Email Receiver (tiež známy ako Dôveryhodný odosielateľ) je funkcia platformy eConnect, ktorá umožňuje prijímať a spracovávať faktúry e-mailom, ako súčasť Skenovať a rozpoznať. Nastavíte dôveryhodnú e-mailovú adresu alebo doménu a faktúry odoslané z tejto adresy sa spracujú automaticky.

Mnoho softvérových balíkov používa Email Receiver ako primárnu metódu prepojenia s eConnect. Platforma generuje jedinečnú e-mailovú adresu pre každú organizáciu. Váš softvér odosiela faktúry ako prílohu na túto adresu a platforma ich ďalej spracuje podľa nastaveného typu dokumentu.

Pri vytvorení Email Receiver platforma vygeneruje jedinečnú e-mailovú adresu. Túto adresu odovzdáte dodávateľovi softvéru alebo ju zadáte vo svojom balíku. Keď softvér odošle faktúru ako prílohu na túto adresu, platforma faktúru spracuje automaticky. XML faktúry sa spracujú priamo; PDF faktúry sa prevedú do formátu e-faktúry (UBL) cez konverziu IDR.

Spracovanie závisí od typu dokumentu, ktorý ste nastavili: koncept faktúry, predajná faktúra alebo nákupná faktúra.

Pri vytváraní Email Receiver zvolíte typ dokumentu. Ten určuje, ako sa prijatá faktúra spracuje.

Faktúra sa pripraví ako koncept na platforme. Môžete faktúru skontrolovať a potom ju ručne odoslať príjemcovi cez Peppol. Ak zapnete možnosť automatického odosielania XML (auto-send), platné XML faktúry sa odošlú automaticky bez ručného zásahu.

Faktúra ide priamo do archívu na administratívne spracovanie. To je vhodné, keď je faktúra už finálna a pred archiváciou nepotrebuje ďalšiu kontrolu.

Faktúra sa doručí ako nákupná faktúra príjemcovi. Ak je faktúra už dodaná ako UBL, konverzia sa preskočí. Pri PDF faktúrach prebieha konverzia IDR do formátu e-faktúry.

Navigácia pre nových zákazníkov: po registrácii sa ocitnete v zobrazení správy prostredia/účtu. Email Receiver tam nie je priamo viditeľný. V ponuke kliknite na Apps → E-mailový príjemca (Email Receiver) a otvorte prehľad. Pod Všetko uvidíte automaticky vytvorenú e-mailovú adresu príjemcu vašej organizácie.

1. Prihláste sa na platform.econnect.eu.
2. Prejdite do aplikácie Email Receiver (pod Apps v ľavom menu).
3. Kliknite na Nový odosielateľ (oranžové tlačidlo s ikonou plus).
4. Nastavte nasledujúce polia:
   • Organizácia: vyberte organizáciu, pre ktorú chcete spracovávať faktúry.
   • Typ faktúry: zvoľte Koncept faktúry, Predajná faktúra alebo Nákupná faktúra.
   • Typ whitelist: zadajte e-mailovú adresu alebo doménu odosielateľa, ktorý smie odosielať. Na jeden Email Receiver možno na whitelist pridať jednu doménu alebo e-mailovú adresu.
   • Kontaktná e-mailová adresa: adresa, na ktorú sa odosielajú oznámenia o zamietnutí.
5. Kliknite na Uložiť. Platforma vygeneruje jedinečnú e-mailovú adresu pre toto pripojenie.
6. Aktivujte dôveryhodného odosielateľa. Dá sa to urobiť dvoma spôsobmi: ručne zmeňte stav na "Aktívny", alebo odošlite pozvánku odosielateľovi. Pri pozvánke odosielateľ dostane e-mail s pokynmi k vygenerovanej adrese. Pri prvom použití sa Email Receiver aktivuje automaticky.
7. Odovzdajte vygenerovanú e-mailovú adresu dodávateľovi softvéru alebo ju zadajte vo svojom balíku.

