V hlavnom menu kliknite na Vytvoriť faktúru. Otvorí sa formulár faktúry s dvoma záložkami: Dokument (údaje faktúry) a Prílohy.

• Dodávateľ: Vaša organizácia. Toto pole sa vyplní automaticky na základe organizácie, pre ktorú faktúru vytvárate. Ak je pole prázdne alebo organizácia nie je v zozname, skontrolujte členstvo pod Moje organizácie a aktiváciu, pozrite Pole Dodávateľ je prázdne.
• Odberateľ (príjemca): vyhľadajte podľa IČO, názvu spoločnosti alebo OIN cez Vyhľadávanie organizácie. Platforma automaticky prehľadáva databázu obchodného registra na získanie správnych údajov.
• Číslo faktúry: generuje sa automaticky, ak máte nastavené automatické číslovanie. Inak zadajte číslo manuálne.
• Dátum faktúry: štandardne dnešný dátum, ale je možné ho zmeniť.
• Typ faktúry: zvoľte typ faktúry z rozbaľovacieho zoznamu. Štandardne ide o bežnú faktúru. Pre dobropis zvoľte "Opravná faktúra", pozrite Odoslanie opravnej faktúry.
• Riadky faktúry: pridajte jeden alebo viac riadkov s popisom, množstvom, jednotkovou cenou a sadzbou DPH. Dostupné sadzby DPH sa dynamicky zostavujú na základe krajiny dodávateľa a krajiny zákazníka. Ak je zákazník v inom krajine EÚ, automaticky sa zobrazí možnosť "Oslobodené od dane pri dodaní v rámci EÚ"; ak je zákazník mimo EÚ, zobrazí sa možnosť "Export".

Formulár faktúry obsahuje niekoľko voliteľných polí, ktoré môžete vyplniť podľa požiadaviek príjemcu:

• Číslo objednávky: nákupné číslo objednávky príjemcu. Mnohé veľké spoločnosti a vládne organizácie vyžadujú, aby číslo objednávky bolo uvedené na faktúre. Bez čísla objednávky býva faktúra niekedy automaticky zamietnutá.
• Dátum dodania: dátum, kedy boli tovary alebo služby dodané, ak sa líši od dátumu faktúry.
• Číslo projektu: referencia na projekt, pre ktorý je faktúra vystavená. Užitočné pri fakturácii podľa projektov.
• Číslo zmluvy: odkaz na príslušnú zmluvu.
• Poznámka k faktúre: voľné textové pole pre doplňujúce informácie na faktúre, viditeľné pre príjemcu.
• Dátum začiatku / Dátum ukončenia: obdobie služby, na ktoré sa faktúra vzťahuje. Použite pri opakujúcich sa službách alebo predplatnom.
• Referencia odberateľa: referencia, ktorú príjemca rozpozná, napríklad nákladové stredisko alebo oddelenie. Pri fakturácii holandskej vládnej organizácii je toto pole kľúčové, uveďte tu smerovací kód, ktorý organizácia vyžaduje.

Tip: fakturujete veľkej spoločnosti alebo vládnej organizácii? Vždy sa opýtajte, aké referenčné polia vyžadujú. Faktúra s chýbajúcim číslom objednávky alebo smerovacím kódom býva často automaticky zamietnutá.

Nie všetky UBL polia sú k dispozícii vo formulári faktúry:

• BT-46 (Buyer Identifier): neexistuje samostatné vstupné pole pre Buyer Identifier mimo poľa pre číslo DPH. Pole DPH neakceptuje bodky, takže identifikátory ako '1004.E00513.0001' (napríklad pre grécke vládne organizácie) nie je možné zadať.
• BT-158 (Item Classification / CPV kód): nie je k dispozícii vo formulári faktúry.

Organizácie, ktoré tieto polia potrebujú, to momentálne nemôžu riešiť cez štandardné rozhranie platformy. V takom prípade kontaktujte podporu ohľadom alternatívneho spôsobu dodania.

Cez odkaz Pridať detaily dodania môžete uviesť konkrétne informácie o doručení, ako napríklad dodaciu adresu odlišnú od fakturačnej adresy. Toto je relevantné najmä pri fyzických dodávkach alebo pri fakturácii inej pobočke.

Na záložke Prílohy pridáte k faktúre ďalšie súbory:

• Podporované formáty: PDF a obrázky (.png, .jpeg)
• Dokumenty Office nie sú podporované. Najprv ich exportujte do PDF
• Prílohy sa odosielajú pri doručení cez Peppol aj pri záložnom doručení e-mailom

Pred odoslaním môžete faktúru skontrolovať:

• Logo spoločnosti: ak ste nastavili logo v nastaveniach organizácie, automaticky sa zobrazí v PDF zobrazení.
• Náhľad PDF: pozrite si, ako bude faktúra vyzerať pre príjemcu, kliknutím na Náhľad.
• Interné komentáre: pridajte poznámku viditeľnú pre všetkých používateľov s prístupom k dokumentu.

V spodnej časti formulára nájdete tri tlačidlá:

• Uložiť: uložte faktúru ako koncept bez odoslania
• Odoslať: odošlite faktúru okamžite
• Zdieľať: zdieľajte faktúru s kolegom alebo partnerom na kontrolu bez odoslania. Praktické, ak má faktúru pred odoslaním skontrolovať niekto iný.

Kliknite na Odoslať pre odoslanie faktúry. Platforma automaticky zvolí najlepší kanál doručenia:

1. Peppol (externá sieť): primárna a odporúčaná cesta. Faktúra sa doručí príjemcovi ako e-faktúra.
2. Naša sieť (platforma eConnect): ak odosielateľ aj príjemca používajú platformu eConnect.
3. Záložný e-mail: ak príjemca nie je dostupný cez Peppol ani cez platformu. Zákazník dostáva e-mail s odkazom na dokument na platforme; príjemca si tam môže stiahnuť PDF a/alebo XML v požadovanom formáte. Ak to nevyhovuje vašim potrebám, kontaktujte náš obchodný tím a preberieme dostupné možnosti.

Po odoslaní sa faktúra zobrazí vo Vašej Odoslanej pošte s prehľadom stavu.