Odbieranie i przetwarzanie e-zamówień

Oprócz faktur, za pośrednictwem platformy eConnect można również odbierać i przetwarzać e-zamówienia. Ekran zamówień wyświetla wszystkie zamówienia przychodzące i wychodzące oraz umożliwia jednym kliknięciem przekształcenie odebranego zamówienia zakupowego w fakturę sprzedażową, tzw. order flip.

Czym są e-zamówienia?

E-zamówienia to elektroniczne zamówienia zakupowe przesyłane przez Peppol lub inne sieci. Podobnie jak e-faktury, są dostarczane w formie ustrukturyzowanej, co umożliwia bezpośrednie przetwarzanie bez ręcznego przepisywania. E-zamówienia są stosowane przede wszystkim w sektorach intensywnie wykorzystujących procesy zakupowe, takich jak budownictwo, sektor publiczny i usługi biznesowe.

Ekran zamówień

Ekran zamówień znajduje się w menu bocznym pod pozycją Zamówienie. Przegląd zawiera następujące informacje:

Numer zamówienia: numer zamówienia zakupowego
Nazwa strony: organizacja, która wysłała lub otrzymała zamówienie
Kwota: łączna kwota zamówienia
Data: data utworzenia zamówienia
Status: bieżący status zamówienia
Kanał: przez którą sieć zamówienie wpłynęło (Peppol, DICO lub inna sieć)

Za pomocą kart Wszystkie, Wysłane i Odebrane filtruje się według kierunku.

Order flip: z zamówienia na fakturę

Najpotężniejszą funkcją ekranu zamówień jest order flip. Gdy otrzymają Państwo zamówienie zakupowe, można je jednym kliknięciem przekształcić w fakturę sprzedażową. Wszystkie dane z zamówienia (numer zamówienia, dane stron, kwoty, pozycje) są automatycznie przenoszone do faktury. Wystarczy sprawdzić i kliknąć wyślij.

Zapobiega to literówkom, oszczędza czas i zapewnia, że faktura dokładnie odpowiada temu, co zamówił klient.

Wskazówka: odwołanie do oryginalnego numeru zamówienia jest automatycznie umieszczane na fakturze przez element OrderReference w fakturze UBL. Wielu odbiorców (zwłaszcza administracja publiczna i duże firmy) wymaga tego numeru zamówienia na fakturze. Umożliwia to three-way matching: porównanie faktury, zamówienia i przyjęcia towaru.

Obsługiwane formaty zamówień

Platforma obsługuje kilka standardów zamówień:

Profil / standard

ProfileID lub uwagi

Peppol Order Only

urn:fdc:peppol.eu:poacc:bis:order_only:3 -- jednokierunkowe zamówienie bez odpowiedzi

Peppol Advanced Ordering

urn:fdc:peppol.eu:poacc:bis:advanced_ordering:3 -- zamówienie, Order Response (AB/AP/CA/RE), Order Change i Order Cancellation

DICO

W tym komunikat konserwacyjny, jedyny typ dokumentu DICO oficjalnie wymieniany przez Peppol

Inne sieci

Zamówienia z innych sieci zakupowych

Kiedy widać zamówienia?

Do odbierania i przetwarzania e-zamówień na platformie obowiązują trzy praktyczne warunki:

Subskrypcja Professional lub wyższa (w tym Enterprise). Przy niższej subskrypcji ekran zamówień nie pojawia się w menu bocznym.
Wystarczający kredyt transakcyjny na dokumenty przychodzące.
Aktywna rejestracja Peppol z order capability.

E-zamówienia są natywnie obsługiwane na PSB (Procurement Service Bus) eConnect. Organizacje, które już wymieniają e-faktury przez eConnect, mogą dodać e-ordering bez nowej infrastruktury: to samo API, te same webhooki i ta sama rejestracja SMP.

Często zadawane pytania

Jakiej subskrypcji potrzebuję do e-zamówień?

E-zamówienia są dostępne od subskrypcji Professional, plus wystarczający kredyt transakcyjny i aktywna rejestracja Peppol z order capability. Przy subskrypcji Portal faktur lub Basic ekran zamówień nie pojawia się w menu bocznym. Upgrade jest możliwy w dowolnym momencie w Moje środowisko > Zmień subskrypcję.

Czym jest order flip?

Dzięki order flip przekształcają Państwo odebrane zamówienie zakupowe w fakturę sprzedażową jednym kliknięciem. Numer zamówienia, pozycje, kody produktów i kwoty są przenoszone automatycznie. Zapobiega to literówkom i zapewnia, że faktura dokładnie odpowiada zamówieniu.

Jakie standardy zamówień są obsługiwane?

Platforma obsługuje Peppol Order Only (urn:fdc:peppol.eu:poacc:bis:order_only:3), Peppol Advanced Ordering (urn:fdc:peppol.eu:poacc:bis:advanced_ordering:3) z kodami statusu Order Response AB/AP/CA/RE, DICO (w tym komunikat konserwacyjny dla budownictwa) oraz zamówienia przez inne sieci zakupowe.

Informacje o ręcznym tworzeniu faktur w artykule Ręczne tworzenie i wysyłanie faktury.

Sprawdź zamówienia

Powiązane artykuły