Generovanie PDF a možnosti zlúčenia: kedy eConnect vytvorí nové PDF a ako sa spájajú prílohy.
Mnoho účtovných programov vie zobraziť len jeden súbor PDF na faktúru. Preto môže eConnect automaticky vygenerovať PDF z údajov e-faktúry a zlúčiť prílohy do jedného prehľadného dokumentu.
Keď dostanete e-faktúru (XML) bez priloženého PDF, platforma môže automaticky vygenerovať PDF podľa údajov faktúry v XML. Vždy tak máte vizuálne čitateľnú verziu každej faktúry, bez ohľadu na spôsob doručenia.
K dispozícii sú tri režimy, nastaviteľné na úrovni účtu:
Nastavenie je oddelené podľa toku (prichádzajúci a odchádzajúci) a spravuje ho podpora eConnect. Kontaktujte nás, ak chcete režim zmeniť.
Užitočnou voľbou je umiestniť PDF vygenerované eConnect na začiatok dokumentu. Používateľ potom vždy vidí rovnaké štandardizované rozloženie, bez ohľadu na rozloženie pôvodnej faktúry dodávateľa. To je obzvlášť užitočné pre organizácie, ktoré dostávajú veľa faktúr od rôznych dodávateľov a chcú jednotné zobrazenie v procese schvaľovania.
Pri faktúrach, ktoré prichádzajú spolu so špecifikáciami, dodacími listami alebo inými dokumentmi, môžete všetko nechať zlúčiť do jedného PDF. To je podstatné pre ERP systémy, ktoré v schvaľovacom workflow spracujú len jeden súbor PDF na faktúru.
Poradie zlúčenia:
Prípadne môžete prílohy posielať ako samostatné súbory namiesto zlúčenia. Správna voľba závisí od toho, čo váš softvér zvládne.
Zlúčenie PDF je obzvlášť cenné v týchto situáciách:
Dodávatelia môžu PDF aj vložiť priamo do faktúry UBL (ako prílohu base64 v prvku AdditionalDocumentReference). Ide o metódu podporovanú Peppol, ktorou dodávatelia v jednom súbore pošlú štruktúrované údaje aj vizuálne PDF. eConnect to spracuje správne a vložené PDF sprístupní ako prílohu.
Áno. Pri zlúčení PDF sa všetky prílohy (špecifikácie, dodacie listy a ďalšie dokumenty) automaticky spoja do jedného súboru PDF. To je obzvlášť užitočné pre ERP systémy, ktoré v schvaľovacom workflow spracujú len jedno PDF na faktúru. Prílohy môžete tiež nechať posielať ako samostatné súbory.
Tri režimy sa nastavujú na úrovni účtu, oddelene podľa toku (prichádzajúci a odchádzajúci): „Vždy“ (pri každej faktúre sa z údajov e-faktúry vygeneruje nové PDF), „Ak chýba“ (predvolené; iba ak k XML faktúre nebolo priložené PDF) a „Nikdy“ (PDF sa negeneruje). Nastavenie spravuje podpora eConnect.
Generovanie PDF a nastavenia zlúčenia spravuje podpora eConnect. Kontaktujte podporu cez support.econnect.eu, ak chcete zmeniť režim alebo zapnúť zlúčenie PDF pre svoj účet.
Chcete upraviť nastavenia PDF pre svoj účet? Kontaktujte podporu.
Zobraziť konverzné úlohy