Ak má organizácia prijímať faktúry z viacerých domén, vytvorte pre každú doménu samostatnú adresu Email Receiver.

• Oznámenie pri prijatí: dostanete e-mail, keď bola faktúra odoslaná a spracovaná.
• Požiadavka SSL/TLS: spracovávať iba e-maily odoslané cez zabezpečené pripojenie.
• Automatické odosielanie XML (auto-send): platné XML faktúry sa odosielajú automaticky bez ručnej kontroly. Vyžaduje zapnuté SSL/TLS a platné XML.
• Povolené typy dokumentov: určte, či prijímate iba e-faktúry (XML), iba digitálne faktúry (PDF), alebo oboje.
• Rozpoznanie dodávateľa: nastavte, podľa ktorého e-mailového poľa sa dodávateľ rozpoznáva. Predvolené je adresa odosielateľa, ale pri aliasoch alebo preposielaní môžete zvoliť iné pole (napríklad Reply-To). Rozpoznaná adresa sa tiež odovzdáva v XML doručenom do účtovného systému.
• Conversion for multiple organizations (konverzia pre viacero organizacii): detekcia administracie / multiparty konverzia. IDR automaticky urci, pre ktoru administraciu v tom istom ucte je urcena PDF faktura -- aj ked bola odoslana cez e-mailovy prijimac inej organizacie. Vyzaduje minimalne Professional (osobitne v zmluve), volbu feature packu Allow multi party for IDR conversion (karta IDR Features) a volbu na e-mailovom prijimaci. Predvolena je organizacia e-mailoveho prijimaca; pri lepsej zhode system umiestni fakturu na inu administraciu. Pri pochybnostiach zostava predvolena.

Poznámka: finálna faktúra z vášho softvéru sa po prijatí ako koncept faktúry na platforme eConnect už nesmie upravovať z hľadiska dlžníka a riadkov faktúry. Skontrolujte iba správnosť faktúry a potom ju odošlite.

Chybný alebo neaktívny Email Receiver nemusí nutne opravovať vytvorením nového Email Receiver. Často ešte nie je dôveryhodný odosielateľ aktívny alebo je zle nakonfigurovaný. Keď faktúry „nie sú prijaté“, skontrolujte najprv tieto body:

1. E-mailová adresa správne skopírovaná — skontrolujte preklepy vo vygenerovanej adrese …@trust.econnect.eu, ktorú ste odovzdali softvérovému balíku.
2. Stav Email Receiver Aktívny — ak je dôveryhodný odosielateľ stále v stave „Vytvorený koncept“, Email Receiver ešte nie je aktívny a nemožno ho použiť. V tom prípade odosielateľ dostane bounce (pokiaľ nie je nakonfigurovaný iný aktívny Email Receiver s inou kontaktnou adresou).
3. Správny whitelist — skontrolujte, že e-mailová adresa alebo doména odosielateľa je správne nastavená vo whiteliste Email Receiver.
4. Správne zvolený typ dokumentu — pri zlom type dokumentu sa faktúry spracujú nesprávne. Príklad: dôveryhodný odosielateľ vytvorený s typom Nákupná faktúra spracuje faktúry ako nákupné namiesto konceptov. Vytvorenie nového Email Receiver s typom Koncept faktúry mohlo byť zvolené ako dočasné riešenie, ale najlepšie opravte typ dokumentu na existujúcom Email Receiver.

Príklad interného bounce logu pre neaktívny Email Receiver: #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

Okrem Email Receiver ponúka eConnect aj Rýchle prepojenie cez e-mailový konektor. Ide o integráciu založenú na pripojovacích kľúčoch, ktorá sa rýchlo nastaví cez UI Rýchle prepojenie na platforme. Poznámka: hoci názov „e-mailový konektor“ znie ako odosielanie e-mailom, funguje cez pripojovacie kľúče, nie cez odoslané e-maily.

