Email Receiver (aj Dôveryhodný odosielateľ) je aplikácia na platforme eConnect, ktorou prijímate a spracúvate faktúry e-mailom, v rámci Scan & Herken. Nastavíte dôveryhodnú e-mailovú adresu alebo doménu a faktúry odoslané z tejto adresy sa spracujú automaticky.

Pozor: Email Receiver je aplikácia (v Aplikáciách v menu platformy), nie spojenie. Ak chcete prijaté faktúry automaticky posielať ďalej na e-mailovú adresu, použite Email connector. Patrí k Spojeniam. Pozrite Kľúče pripojenia: Email connector, posielanie ďalej prijatých faktúr.

Mnohé softvérové balíky používajú Email Receiver ako hlavný spôsob napojenia na eConnect. Platforma vygeneruje jedinečnú e-mailovú adresu na organizáciu. Softvér odošle faktúry ako prílohu na túto adresu a platforma ich ďalej spracuje podľa nastaveného typu dokumentu.

Pri vytvorení Email Receiver platforma vygeneruje jedinečnú e-mailovú adresu. Túto adresu odovzdáte dodávateľovi softvéru alebo ju zadáte v balíku. Akonáhle softvér odošle faktúru ako prílohu na túto adresu, platforma faktúru spracuje automaticky. Faktúry XML sa spracujú priamo. Faktúry PDF sa konverziou IDR prevedú do formátu e-faktúry (UBL).

Aké spracovanie prebehne, závisí od typu dokumentu: koncept faktúry, predajná faktúra alebo nákupná faktúra.

Prichádzajúci e-mail dodávateľa najprv dorazí do Email Receiver. Tam prebehne klasifikácia, kontrola dôveryhodného odosielateľa a priradenie typu dokumentu. Potom sa tok rozdelí: faktúra na spracovanie, pripojenie špecifikácie, alebo ignorovanie loga a obchodných podmienok. Každý dodávateľ dostane jedinečnú adresu na trust.econnect.eu.

Pri vytvorení Email Receiver zvolíte typ dokumentu. Určuje, ako sa prijatá faktúra spracuje.

Faktúra sa na platforme pripraví ako koncept. Faktúru môžete skontrolovať a potom ju ručne odoslať príjemcovi cez Peppol. Ak zapnete automatické odoslanie XML (auto-send), platné faktúry XML sa odošlú bez ručného zásahu.

Faktúra ide priamo do archívu na administratívne spracovanie. Hodí sa, keď je faktúra už konečná a pred archiváciou nepotrebuje ďalšiu kontrolu.

Faktúra sa príjemcovi doručí ako nákupná faktúra. Ak faktúra už prichádza ako UBL, konverzia sa preskočí. Pri faktúre PDF prebehne konverzia IDR do formátu e-faktúry.

Navigácia pre nových zákazníkov: po registrácii sa dostanete do zobrazenia prostredia / správy účtu. Email Receiver tam nie je priamo viditeľný. V menu kliknite na Aplikácie → E-mailový príjemca (Email Receiver) a otvorte prehľad. V Všetko uvidíte automaticky vytvorenú prijímaciu e-mailovú adresu organizácie.

1. Prihláste sa na platform.econnect.eu.
2. Prejdite do aplikácie Email Receiver (v Aplikáciách v ľavom menu).
3. Kliknite na Nový odosielateľ (oranžové tlačidlo s plusom).
4. Nastavte polia:
   • Organizácia: vyberte organizáciu, pre ktorú chcete faktúry spracúvať.
   • Typ faktúry: zvoľte Koncept faktúry, Predajnú faktúru alebo Nákupnú faktúru.
   • Typ whitelistu: zadajte e-mailovú adresu alebo doménu odosielateľa, ktorý smie posielať. Na jeden Email Receiver možno whitelistovať jednu doménu alebo jednu e-mailovú adresu.
   • Kontaktná e-mailová adresa: adresa, kam sa posielajú oznámenia o zamietnutí.
5. Kliknite na Uložiť. Platforma vygeneruje jedinečnú e-mailovú adresu pre toto spojenie.
6. Aktivujte dôveryhodného odosielateľa. Dva spôsoby: ručne zmeňte stav na "Aktívny", alebo odošlite odosielateľovi pozvánku. Pri pozvánke dostane odosielateľ e-mail s vysvetlením vygenerovanej adresy. Pri prvom použití sa Email Receiver aktivuje automaticky.
7. Odovzdajte vygenerovanú adresu dodávateľovi softvéru alebo ju zadajte v balíku.

Má organizácia prijímať faktúry z viacerých domén? Vytvorte pre každú doménu samostatnú adresu Email Receiver.

