Inleiding
In dit artikel vertellen we je alles over e-facturatie in de bouw, de koppeling tussen DICO en Peppol, en welke specifieke zaken en begrippen van toepassing zijn.
Wie werken met e-facturatie oplossingen in de bouwsector?
Per 1 januari 2022 is elektronisch factureren volgens DICO (SALES005) de manier voor factureren in de bouw. DICO (SALES005) is een afspraak tussen fabrikanten, groothandels, bouw-, onderhouds- en installatiebedrijven én woningcorporaties over de indeling van de e-factuur.
Wat is DICO?
DICO is een standaard in de bouwsector. De DICO standaard is een set afspraken die spelregels biedt voor de elektronische uitwisseling van elektronische documenten zoals e-facturen. Bijna alle softwareleveranciers die software hebben ontwikkeld die in de bouwsector wordt gebruikt, hebben de DICO standaard geïntegreerd in hun softwarepakketten.
Wat doen e-facturatie oplossingen in de bouwsector precies?
e-Facturatie oplossingen in de bouwsector maken het mogelijk om DICO (SALES005) documenten te verzenden en te ontvangen met behulp van het boekhoudpakket. Hierbij wordt het xml-bestand in het DICO-formaat meestal via email uitgewisseld. Gelukkig zijn er steeds meer implementaties van de DICO-webservice, waarbij de uitwisseling meer gecontroleerd en geïntegreerd kan plaatsvinden.
Twee Peppol Service providers hebben in de praktijk laten zien dat het ontvangen vanuit Peppol een meerwaarde heeft voor de branche. Hierbij is de ontsluiting van facturen van KPN opgeleverd. Het ontsluiten van Peppol geeft bij het ontvangen veel tijds- en efficiencywinst. De adoptie van Peppol in de bouw is nog erg laag.
Om een Peppol verbinding te kunnen leggen met een DICO-ontvanger, worden de verschillende formaten (DICO en de Peppol standaarden) door de Peppol Service Provider over en weer getransformeerd naar het gewenste ontvangstformaat. Veel gebruikte formaten zijn de SETU, de SEEF, BISv3, NLCIUS, UN/CEFACT en de vele buitenlandse formaten.
Een partij op Peppol kan worden gevonden door te zoeken op IBAN, btw-nummer of KvK-nummer. Voor partijen die de DICO-standaard (SALES005) volgen komt daar de GLN-code bij, een 13-cijferig nummer dat wordt gebruikt in elektronische berichten voor de identificatie van vaste adresgegevens. eConnect kan elektronische berichten verrijken met het GLN-nummer.
Het verwerken van facturen in de bouwsector vraagt om specifieke zaken zoals het gebruik van een g-rekening of btw-verlegd en het op de factuur vermelden van het nummer van de opdrachtbon.
Wat is een GLN-code
Een GLN-code is een wereldwijde unieke code van 13 posities waarmee een uniek adres wordt geduid. Ieder bedrijf (-sonderdeel) kan een unieke GLN-code aanvragen. GLN staat voor: Global Location Number. Het nummer wordt uitgegeven door GS1. De GLN-code is door de (Stichting) Ketenstandaard toegepast voor de nederlandse gebruikers van de DICO standaard. Ieder lid van de ketenstandaard krijgt een GLN-nummer en kan nummers aanvragen voor projecten.
In de DICO standaard, net als Peppol een set afspraken en spelregels voor elektronische uitwisseling van informatie, moeten de verzender en ontvanger een GLN-nummer hebben.
Om elektronische gegevens te kunnen versturen conform de DICO Standaard, hebben bedrijven een wereldwijd unieke GLN Adrescode nodig, dit is versleuteld in het unieke 13-cijferig GLN-nummer. Hiermee wordt de versturende of ontvangende bedrijfsvestiging in alle elektronische documenten geïdentificeerd.
Op de website https://dico-adresregister.ketenstandaard.nl/deelnemers van de Ketenstandaard kun je het GLN-nummer opzoeken van een leverancier.
Sinds wanneer gebruiken bedrijven in de bouwsector e-facturatie oplossingen?
In de bouwsector worden ieder jaar miljoenen facturen verstuurd in verschillende formaten, e-mail, pdf, papier of e-factuur. Per 1 januari 2022 is elektronisch factureren volgens DICO (SALES005) de manier voor factureren in de bouw. Elke dag wordt de DICO-standaard meer dan een miljoen keer gebruikt om informatie uit te wisselen.
Wat is een g-rekening?
Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening waar alleen loonheffingen en/of btw aan de Belastingdienst betaald kunnen worden. De afdracht van loonheffingen en belastingen wordt met de g-rekening ‘veilig gesteld’. Je kunt er dus geen andere betalingen mee doen. De rekening wordt gebruikt door bedrijven die personeel ter beschikking stellen of die personeel inhuren, denk bijvoorbeeld aan uitzendbureaus, aannemers en beveiligingsbedrijven. Er is sprake van loonheffing als ‘arbeid’ wordt ingehuurd, in de bouw is in de praktijk vaak sprake van onderaanneming.
Bij het afrekenen van de factuur van de onderaannemer of uitlener wordt direct een deel van het bedrag op hun 'G-rekening' gestort. Hiermee wordt binnen de ‘keten’ de afdracht van loonheffingen en belastingen veilig gesteld.
Het specifieke bedrag dat naar de G-rekening gaat, wordt afgesproken met de onderaannemer (of uitlener). Het bedrag moet ongeveer overeenkomen met de verschuldigde loonheffing en btw. Hiermee kan de onderaannemer de loonheffing (en btw) aan de Belastingdienst betalen vanaf deze rekening.