Nasledujúce balíky sú dostupné cez Rýchle prepojenie (e-mailový konektor):

Okrem štandardného e-mailového konektora existujú varianty, ktoré prijatý dokument transformujú do konkrétneho formátu (vždy SI 2.0, vždy BIS v3, vždy SI 1.2 alebo vždy SALES005 Faktúra). Nastavenie je rovnaké ako pri štandardnom e-mailovom konektore; eConnect zabezpečí doručenie vo zvolenom formáte.

Ako príjemca môžete vytvoriť e-mailový konektor, aby faktúry prijaté eConnect boli automaticky preposielané na zadanú e-mailovú adresu. V predvolenom nastavení sa prikladá iba XML -- žiadne PDF ani iné prílohy. Toto správanie riadi parameter excludeAdditionalAttachments:

• excludeAdditionalAttachments=true (predvolené): ďalšie prílohy ako PDF sa neprikladajú.
• excludeAdditionalAttachments=false: prikladá sa aj PDF a prípadné ďalšie prílohy.

Pri štandardnom e-mailovom konektore (Collabrr auto-hook) je tento parameter nastavený na true. Ak chcete dostávať aj PDF, môže to zmeniť iba technická podpora.

Poznámka po úprave technickou podporou: ak ako zákazník neskôr sami upravíte e-mailový konektor, táto zmena automaticky prepíše opravu technickej podpory. PDF sa potom znova potlačí a prestáva sa prikladá. Neupravujte konektor sami po tejto oprave.

Ak používate mailhook v PSB a konektor si nastavujete sami, môžete tento parameter nastaviť sami -- ide o samostatnú, nezávislú self-service cestu.

Toto preposielanie je vhodná alternatíva pre príjemcu, ktorý (ešte) nie je v Peppol, ale chce automaticky získať údaje faktúry alebo dokument PDF.

Keď sa faktúry odosielajú e-mailom príjemcom mimo Peppol, platia dva samostatné mechanizmy:

Oznamovací e-mail „Prijatá nová faktúra“ (pre príjemcov na platforme) neobsahuje prílohy -- ani XML, ani PDF. Ide iba o oznámenie; dokument ostáva na platforme. Príjemca môže toto oznámenie vypnúť vo vlastnom používateľskom profile (pozri Oznámenia a upozornenia).

Dokumenty v odosielacom e-maile nastavuje pre každý zákaznícky účet pracovník podpory. Voľba určuje, ktoré dokumenty sa pri odoslaní priložia do e-mailu:

• Iba XML
• Iba primárne PDF (ak je k dispozícii)
• XML aj primárne PDF (ak je PDF k dispozícii)

Či možnosť priloženia PDF znamená dodatočné náklady, určuje Sales; prejednajte to s tímom Sales.

Odporúčané alternatívy pre príjemcov mimo Peppol:

• Registrácia príjemcu v Peppol -- najrobustnejšia cesta; faktúry potom idú cez Peppol namiesto e-mailom.
• Účet na platforme -- príjemca si vytvorí účet a použije e-mailový konektor na automatické preposielanie prijatých faktúr.

Pri zamietnutí Email Receiver odošle chybové hlásenie na nastavenú kontaktnú e-mailovú adresu:

• Žiadne spracovateľné prílohy: v e-maile neboli rozpoznané súbory faktúr.
• Blokácia whitelist: odosielateľ nie je na whiteliste; žiadny súbor sa nespracuje.
• Chyba SSL/TLS: e-mail nebol odoslaný cez zabezpečené pripojenie a nespracuje sa.
• Neplatné alebo nerozpoznané XML: chybové hlásenie s pokynmi k platnosti UBL a kódovaniu UTF-8. Ak e-mail obsahuje vedľa XML aj PDF, PDF sa napriek tomu spracuje. Hlásenie pre zamietnuté XML v tom prípade nemožno potlačiť, kým sa PDF spracováva.