• Oznámenie pri príjme: dostanete e-mail, keď bola faktúra odoslaná a spracovaná.
• Požiadavka SSL/TLS: spracúvať len e-maily odoslané zabezpečeným spojením.
• Automatické odoslanie XML (auto-send): platné faktúry XML sa odošlú bez ručnej kontroly. Vyžaduje zapnuté SSL/TLS a platné XML.
• Povolené typy dokumentov: určte, či prijímate len e-faktúry (XML), len digitálne faktúry (PDF), alebo oboje.
• Rozpoznanie dodávateľa: nastavte, podľa ktorého e-mailového poľa sa dodávateľ rozpozná. Predvolená je adresa odosielateľa. Pri aliasoch alebo preposielaní môžete zvoliť iné pole (napríklad Reply-To). Rozpoznaná adresa sa odovzdáva aj v XML doručenom do účtovného systému.
• Konverzia pre viac organizácií (Conversion for multiple organizations): detekcia administrácie / multiparty konverzia. IDR automaticky určí, pre ktorú administráciu v tom istom účte je faktúra PDF určená, aj keď prišla cez email receiver inej organizácie. Vyžaduje aspoň Professional (osobitne v zmluve), voľbu feature pack Allow multi party for IDR conversion (záložka IDR Features) a voľbu na email receiver. Po zapnutí vznikne skupina IDR (skupina administrácií) s organizáciami účtu. Predvolená je organizácia email receiver. Pri lepšej zhode systém umiestni faktúru na inú administráciu. Pri pochybnosti zostane predvolená hodnota. Fáza platformy smeruje podľa Invoice/AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID a je rozhodujúca pri obohatení XML (okrem iného IČ DPH a názov organizácie). Fiktívne Leitweg-ID v CompanyID (Nemecko) môže zhodu pokaziť, potom zostane predvolená organizácia. Podrobnosti: E-mailový príjemca.

Pozor: konečná faktúra zo softvéru sa po prijatí ako koncept faktúry na platforme eConnect už nesmie meniť v dlžníkovi a riadkoch faktúry. Skontrolujte len správnosť faktúry a potom ju odošlite.

Chybný alebo neaktívny Email Receiver netreba nutne opraviť vytvorením nového. Často Dôveryhodný odosielateľ ešte nie je aktívny alebo je zle nastavený. Pri "e-mail neprijatý" skontrolujte najprv:

1. Adresa prevzatá správne. Skontrolujte preklepy vo vygenerovanej adrese …@trust.econnect.eu, ktorú ste odovzdali softvéru.
2. Stav Email Receiver Aktívny. Ak je Dôveryhodný odosielateľ ešte v stave "Vytvorené ako koncept", Email Receiver ešte nie je aktívny a nedá sa použiť. Odosielateľ potom dostane bounce (ak nie je nastavený iný aktívny Email Receiver s inou kontaktnou adresou).
3. Správny whitelist. Skontrolujte, že e-mailová adresa alebo doména odosielateľa je vo whiteliste Email Receiver nastavená správne.
4. Správne zvolený typ dokumentu. Pri zlom type dokumentu sa faktúry spracujú chybne. Príklad: Dôveryhodný odosielateľ vytvorený s typom Nákupná faktúra spracuje faktúry ako nákupnú faktúru namiesto konceptu. Nový Email Receiver s typom Koncept faktúry mohol byť dočasné riešenie, ale radšej opravte typ dokumentu na existujúcom Email Receiver.

Je faktúra po prijatí cez Email Receiver viditeľná na platforme, ale (ešte) nie v UBW/Agresso, Unit4 alebo inom pripojenom balíku? Najprv rozlíšte dočasné oneskorenie dávky alebo odovzdania od trvalo chýbajúceho odovzdania: pozrite Riešenie problémov ERP.

Keď sa faktúry posielajú e-mailom príjemcom, ktorí nie sú v Peppol, účet zákazníka určuje, ktoré dokumenty sa priložia v e-mailovom záložnom odoslaní. Chcete, aby sa dokumenty pripájali? Kontaktujte nás kvôli možnostiam a prípadným nákladom.

Odporúčané alternatívy pre príjemcov mimo Peppol:

• Registrácia príjemcu v Peppol: najspoľahlivejšia cesta. Faktúry potom idú cez Peppol namiesto e-mailu.
• Účet na platforme: príjemca si založí účet a použije Email connector (Spojenia), aby sa prijaté faktúry automaticky posielali ďalej. Pozrite Kľúče pripojenia: Email connector.

Pri zamietnutí pošle Email Receiver chybové hlásenie na kontaktnú e-mailovú adresu tohto receivera. Toto pole nie je výpadková e-mailová adresa. Kam idú notifikácie receivera a ako sami zmeníte výpadkovú adresu: pozrite Výpadková e-mailová adresa (fallback).

