Ustrukturyzowana informacja zwrotna o statusie od odbiorcy do nadawcy przez Peppol. Koniec z telefonami lub e-mailami z pytaniem, czy faktura została zatwierdzona, jest przetwarzana, czy będzie opłacona. eConnect obsługuje ten standard od 2015 roku i jest jego współtwórcą.
Zaplanuj spotkanie
Bez Invoice Response Message dostawca musi ręcznie sprawdzać, czy faktura dotarła, została sprawdzona i zatwierdzona do zapłaty. To pochłania czas, obciąża relację handlową i nie zapewnia przewidywalnych przepływów pieniężnych. Dzięki Invoice Response Message nadawca automatycznie otrzymuje ustrukturyzowane powiadomienie przy każdej zmianie statusu: otrzymana, w trakcie przetwarzania, warunkowo zaakceptowana, zatwierdzona, opłacona lub odrzucona z podaniem przyczyny. Wiadomości Invoice Response przesyłane są przez ten sam Peppol Access Point co faktura — nie jest potrzebna osobna infrastruktura.
Faktura odebrana i czytelna. Odbiorca potwierdza, że dokument jest możliwy do przetworzenia pod względem treści.
Faktura jest przetwarzana w systemie ERP lub zatwierdzania odbiorcy.
Przed dalszym przetworzeniem faktury potrzebne są dodatkowe informacje od dostawcy.
Faktura przyjęta warunkowo. Odbiorca akceptuje fakturę z zastrzeżeniem dodatkowych uzgodnień lub korekt.
Faktura odrzucona (status końcowy). Odbiorca wskazuje przyczynę za pomocą kodu Clarification Reason.
Faktura zatwierdzona i skierowana do płatności. Płatność następuje w uzgodnionym terminie.
Faktura w pełni opłacona (status końcowy). Potwierdzenie płatności zamyka cykl życia faktury.
Każda Invoice Response Message zawiera jeden z siedmiu statusów obejmujących cykl życia faktury.
Oprócz kodu statusu każda wiadomość zawiera opcjonalnie Clarification Reason (dlaczego nadano ten status, np. błędna referencja lub różnica w cenie) oraz Clarification Action (czego oczekuje odbiorca, np. nowa faktura lub nota kredytowa). Dzięki temu dostawca wie nie tylko, że coś jest nie tak, ale także co należy zrobić. Zmniejsza to liczbę kontaktów i znacznie przyspiesza rozwiązanie problemu.
Status treści faktury, wysyłany przez samą organizację odbierającą. Opcjonalny; poszczególne kraje mogą go uczynić obowiązkowym.
Status dostarczenia i walidacji wiadomości, wysyłany przez odbierający Access Point. Standardowa część protokołu Peppol.
Dla każdej faktury wiadomo zarówno czy wiadomość została technicznie dostarczona (MLS), jak i w jaki sposób odbiorca traktuje ją pod względem treści (Invoice Response).
eConnect łączy oba statusy w jedną historię statusu i jeden strumień webhooków. Integrator nie musi modelować różnicy.
Obie są wiadomościami statusu w Peppol, ale działają na różnych poziomach.
W eConnect Invoice Response Message jest standardowo wliczone w cenę dokumentu. U wielu konkurentów każda wiadomość statusu liczy się jako osobna transakcja, przez co jedna faktura przechodząca przez pełny cykl życia może kosztować łatwo trzy do czterech razy cenę transakcji. W eConnect płacisz tylko za dokument, niezależnie od liczby wymienianych wiadomości statusu.
Invoice Response Message (BIS Invoice Response 3.0) to proces Peppol, w którym odbiorca faktury odsyła nadawcy status na poziomie treści. Jest to wiadomość statusu na poziomie handlowym, wskazująca, jak faktura została przetworzona przez organizację odbierającą: odebrana, w trakcie przetwarzania, warunkowo zaakceptowana, zatwierdzona, odrzucona lub opłacona. Informacja zwrotna przesyłana jest przez tę samą sieć Peppol co faktura i jest w pełni ustrukturyzowana.
Invoice Response Message jest opcjonalny w ramach Peppol. Poszczególne kraje mogą go uczynić obowiązkowym dla określonych segmentów. Dla większości przepływów B2B jest opcjonalny, ale jest coraz częściej wymagany przez duże organizacje w celu poprawy prognoz przepływów pieniężnych.
Aby jako nadawca móc otrzymywać Invoice Responses, musisz być zarejestrowany jako odbiorca tego typu dokumentu. eConnect obsługuje to automatycznie w konfiguracji SMP: możliwość invoiceResponse jest ustawiana na on. Od tego momentu wiadomości statusu trafiają do skrzynki odbiorczej platformy lub przez webhooki w PSB. Nie jest potrzebna osobna integracja.
Invoice Response Message to wiadomość statusu na poziomie handlowym: pochodzi od organizacji odbierającej i dotyczy przetwarzania treści faktury. Message Level Status (MLS) to techniczna wiadomość statusu: pochodzi od odbierającego Access Point i dotyczy dostarczenia i walidacji samej wiadomości. Oba współistnieją i uzupełniają się wzajemnie. eConnect obsługuje oba i łączy statusy w jednym przeglądzie.
To zależy od procesów organizacji odbierającej. AB (Acknowledge) dociera niemal natychmiast po odbiorze. IP (In Process) następuje po wprowadzeniu faktury do systemu zatwierdzania, zazwyczaj w ciągu 24 godzin. AP (Approved) lub PD (Paid) następuje, gdy odbiorca autoryzuje lub wykonuje płatność. eConnect gwarantuje, że otrzymane zmiany statusu są komunikowane w ciągu 3 dni od otrzymania; w praktyce dzieje się to niemal natychmiast.
Zaplanuj rozmowę o tym, jak Invoice Response Messages poprawiają widoczność przepływów pieniężnych i zarządzanie należnościami.
Zaplanuj spotkanie
Zobacz Peppol Access Point