Een g-rekening is te herkennen aan de nummerreeks van de IBAN die met “099” begint. Een g-rekening kan worden aangevraagd bij de Belastingdienst, en kan alleen worden gebruikt om geld over te maken naar andere g-rekeningen of naar de Belastingdienst.
Overigens is een g-rekening iets typisch Nederlands, en vind je die niet in andere landen. Je vraagt een G-rekening aan bij de Belastingdienst.
Een e-factuur met een g-rekening, kan dat?
Omdat de g-rekening iets typisch Nederlands is, is er binnen de Europese kernfactuur (EU-N) geen ruimte voor de g-rekening. Dat hebben we opgelost met een NLCIUS-extensie, vergelijkbaar met de energie e-factuur. Een g-rekening kan op twee manieren opgenomen worden in de e-factuur:
Heeft de afnemer de extensie geregistreerd, dan kan die gewoon één e-factuur ontvangen met daarop twee bankrekeningen, waarvan één de g-rekening is.
Heeft hij dat niet gedaan, dan moeten er twee facturen gestuurd worden:
Eén die naar de normale bankrekening gestuurd kan worden. Dit is dus het bedrag zonder het bedrag wat op de g-rekening moet komen.
Eén die naar de andere bankrekening gestuurd wordt, waar dus alleen het bedrag van de g-rekening opkomt. Daar moet dan wel een speciale code opstaan, zodat je weet dat die twee facturen bij elkaar horen.
Kortom, e-facturen versturen met een g-rekening hebben we zo voor je geregeld. Dus een e-factuur met een g-rekening, dat kan!
Wanneer is sprake van btw-verlegd?
Als met een onderaannemer wordt gewerkt, kan de plicht tot btw-afdracht in sommige gevallen worden ‘verlegd’ van onderaannemer naar de hoofdaannemer. Dat wordt ‘btw verlegd’ genoemd, de afdrachtplicht wordt verlegd naar een andere partij.
Wat is het verband tussen btw-verlegd en de g-rekening?
Met een g-rekening dekt degene die mensen inhuurt (de inlener) zich in tegen aansprakelijkheidsrisico’s. Bij het afrekenen van de factuur van de onderaannemer of uitlener wordt direct een deel van het bedrag op hun 'G-rekening' gestort. Hiermee wordt binnen de ‘keten’ de afdracht van loonheffingen en belastingen veiliggesteld.
Wanneer werk wordt uitbesteedt aan een onderaannemer en deze geen loonheffingen zou betalen aan de belastingdienst, dan kan de inlener aansprakelijk worden gesteld. Om dat te voorkomen is de g-rekening in het leven geroepen.
Wat is het belang van een opdrachtbon in de bouwbranche?
In de bouwsector kan de vereiste van toepassing zijn het nummer van de opdrachtbon te vermelden op de factuur. Procesmatig is het gevolg hiervan dat éérst de opdrachtbon als zodanig moet worden herkend en uitgelezen voordat een e-factuur kan worden gemaakt, met als bijkomende complexiteit dat de opdrachtbon van een andere leverancier kan zijn. Op een complete e-factuur voor de bouwsector moet dit opdrachtbonnummer worden vermeld als referentie. Met de unieke en krachtige Scan & Herken as a Service van eConnect is deze classificatie van specifieke bonnen mogelijk.
De reden om opdrachtbon en factuur via het opdrachtnummer ‘te verbinden’ is om een snel en efficiënt vergelijk mogelijk te maken. Door de opdrachtbevestiging digitaal vast te leggen, is bekend welk product tegen welke prijs geleverd wordt. Als de pakbon/leverbon dan ook geautomatiseerd verwerkt wordt, hoeft de uitvoerder alleen controle uit te voeren van de (geleverde) aantallen. Het geven van een digitaal akkoord op de bon is dan genoeg, met als gevolg dat een uitgebreide invoer van regels niet meer noodzakelijk is. De factuur zal dan ook veel vaker en sneller matchen, en verwerking daarvan kan dus ook vereenvoudigd en dus versneld worden.
Wat is ketenaansprakelijkheid
Het borgen dat één van de partijen in de keten loonheffingen en btw afdraagt, is geregeld in de Wet Ketenaansprakelijkheid (Wka). De Wka voorkomt dat aannemers en onderaannemers van werk misbruik kunnen maken bij de afdracht van sociale lasten. Voor mensen die in deze keten werken, moet het bedrijf dat hen inhuurt loonheffingen betalen aan de Belastingdienst Als je werk uitbesteed aan een aannemer en deze weer aan onderaannemers, kun je aansprakelijk worden gesteld als de (onder)aannemer de loonheffingen niet afdraagt aan de Belastingdienst. Zodoende ontstaat een keten van aansprakelijkheid. Iedere schakel in de keten is weer verantwoordelijk voor alle volgende schakels in de keten, dit heet: ketenaansprakelijkheid.
Ketenaansprakelijkheid komt veel voor in de bouw. Bijvoorbeeld als je als hoofdaannemer een onderaannemer inschakelt en die onderaannemer ook weer een ander bedrijf inhuurt.
Ketenaansprakelijkheid komt ook voor in andere situaties en branches. Denk hierbij onder andere aan de landbouw bij loonwerk of bij het maken van kleding. Het moet gaan om werk waarmee je iets tastbaars maakt, dus dienstverlening zoals ‘consultancy’ valt hier niet onder.