Neplatné alebo nerozpoznané XML sa zamietne a neobjaví sa ako spracovaná faktúra na platforme. Blokácia whitelistu je samostatná cesta (odosielateľ nie je povolený). To, že je odosielateľ na whiteliste, nevylučuje zamietnutie XML.

• Žiadne spracovateľné prílohy: v e-maile neboli rozpoznané súbory faktúry.
• Blokácia whitelistu: odosielateľ nie je na whiteliste. Nespracuje sa žiadny súbor.
• Chyba SSL/TLS: e-mail nebol odoslaný zabezpečeným spojením a nespracuje sa.
• Neplatné alebo nerozpoznané XML: hlásenie s pokynmi k platnosti UBL a kódovaniu UTF-8. Ak e-mail popri XML obsahuje aj PDF, PDF sa spracuje. Hlásenie k zamietnutému XML sa v tom prípade nedá potlačiť, kým sa PDF spracúva.
• Chyba validácie UBL pri prílohe XML (napríklad BR-CO-18 / BR-Z-01 / BR-Z-05 Zero rated / nulová sadzba): zamietnutie sa týka len priloženého XML. Ak ten istý e-mail obsahuje aj PDF, toto PDF sa spracuje normálne a zamietnuté XML vygeneruje hlásenie ("Spracovanie nie je možné" / "Faktúru UBL v prílohe sa nepodarilo spracovať").

Tip pri trvalom zasielaní XML a PDF: ak dodávateľ vždy posiela XML aj PDF, ale chcete len PDF, sú dve cesty: (1) dodávateľ opraví XML alebo prílohu XML vynechá (vynechajte XML); (2) support môže Email Receiver nastaviť len na digitálne faktúry (PDF). Pri ceste 2 sa XML už neponúka na validáciu a súvisiace hlásenie zmizne. Ide o zmenu konfigurácie supportom na žiadosť zákazníka.

Email Receiver klasifikuje prílohy prichádzajúceho e-mailu a určí, ktorý dokument je faktúra a ktorý príloha. eConnect kontroluje každý odoslaný dokument osobitne na stav príloha/faktúra. Dokumenty sa zlučujú v poradí odoslania: prvý dokument sa stane prvou stranou faktúry, aj keď je to príloha. Akonáhle je súbor rozpoznaný ako príloha, všetky nasledujúce súbory v tom istom e-maile sa tiež berú ako príloha.

Pri odoslaní viacerých súborov PDF:

• Jeden súbor rozpoznaný ako faktúra, ostatné sú iné typy dokumentov. Ostatné dokumenty v tom istom e-maile sa berú ako príloha a štandardne sa pridajú k faktúre. Predstavte si škodový list, dodací list alebo špecifikáciu vedľa skutočného PDF faktúry: oba dokumenty môžete nazvať "faktúra", ale ak Detect jeden nerozpozná ako faktúru, nie je to chyba rozdelenia, ale očakávané správanie. Nefaktúrový dokument sa stane prílohou rozpoznanej faktúry. Nie ste si istí, či je druhý dokument predsa len faktúra (číslo faktúry, DPH, suma na úhradu, dodávateľ/príjemca)? Vyžiadajte pôvodné PDF prílohy a XML zo schránky Doručená pošta na preverenie.
• Viac príloh rozpoznaných ako faktúra. Každé PDF faktúry sa spracuje samostatne (samostatné faktúry). Systém automaticky nepripojí ostatné prílohy ku konkrétnej faktúre v tom istom e-maile. V prípade pochybnosti pošlite 1 faktúru na e-mail.

Logika zlúčenia s XML a bez XML v e-maile: ak e-mail neobsahuje XML, platí vyššie uvedená logika podľa klasifikácie Detect (jedno vyhlásenie alebo faktúra, prílohy sa pridajú; dve alebo viac vyhlásení alebo faktúr, všetko sa spracuje osobitne). Ak e-mail obsahuje platnú faktúru XML, platí iné pravidlo: PDF s presne rovnakým názvom súboru ako XML sa k tomuto XML pridá. Ostatné prílohy sa klasifikujú cez Detect a prípadne spracujú osobitne. Pri dvoch alebo viacerých platných XML v tom istom e-maile sa príloha s presne rovnakým názvom pridá k príslušnému XML. Ostatné súbory sa spracujú osobitne.

Ak Detect chybne rozpozná voľné PDF prehľadu alebo špecifikácie ako faktúru, vedľa skutočnej faktúry vznikne ďalšia faktúra. Pozrite Viac PDF príloh v jednom e-maile, ako tomu predísť.

