eConnect spracúva nasledujúce typy súborov:

ZUGFeRD/Factur-X (hybridný PDF s vloženým XML) je tiež podporovaný. Platforma sa najprv pokúsi spracovať vložené XML; ak nie je platné, PDF sa spracuje prostredníctvom OCR.

Odosielate dokumenty cez API namiesto e-mailom? Platí vyšší limit až 15 MB na súbor. Prečítajte si viac o odosielaní prostredníctvom IDR API.

Vždy odosielajte jednu faktúru na súbor. Ak faktúra má viac strán, skombinujte ich do jedného súboru PDF. Platforma spracúva každý súbor ako samostatný dokument. Ak PDF obsahuje viac faktúr, úloha konverzie je odmietnutá so správou „Dokument obsahuje viac dokumentov".

Metóda titulnej stránky nie je podporovaná: ručne pridaná titulná stránka nemôže byť použitá na riadenie rozpoznávania. Tiež nekombinujte viac dokumentov do jedného súboru PDF.

Správny postup je opačný: najprv odošlite originálnu faktúru a potom rozpoznanú faktúru vo vlastnom softvéri obohaťte o ďalšie informácie.

Výnimka pre výkazy výdavkov: pri výkaze výdavkov sa niekedy používa titulná stránka. V takomto prípade IDR rozpozná iba titulnú stránku; dokument je potom spracovaný ako zjednodušená faktúra, čo znamená, že je rozpoznaných menej dátových polí.

Vezmite na vedomie, že obrázky v e-mailových podpisoch a firemné logá sa počítajú ako prílohy. Ak váš e-mailový program automaticky pridáva logo, počíta sa do maxima 50 príloh a môže ovplyvniť klasifikáciu. Systém automaticky rozpozná väčšinu lôg prostredníctvom Detect API a odfiltruje ich, ale v niektorých prípadoch môže byť logo chybne spracované ako dokument.

Keď odošlete faktúru s doplnkovými dokumentmi (špecifikácie, dodacie listy, výkazy práce) v tom istom e-maili, doplnkové dokumenty sú automaticky pripojené k faktúre.

Ak odošlete viac faktúr spolu s prílohami v jednom e-maili, systém nemôže určiť, ktorá príloha patrí ku ktorej faktúre. V takomto prípade odosielajte samostatné e-maily na každú faktúru.

Súbory PDF so šifrovaním, digitálnym podpisom alebo inými obmedzeniami nemôže čítať OCR engine. Sú odmietnuté so správou „Dokument chránený". Pred odoslaním súboru odstráňte ochranu alebo požiadajte dodávateľa o nechránenú verziu.

Konverzia PDF (OCR rozpoznávanie) je k dispozícii pre faktúry adresované všetkým organizáciám dostupným na platforme. Nezáleží na tom, či je príjemca holandská, belgická alebo iná zahraničná organizácia. IDR podporuje viac ako 200 jazykov na rozpoznávanie textu, takže faktúry prakticky v akomkoľvek jazyku sú rozpoznávané.

Tip: nie ste si istí, či váš súbor spĺňa požiadavky? Odošlite testovaciu faktúru a skontrolujte, či je správne spracovaná. Pri chybe dostanete jasné chybové hlásenie s dôvodom.