Tip pri štruktúrovanom odosielaní XML a PDF: ak dodávateľ vždy odosiela XML aj PDF, ale požadované je iba PDF, podpora môže nastaviť Email Receiver iba na digitálne faktúry (PDF). XML sa potom už nenabáca na validáciu a súvisiace chybové hlásenie zmizne. Ide o zmenu konfigurácie podporou na žiadosť zákazníka.

Email Receiver klasifikuje prílohy v prichádzajúcom e-maile a určuje, ktorý dokument sa berie ako faktúra a ktorý ako príloha. eConnect kontroluje každý odoslaný dokument jednotlivo na stav príloha/faktúra. Dokumenty sa zlučujú v poradí odoslania: prvý dokument sa stane prvou stránkou faktúry, aj keď je to príloha. Akonáhle je súbor rozpoznaný ako príloha, všetky nasledujúce súbory v tom istom e-maile sa tiež berú ako prílohy.

Pri odoslaní viacerých súborov PDF:

• Jeden súbor rozpoznaný ako faktúra, ostatné sú iné typy dokumentov — ostatné dokumenty v tom istom e-maile sa berú ako prílohy a v predvolenom nastavení sa pridajú k faktúre. Napríklad škodové hlásenie, dodací list alebo špecifikácia popri skutočnej faktúre PDF: oba dokumenty môžete pomenovať "faktúra", ale ak Detect jeden z nich nerozpozná ako faktúru, nejde o chybu rozdelenia, ale o očakávané správanie — dokument, ktorý nie je faktúrou, sa stane prílohou rozpoznanej faktúry. Pochybujete, či druhý dokument predsa len nie je faktúrou (číslo faktúry, DPH, suma na úhradu, dodávateľ/prijímateľ prítomní)? Vyžiadajte si pôvodné PDF prílohy a XML z došlej pošty na preverenie.
• Viac príloh rozpoznaných ako faktúra — každé PDF faktúry sa spracuje jednotlivo (samostatné faktúry). Systém automaticky nepriraďuje ostatné prílohy ku konkrétnej faktúre v tom istom e-maile. V prípade pochybností pošlite 1 faktúru na e-mail.

Príloha Excel/ODS/CSV vedľa PDF faktúry: prítomnosť prílohy Excel neblokuje spracovanie PDF faktúry, ak je súbor v podporovanom formáte a nie je väčší ako 5 MB. Správanie podľa scenára:

• Podporovaný formát + nie väčší ako 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- súbor sa pridá ako sekundárna príloha k faktúre (neodosiela sa do IDR); PDF faktúra sa spracuje normálne.
• Podporovaný formát + väčší ako 5 MB -- celý e-mail sa odmietne s bounce e-mailom.
• Nepodporovaný formát (.xls, .doc, .docx) -- spracovanie nie je možné.

Podporované MIME typy: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nepodporované: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Implementované cez EVCS-5805 a EVCS-5802.

Otočenie strán: stránky sa automaticky neotáčajú. Za správnu orientáciu pri odoslaní zodpovedá zákazník.

Veľké prílohy: veľmi veľká príloha sa zmenší, aby PDF ostalo zvládnuteľné.

Zlúčenie príloh: platforma ponúka možnosť zlúčiť všetky prílohy v e-faktúre do jedného PDF.

Generovať PDF z XML: existuje možnosť automaticky vygenerovať PDF z XML faktúry. Dá sa to kombinovať s funkciou zlúčenia a nastaviť na: vždy, nikdy, alebo iba ak PDF ešte neexistuje.

Odoslané PDF bez zmeny: eConnect zabezpečuje iba preklad/spracovanie a samotný odoslaný PDF súbor nemení (PDF však môže byť vygenerované).

Chcete vedieť, ktoré metódy integrácie sú dostupné pre váš softvér? Pozrite si prehľad metód integrácie.