Príloha Excel/ODS/CSV vedľa faktúry PDF: príloha Excel neblokuje spracovanie faktúry PDF, ak je súbor v podporovanom formáte a nie je väčší ako 5 MB. Správanie podľa scenára:

• Podporovaný formát a nie väčší ako 5 MB (.xlsx, .ods, .csv): súbor sa pridá k faktúre ako sekundárna príloha (neodosiela sa do IDR). Faktúra PDF sa spracuje normálne.
• Podporovaný formát a väčší ako 5 MB: celý e-mail sa odmietne bounce e-mailom.
• Nepodporovaný formát (.xls, .doc, .docx): spracovanie nie je možné.

Podporované typy MIME: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nepodporované: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls).

Otočenie stránky: stránky sa neotáčajú automaticky. Zákazník zodpovedá za správnu orientáciu pri dodaní.

Veľké prílohy: veľmi veľká príloha sa zmenší, aby PDF zostalo použiteľné.

Zlúčenie príloh: platforma vie zlúčiť všetky prílohy e-faktúry do jedného PDF.

Generovanie PDF z XML: existuje voľba automaticky vygenerovať PDF z faktúry XML. Dá sa kombinovať so zlúčením a nastaviť na: vždy, nikdy, alebo len ak PDF ešte neexistuje.

Dodané PDF bez zmeny: eConnect zabezpečuje len preklad/spracovanie a samotný dodaný súbor PDF nemení (PDF sa dá aj tak vygenerovať).

Dostane odosielateľ bounce alebo oznámenie, že dokument je "príloha alebo špecifikácia", zatiaľ čo súvisiaca faktúra z toho istého e-mailu bola spracovaná? To isté hlásenie sa objaví aj ako "Typ dokumentu je nesprávny" alebo "Ponúknutý súbor (Nákupná faktúra) nemožno spracovať, pretože typ dokumentu je nesprávny". Anglický predmet toho istého hlásenia je "This is an attachment/specification". Bounce sa môže týkať aj vloženého obrázka (image012.png) alebo prehľadu faktúr v preposlanom e-maile. Nie je to rozpor. Sú to dva samostatné výsledky v jednom e-maile.

1. Hlásenie je oddelené od stavu faktúry. Nehovorí nič o tom, či samotná faktúra zlyhala. Stav faktúry skontrolujte osobitne v schránke Doručená pošta.
2. Falošne pozitívny štart úlohy konverzie. PDF alebo obrázok s dostatočným signálom faktúry (napríklad slovo "Faktúra" s číslom) spustí vlastnú úlohu konverzie. Ak tento dokument nie je faktúra, bounce na tento dokument je správny, nezávisle od skutočnej faktúry v tom istom e-maile.
3. Žiadne neskoršie opätovné pripojenie. Keď sa pre prílohu spustí úloha konverzie, táto príloha sa neskôr k faktúre nepripojí.
4. Samostatné úlohy konverzie nemožno zlúčiť. Viac súborov, ktoré začali ako faktúra, zostane samostatnými úlohami. Neskôr ich nemožno zlúčiť.

Produktová roadmapa: štrukturálne zlepšenie klasifikácie "pri dverách" je plánované v budúcej verzii PSB Email Receiver (horizont približne 12 mesiacov od septembra 2026). Dovtedy platí opísané správanie.

Zákazníci s Microsoft 365 / Exchange môžu preposielať fakturačné e-maily z vlastných adries (napríklad faktury@zakaznik.sk) do Email Receiver bez toho, aby koncoví používatelia dostali ďalšie práva k schránke. Ide o preposielanie na strane zákazníka na prijímaciu adresu eConnect. Nie je to spojenie Office 365, pri ktorom PSB číta schránku cez Graph/OAuth.

Vzor: poštový kontakt + distribučná skupina (zachová pôvodného odosielateľa):

1. Vytvorte na platforme adresu Email Receiver a nastavte stav na Aktívny.
2. V centre spravovania Exchange vytvorte poštový kontakt, ktorého externá adresa je adresa Email Receiver platformy.
3. Vytvorte distribučnú skupinu so zákazníckou fakturačnou adresou. Člen = poštový kontakt. Voliteľne: ďalší alias na tej istej skupine.
4. Otestujte príjem na platforme.

Pri jednej všeobecnej fakturačnej adrese je receiver často na whiteliste Prijať všetko (nie pri Koncepte faktúry). Ak Exchange blokuje externé preposielanie, zvoľte spojenie schránky Office 365. Zabráňte slučkám: nepreposielajte e-maily z domén everbinding.nl ani econnect.eu.

Pozrite aj E-mailový príjemca pre cestu v rozhraní platformy.

Chcete vedieť, aké metódy integrácie sú pre váš softvér k dispozícii? Zobraziť prehľad metód integrácie.