Od júla 2024 ponúka eConnect rozpoznávanie riadkov (Line Recognition): automatické rozdelenie riadkov PDF faktúry na individuálne transakčné riadky v e-faktúre. Vďaka tomu môžete faktúry spracovávať vo Vašom účtovnom softvéri na úrovni riadkov, čo výrazne urýchľuje automatizáciu Vášho nákupného procesu.

Pri štandardnej PDF konverzii IDR rozpoznáva hlavné údaje faktúry: dodávateľ, odberateľ, číslo faktúry, dátum, celkové sumy a DPH. Rozpoznávanie riadkov ide o krok ďalej. Pre každý riadok faktúry sa rozpoznávajú nasledujúce polia:

• Kód článku (ak je uvedený na faktúre)
• Popis produktu alebo služby
• Cena za jednotku
• Množstvo
• Suma riadku (nadradená voči množstvu a cene)
• Referenčné polia (napríklad čísla objednávok)

Výsledkom je e-faktúra, v ktorej nielen celkové sumy súhlasia, ale aj jednotlivé riadky sú štruktúrovane dostupné pre Váš ERP systém alebo účtovný softvér.

Rozpoznávanie riadkov prebieha po základnom rozpoznaní faktúry. Modely AI sú založené na large language modeloch v oddelenom prostredí. Rozpoznávanie riadkov prebieha automaticky; štandardná cesta zatiaľ beží bez kontroly kvality na úrovni riadku. Voliteľná validácia riadkov zostáva dostupná samostatne (pozri nižšie).

Riadky sa ukladajú do XML dokumentu iba ak súčet súm riadkov zodpovedá celkovej sume faktúry bez DPH. Ak sa to nepodarí, systém sa vráti k štandardnému postupu: jeden riadok na základ DPH. Faktúra zostáva vždy platná.

Pre každý riadok musí platiť množstvo × cena = suma. Suma riadku je rozhodujúca: ak chýba množstvo alebo cena, IDR ich vypočíta z rozpoznanej sumy (ktorá už zodpovedá celkovej sume faktúry bez DPH).

V hornej časti XML dokumentu sa nachádza rozšírenie s výsledkom rozpoznávania riadkov. Pri neúspešnom rozpoznaní toto rozšírenie napriek tomu zobrazuje sumy riadkov, ktoré boli rozpoznané -- užitočné pre skúmanie a zlepšovanie.

IDR rozpoznáva 80 % všetkých riadkov faktúry plne automaticky. Zvyšných 20 % sa vracia k štandardnému spracovaniu, kde sa namiesto individuálnych riadkov použije medzisúčet podľa sadzby DPH. To znamená, že faktúra sa vždy spracuje, aj keď sa nedajú automaticky rozpoznať všetky riadky.

Platí garancia "No Lines No Pay": platíte iba za riadky faktúry, ktoré boli skutočne úspešne rozpoznané. Ak rozpoznávanie riadkov pri konkrétnej faktúre nefunguje a systém sa vráti k štandardnému spracovaniu, neúčtujú sa žiadne ďalšie náklady.

Pre organizácie, ktoré chcú 100 % istotu rozpoznávania faktúr na úrovni riadkov, existuje možnosť validácia riadkov. Pri tejto možnosti sa riadky faktúry, ktoré neboli automaticky rozpoznané (tých 20 %), odošlú validačnému tímu eConnect. Tím manuálne skontroluje a opraví riadky.

Výsledok: 100 % garancia, že všetky riadky faktúry sú v e-faktúre správne. To je relevantné najmä pre organizácie s komplexnými faktúrami alebo prísnymi požiadavkami na účtovníctvo na úrovni riadkov.

IDR tieto polia rozpoznáva automaticky, bez potreby šablóny alebo tréningu pre každého dodávateľa. Systém sa učí z každej spracovanej faktúry a stáva sa stále lepším v rozpoznávaní rôznych rozložení faktúr. Ďalšie polia môžu nasledovať na základe požiadaviek zákazníkov.

Tip: pre rozpoznávanie riadkov je preferovaný born-digital PDF (vygenerovaný priamo zo systému) pred skenovaným dokumentom. Pri born-digital PDFs je text ostrý a štruktúra tabuliek neporušená, čo robí rozpoznávanie spoľahlivejším.

Rozpoznávanie riadkov je štandardná funkcia zahrnutá v predplatnom Professional.

• Platforma: zákazníci si sami zapínajú alebo vypínajú funkcie IDR patriace k ich predplatnému cez Moje prostredie (nastavenia organizácie). Žiadne ďalšie nastavenia nie sú potrebné; podpora to nemusí aktivovať.
• PSB: aktivácia cez konfiguráciu webhooku.
• Pri nižších predplatných je možné rozpoznávanie riadkov zakúpiť ako doplnkovú možnosť.

Možnosť validácie riadkov (100 % garancia) je aktivovateľná samostatne a účtuje sa osobitne.

• Vysoký počet riadkov: čím viac riadkov faktúra obsahuje, tým väčšia je pravdepodobnosť, že súčet súm riadkov nebude zodpovedať celkovej sume faktúry bez DPH a riadky budú odmietnuté (rozpoznanie neúspešné). Faktúram s veľmi vysokým počtom riadkov sa odporúča podľa možnosti vyhýbať.
• Zlepšovanie: zaznamenávajte spätnú väzbu k neúspešnému alebo čiastočnému rozpoznaniu do ticketov podpory (vrátane príkladov). Spätná väzba z ticketov slúži na zlepšovanie modelu.

Rozpoznávanie riadkov sa stáva ešte silnejším v kombinácii s párovaním riadkov objednávok. Pritom sa rozpoznané riadky faktúry automaticky prepoja s príslušnými riadkami objednávky. Systém páruje na základe jedinečnej jednotkovej ceny, popisu alebo jediného riadku objednávky. Informácie o objednávke sa získavajú cez rozhranie alebo archív skôr odoslaných objednávok. To funguje ako pri e-faktúrach, tak pri PDF spracovaných cez OCR, a výrazne zvyšuje mieru straight-through processing (STP), pretože faktúry zodpovedajúce objednávke sa môžu plne automaticky schváliť.

Chcete aktivovať rozpoznávanie riadkov? Prejdite do Môjho prostredia v nastaveniach organizácie a aktivujte funkciu. Pri otázkach o validácii riadkov alebo možnostiach pre Vašu organizáciu kontaktujte podporu.