sa rozpoznávajú, závisí od vášho predplatného a konfigurácie.

Pri každej konverzii PDF sa automaticky rozpoznávajú tieto polia:

Niektoré formáty dodávateľov môžu spôsobiť, že IDR zachytí iné pole ako číslo faktúry, napríklad ID transakcie namiesto skutočného čísla faktúry. Dobre známym príkladom sú faktúry Meta (Facebook), kde číslo faktúry sa nachádza v dolnej časti neskoršej stránky PDF a ID transakcie je rozpoznané prominentnejšie. Rovnaký vzor platí, keď IDR namiesto čísla faktúry prevezme IÄŒO dodávateľa alebo číslo objednávky/PO.

To možno pre daný formát dodávateľa zlepšiť. Rozpoznávanie čísla faktúry nie je zákazníkom konfigurovateľné, ale je interne optimalizované členom tímu podpory prostredníctvom detekcie odľahlých hodnôt, regulárnych výrazov a nápovied pre konkrétneho dodávateľa alebo formát. Žiadna zmena roadmapy nie je potrebná; ide o cielenú optimalizáciu existujúcej funkcionality. Nahláste takýto prípad podpore — na základe hlásenia tím pridá nápovedu špecifickú pre dodávateľa, aby budúce faktúry v tomto formáte dostali správne číslo faktúry.

S predplatným Professional sa rozpoznávajú ďalšie polia:

IDR rozpoznáva dátumy na PDF faktúrach a konvertuje ich do štandardného formátu dátumu UBL (YYYY-MM-DD). Pretože zápisy dátumov sa v krajinách líšia, IDR podľa krajiny dodávateľa určuje, ako interpretovať nejednoznačné dátumy:

• Spojené štáty: MDY (mesiac-deň-rok). Dátum 03/11 sa interpretuje ako 11. marec.
• Všetky ostatné krajiny: DMY (deň-mesiac-rok). Dátum 03/11 sa interpretuje ako 3. november.

Ak automatická detekcia krajiny nestačí, dá sa pre dodávateľa pridať konkrétna nápoveda pre formát dátumu cez mechanizmus hints.

Tip: nesprávne interpretované dátumy (napríklad 03/11 ako 11. marec namiesto 3. novembra) sú takmer vždy otázkou rozpoznávania, nie platformy. Platforma vždy zobrazuje dátum tak, ako je v UBL.

S predplatným Professional sa rozpoznaný IBAN porovnáva s verification store: databázou skôr manuálne overených čísel IBAN na dodávateľa. Ak sa IBAN na faktúre líši od skôr overeného, je to signalizované. Pomáha to odhaľovať fiktívne faktúry alebo zmenené bankové údaje.

Poznámka: podľa európskej normy EN16931 slúži IBAN na faktúre predovšetkým na identifikáciu dodávateľa, nie ako platobná inštrukcia. Zmenený IBAN musí byť vždy najprv overený v master dátach vášho finančného systému pred platbou.

Okrem štandardných referencií (číslo objednávky, číslo zmluvy, číslo projektu) sa dajú ďalšie referencie konfigurovať špecificky pre dodávateľa, napríklad rozpočtové kódy, kódy rozpočtových zodpovedných alebo interné referencie. Ide o prácu na mieru nastavenú na báze prúžkových kariet.

Rozpoznávanie konfigurovateľných referencií používa trojvrstvový mechanizmus:

1. Regex: validácia formátu, aby extrahovaná referencia presne zodpovedala očakávanému formátu
2. Outlier detection: štatistická detekcia odchýlok pre nepravdepodobné hodnoty
3. Hints: automaticky generované tréningové údaje na základe opráv tímu QC

Tip: číslo objednávky je najčastejšie používaná referencia a väčšina dodávateľov ho uvádza na faktúre. Ak dodávateľ nemôže vyplniť určité referenčné pole vo svojom softvéri, málo zmyslu ho požadovať. V tom prípade použite číslo objednávky ako primárnu referenciu.

Podľa európskej normy EN16931 je referencia (buyer reference) povinná na elektronickej faktúre; často ide o číslo objednávky alebo inú referenciu príjemcu. Odosielateľ môže do tohto poľa umiestniť neplatnú hodnotu.

eConnect štandardne neodmieta faktúru na základe referencie. Faktúra nespĺňa základné pravidlá európskej normy iba vtedy, keď nie je prítomná žiadna referencia. To, či je faktúra odmietnutá z dôvodu neznámej alebo neplatnéj referencie, závisí od konfigurácie príjemcu: v konkrétnej konfigurácii príjemcu môže byť faktúra odmietnutá, ak je referencia neznáma. Ide teda o vlastnosť príjímajúcej konfigurácie, nie štandardného spracovania eConnect.

Tip: ak chcete odmietať faktúry s chýbajúcimi alebo neznámymi referenciami, nastavte to cez RBE (Rule Based Enrichment) na príjemcom endpoint.

Číslo faktúry (UBL pole cbc:ID, BT-1) je povinné v EN 16931, UBL BIS Billing 3.0 a NLCIUS pre bežné faktúry. IDR však spracováva zmiesaný tok dokumentov: bežné faktúry, dobropisy, účtenky výdavkov a paragony. Paragony spadajú pod zjednodušený režim fakturácie (transakcie do ca. 100 € vrátane DPH), pre ktorý daňový úrad nestanovuje číslo faktúry ako zákonnú požiadavku. Odmietanie kvôli chûbajúcemu číslu faktúry by vylúčilo všetky paragony a účtenky výdavkov zo spracovania.

Preto IDR pipeline automaticky generuje náhradné číslo, ked' pri rozpoznávaní nemožno z dokumentu extrahovať žiadne číslo faktúry. Pole cbc:ID (BT-1) sa potom vyplní štruktúrou:

YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND

Časová značka je okamih spracovania pipeline IDR, nie dátum na dokumente. Príklad: 20240315143022-NOTFOUND.

Filtrovanie je možné na dvoch úrovniach:

1. RBE (Rule Based Enrichment): nakonfigurujte pravidlo, ktoré kontroluje, či BT-1 (cbc:ID) končí na -NOTFOUND. Na základe toho možno dokument zadržať na ručnú kontrolu, presmerovať do samostatnéj schránky alebo automaticky odmietnuť.
2. Vlastné systémy (ERP/účtonný software): priame vyhľadávanie reťazca alebo regulárny výraz na -NOTFOUND v poli cbc:ID postačí.

S rozpoznávaním riadkov sa rozpoznávajú aj jednotlivé riadky faktúry: popis, jednotková cena, množstvo, suma riadku a referenčné polia na riadok. Ide o samostatnú funkciu, ktorú môžete aktivovať sami v Mojom prostredí.

Chcete vedieť, ako rozpoznávanie funguje technicky? Prečítajte si Ako funguje Scan & Rozpoznávanie (IDR/OCR)?.