Pri spracovaní PDF faktúry musí IDR určiť, kto je dodávateľom. Nedeje sa to na základe názvu a adresy uvedených na PDF, ale prostredníctvom Purple Pages: databázy subjektov eConnect, ktorá je napájaná holandskou Obchodnou komorou (KvK). Údaje o dodávateľovi v e-faktúre sú preto vždy oficiálnymi údajmi z registra.

Názov dodávateľa na PDF faktúre môže byť zapísaný mnohými spôsobmi: s právnou formou alebo bez nej, skrátene, s obchodným názvom namiesto štatutárneho názvu. Vďaka identifikácii dodávateľa na základe údajov z registra namiesto textu na faktúre je identifikácia spoľahlivá a konzistentná bez ohľadu na to, ako dodávateľ uvádza svoje meno na faktúre.

Purple Pages obsahuje údaje o všetkých holandských organizáciách a je priebežne aktualizovaná. Pri zahraničných dodávateľoch je identifikácia doplnená údajmi z iných zdrojov.

Môže sa stať, že sa názov v e-faktúre líši od názvu na originálnom PDF. Ide o normálne správanie: e-faktúra obsahuje oficiálne údaje z registra, nie text z PDF. Údaje, ktoré IDR na faktúre rozpozná ako príjemcu (odberateľa), sú samostatne uvedené v XML rozšírení, vrátane upozornení pri zásadných odchýlkach (napríklad iné IČ DPH).

Známy špecifický prípad: pri faktúrach od dcérskych organizácií alebo nadácií, ktoré sú súčasťou väčšej organizácie, môže IDR niekedy rozpoznať názov zastrešujúcej organizácie namiesto skutočného dodávateľa. K tomu dochádza, ak je názov zastrešujúcej organizácie na faktúre dominantný.

Ak k tomu dôjde, opravte faktúru ručne a nahláste to podpore. Tím eConnect upraví rozpoznávanie tak, aby budúce faktúry tohto dodávateľa boli správne identifikované.

Poznámka: každá oprava je spätne odovzdaná do IDR ako tréningové dáta. Systém sa z nahlásenia učí a pri ďalších faktúrach dodávateľa správne rozpozná.

Chcete vedieť, ktoré polia IDR rozpoznáva? Prečítajte si Ktoré polia rozpoznáva IDR?.