Ako zaslať prijaté faktúry e-mailom do eConnect na automatickú konverziu a doručenie.
Dostávate faktúry e-mailom alebo poštou? Preposlaním na svoju osobnú e-mailovú adresu eConnect sa automaticky spracujú a doručia do vášho účtovného softvéru. Nezáleží na tom, či ide o PDF, obrázok alebo súbor XML, eConnect Scan & Rozpoznávanie spracuje všetko.
Hneď ako je vaša organizácia aktivovaná na platforme, získate vlastnú e-mailovú adresu pre prijaté faktúry:
<ico>@inkoopfacturen.econnect.eu
Táto adresa je ihneď k dispozícii a nemusíte ju samostatne žiadať ani aktivovať. Predvolené nastavenia však nie vždy zodpovedajú vašim konkrétnym potrebám. Preto vždy skontrolujte, či je adresa správne nakonfigurovaná, alebo si prostredníctvom Email Receiver vytvorte novú adresu, kde si nastavenia upravíte presne podľa svojich požiadaviek.
Okrem štandardnej adresy podľa IČO môžete prostredníctvom Email Receiver vytvoriť aj špecifickú e-mailovú adresu pre každého dodávateľa. Platforma potom vygeneruje jedinečnú adresu v doméne trust.econnect.eu s náhodným reťazcom znakov, napríklad:
y49jvmtw@trust.econnect.eu
Pre každú adresu určíte, ktorá doména alebo e-mailová adresa smie odosielať, aký typ dokumentu sa vytvorí a či sa XML faktúry automaticky prepošlú. To poskytuje väčšiu kontrolu ako štandardná adresa podľa IČO a je k dispozícii od tarify Basic.
Tip: používate PSB (Procurement Service Bus)? Obráťte sa na Sales a dohodnite sa, ako vám eConnect môže pomôcť so spracovaním e-mailov na PSB.
Keď odošlete e-mail s prílohou faktúry na svoju adresu pre prijaté faktúry, stane sa nasledovné:
Systém skontroluje každú prílohu a automaticky určí, či ide o faktúru, dodací list, prílohu alebo iný dokument.
Faktúry sa prevedú na overenú e-faktúru. PDF faktúry prechádzajú cez IDR (Intelligent Document Recogniser) na OCR rozpoznávanie. XML faktúry sa overujú priamo.
Ostatné dokumenty v tom istom e-maile (špecifikácie, dodacie listy) sa automaticky pripoja k faktúre ako príloha.
Spracovaná faktúra sa objaví vo vašej doručenej pošte a automaticky sa prepošle do vášho prepojeného účtovného softvéru.
Väčšina faktúr je spracovaná v priebehu niekoľkých minút. Prečítajte si viac o dobách spracovania.
eConnect spracováva PDF, XML faktúry (všetky formáty e-faktúr), obrázky (JPEG, PNG, BMP) a hybridné formáty ako ZUGFeRD/Factur-X. E-mail môže mať maximálne 35 MB s maximálne 50 prílohami. Príloha menšia ako 10 KB sa ignoruje. Vždy posielajte jednu faktúru na súbor.
Prečítajte si požiadavky na odosielanie faktúr pre úplný prehľad formátov, limitov a bodov, na ktoré treba dávať pozor.
E-maily s faktúrami môžete preposielať aj z vlastnej e-mailovej schránky. Dávajte pritom pozor na nasledovné:
everbinding.nl a econnect.eu z automatického preposielania, aby ste predišli slučkám.Ak sa pri odosielaní niečo pokazí, dostanete chybové hlásenie e-mailom na adresu, z ktorej ste faktúru odoslali. Medzi časté príčiny patrí príliš veľký súbor, nečitateľné PDF alebo XML súbor, ktorý nespĺňa požadovaný štandard.
Áno, môžete priložiť viacero faktúr do jedného e-mailu, maximálne do 50 príloh a celkovo 35 MB. Každá faktúra však musí byť v samostatnom súbore. PDF s viacerými faktúrami bude odmietnuté.
Ak IDR nemôže dokument spracovať, dostanete chybové hlásenie e-mailom na adresu, z ktorej ste faktúru odoslali. Vo väčšine prípadov môžete problém vyriešiť sami, napríklad odoslaním čitateľnejšej verzie alebo použitím správneho formátu súboru.
Priemerný výpočtový čas bez ľudského zásahu je 5 až 30 sekúnd na dokument. Priemerná doba end-to-end vrátane frontu je asi 3,5 minúty. Norma SLA je 99 % do 8 hodín. Ak dokument ide na ručnú kontrolu, v pracovných dňoch to môže trvať až 24 hodín.
Chcete, aby vám dodávatelia posielali faktúry priamo na túto adresu? Nastavte dôveryhodného odosielateľa pre dodatočné zabezpečenie.
Odošlite svoju prvú faktúru