Ako IDR identifikuje dodávateľov cez Purple Pages a obchodný register a prečo sa názov na e-faktúre môže líšiť od PDF.
Pri spracovaní PDF faktúry musí IDR určiť, kto je dodávateľom. Nedeje sa to na základe názvu a adresy uvedených na PDF, ale prostredníctvom Purple Pages: databázy subjektov eConnect, ktorá je napájaná holandskou Obchodnou komorou (KvK). Údaje o dodávateľovi v e-faktúre sú preto vždy oficiálnymi údajmi z registra.
Názov dodávateľa na PDF faktúre môže byť zapísaný mnohými spôsobmi: s právnou formou alebo bez nej, skrátene, s obchodným názvom namiesto štatutárneho názvu. Vďaka identifikácii dodávateľa na základe údajov z registra namiesto textu na faktúre je identifikácia spoľahlivá a konzistentná bez ohľadu na to, ako dodávateľ uvádza svoje meno na faktúre.
Purple Pages obsahuje údaje o všetkých holandských organizáciách a je priebežne aktualizovaná. Pri zahraničných dodávateľoch je identifikácia doplnená údajmi z iných zdrojov.
Môže sa stať, že sa názov v e-faktúre líši od názvu na originálnom PDF. Ide o normálne správanie: e-faktúra obsahuje oficiálne údaje z registra, nie text z PDF. Údaje, ktoré IDR na faktúre rozpozná ako príjemcu (odberateľa), sú samostatne uvedené v XML rozšírení, vrátane upozornení pri zásadných odchýlkach (napríklad iné IČ DPH).
Známy špecifický prípad: pri faktúrach od dcérskych organizácií alebo nadácií, ktoré sú súčasťou väčšej organizácie, môže IDR niekedy rozpoznať názov zastrešujúcej organizácie namiesto skutočného dodávateľa. K tomu dochádza, ak je názov zastrešujúcej organizácie na faktúre dominantný.
Ak k tomu dôjde, opravte faktúru ručne a nahláste to podpore. Tím eConnect upraví rozpoznávanie tak, aby budúce faktúry tohto dodávateľa boli správne identifikované.
Poznámka: každá oprava je spätne odovzdaná do IDR ako tréningové dáta. Systém sa z nahlásenia učí a pri ďalších faktúrach dodávateľa správne rozpozná.
Pri dodávateľoch, ktorí sú súčasťou koncernu s viacerými právnymi subjektmi v rôznych krajinách (napríklad holandská a dánska pobočka rovnakej značky), IDR vždy identifikuje skutočného dodávateľa na základe identifikátorov (IČO, IČ DPH alebo lokálne registre) a IBAN, nie na základe priania klienta.
Ak je na PDF uvedená holandská adresa a/alebo holandský IBAN, shoda s holandskou pobočkou môže byť technicky správna, aj keď faktúru normálne účtujete na iný koncerný subjekt (napríklad dánsku pobočku). Tento rozdiel leží vo vašom vlastnom účtovnom spracovaní alebo nastavení ERP, nie v chybe IDR.
Toto sa líši od vyššie popísaného špecifického prípadu, keď IDR rozpozná názov zastrešujúcej organizácie namiesto skutočnej dcérskej spoločnosti: tam ide o dominanciu názvu na faktúre, tu o právne správny, ale potenciálne neočakávaný koncerný subjekt.
Žiadna samoobslužná možnosť zmeny subjektu. Neexistuje žiadne nastavenie (SampleStore alebo nápoveda), ktoré by umožnilo vynútiť na IDR iný, preferovaný krajinský alebo koncerný subjekt proti identifikátorom a IBAN. Riešenie je na vašej strane: namapujte dodávateľa vo svojom ERP systéme na požadovaný subjekt, alebo faktúru zaúčtujte manuálne na správny koncerný subjekt.
E-faktúra vždy obsahuje oficiálne údaje z registra z Purple Pages, nie text uvedený na PDF. Dodávateľ môže svoj názov písať rôznymi spôsobmi (s právnou formou alebo bez nej, ako obchodný názov), ale identifikácia pomocou údajov z registra je spoľahlivejšia a konzistentnejšia.
Opravte faktúru ručne a nahláste to podpore. Tím eConnect upraví rozpoznávanie tak, aby budúce faktúry tohto dodávateľa boli správne identifikované. Každá oprava je spätne odovzdaná do IDR ako tréningové dáta, vďaka čomu sa systém z nahlásenia učí.
Pri holandských dodávateľoch využíva Purple Pages údaje z obchodného registra. Pri zahraničných dodávateľoch je identifikácia doplnená údajmi z iných zdrojov, ako je IČ DPH alebo iné špecifické národné registre. IDR rozpoznáva faktúry vo viac ako 200 jazykoch.
IDR porovnáva podľa identifikátorov (IČO, IČ DPH alebo lokálne registre) a IBAN, nie podľa pobočky, ktorú očakávate. Ak je napríklad na faktúre holandská adresa alebo IBAN, shoda s holandskou pobočkou môže byť technicky správna, aj keď normálne účtujete na iný koncerný subjekt. Vyriešte to prostredníctvom mapovania ERP alebo manuálnym zaúčtovaním na správny subjekt; neexistuje nastavenie na vynútenie subjektu.
Chcete vedieť, ktoré polia IDR rozpoznáva? Prečítajte si Ktoré polia rozpoznáva IDR?.
Zobraziť všetky rozpoznané polia