Inleiding

In dit artikel verkennen we de wereld van elektronische documentstandaarden, met een bijzondere focus op die standaarden die de deur openen naar automatische verwerking, zoals bij e-facturatie.

PDF en elektronische documenten

Het fundamentele verschil tussen een PDF en een elektronisch financieel document ligt in de verwerkbaarheid van de informatie. Een PDF dient als een digitaal papieren document dat visueel consistent is over verschillende platforms, maar de inhoud is niet direct verwerkbaar door financiële software. Elektronische financiële documenten daarentegen, zoals e-facturen in XML-formaat, bevatten gestructureerde data die door computersystemen automatisch gelezen, geïnterpreteerd en verwerkt kunnen worden, waardoor efficiënte, nauwkeurige en geautomatiseerde uitwisseling van financiële informatie tussen verschillende partijen mogelijk is.

Met een Scan herken as a Service oplossing kan het nadeel van de PDF documenten grotendeels opgeheven worden, maar uiteindelijk blijft de kwaliteit en de betrouwbaarheid van een xml-document altijd beter.

Elektronische uitwisseling

E-facturatie omvat naast de documentstandaarden ook het proces van elektronisch verzenden en ontvangen van facturen, waarmee het document automatisch kan worden verwerkt door boekhoudsystemen. Samen met een xml-berichtenstandaard vermindert dit proces de noodzaak voor handmatige invoer, verlaagt de kans op fouten, versnelt de betalingscycli, en draagt bij aan duurzaamheid door het verminderen van papiergebruik.

Semantische Normen: De Basis van Data-uitwisseling

Semantische normen definiëren de betekenis van gegevens binnen een document. In de context van e-facturatie, specificeren deze normen de inhoudelijke betekenissen van velden in een factuur - zoals welke informatie moet een factuur bevatten en hoe zal deze informatie geïnterpreteerd moeten worden - om te zorgen voor een uniforme begrip en verwerking over verschillende systemen heen.

Doordat dezelfde betekenis aan de data-elementen wordt gegeven kunnen zowel verzenders als ontvangers de informatie uniform interpreteren, ongeacht de gebruikte systemen of technologieën. Deze normen zijn essentieel voor het bereiken van interoperabiliteit en automatisering op grote schaal, wat leidt tot verbeterde nauwkeurigheid, lagere verwerkingskosten, en kortere betalingstermijnen.

Europese Norm EN16931

De Europese Norm EN16931 speelt een cruciale rol in het harmoniseren van e-facturatiepraktijken binnen de Europese Unie. Deze norm definieert een ‘core’ factuurmodel dat de basis legt voor de semantische gegevens die moeten worden opgenomen in een e-factuur. Het model is gericht op het vaststellen van een gemeenschappelijk begrip en format voor de meest essentiële informatie die in elke factuur aanwezig moet zijn, zoals gegevens over de leverancier, koper, factuurgegevens, en de beschrijving en prijzen van de geleverde goederen of diensten.

De Europese Norm is opgenomen in de wetgeving en zorgt ervoor dat – met name – overheden zich in toekomstige ontwikkelingen moeten conformeren aan deze norm.

PINT: wereldwijde semantische berichtenstandaard

De PINT is ontwikkeld als een semantische norm die specifiek gericht is op het vereenvoudigen van grensoverschrijdende e-facturatie, dus ook buiten Europa. PINT is ontworpen om wereldwijde e-facturatie te ondersteunen, waarbij de kern van de factuur nóg kleiner is dan in het Europese Model.

De semantische berichtenstandaard van eConnect

Een praktische invulling van een semantisch model vind je bij eConnect, waarbij op basis van de PINT en de Europese norm één overkoepelend semantisch model is gebouwd. Hiermee is het mogelijk om op een gebruiksvriendelijke manier de factuur te kunnen lezen ongeacht de onderliggende berichtensoorten. Hiermee wordt de complexiteit uit de materie gehaald en blijft interoperabiliteit geborgd.

Voordelen van semantische normen

Uniformiteit: Een gestandaardiseerde semantische norm helpt bij het verminderen van de complexiteit en de diversiteit van factuurformaten.

Interoperabiliteit: Het vergemakkelijkt de grensoverschrijdende handel door het waarborgen van compatibiliteit tussen verschillende e-facturatiesystemen.

Compliance: Het helpt bedrijven te voldoen aan de regelgeving, aangezien het gebruik van een genormeerd model wordt erkend en vaak vereist door overheidsinstanties binnen de EU.

Bevordering van efficiëntie: Het helpt bij het stroomlijnen van de facturatieprocessen binnen de openbare sector, wat leidt tot snellere verwerkingstijden en verbeterde efficiëntie.

Wat is een Core Invoice Usage Specification (CIUS)?

Een Core Invoice Usage Specification (CIUS) is een specifieke implementatie die gedetailleerde instructies en aanpassingen biedt voor het gebruik van bijvoorbeeld de Europese norm EN16931 voor e-facturatie. De CIUS definieert hoe de basiselementen van een semantische norm moeten worden gebruikt of beperkt om te voldoen aan specifieke zakelijke, sectorale, regionale of nationale vereisten. Het doel van een CIUS is om de interoperabiliteit te vergroten en tegelijkertijd te zorgen voor flexibiliteit in de toepassing van de standaard, zodat deze kan voldoen aan diverse behoeften en regelgevende vereisten.

Een voorbeeld hiervan is de NLCIUS voor de toepassing van de Europese Norm EN16931 in Nederland. Ook de BISv3 van Peppol is een CIUS voor het gebruik van de Europese Norm binnen Peppol.

Het gebruik van CIUS-sen en Extensions voor specifieke implementaties

Een CIUS of extentie stelt organisaties in staat om de algemene e-facturatienormen aan te passen en te specificeren voor hun specifieke context. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

Industriespecifieke vereisten: Verschillende sectoren kunnen unieke facturatie-eisen hebben die niet volledig worden gedekt door de basisset van semantische normen.

Regionale of nationale wetgeving: Wetten en regelgeving rondom facturatie kunnen sterk variëren per land of regio, wat aanpassingen noodzakelijk maakt om aan deze specifieke vereisten te voldoen.

Specifieke zakelijke processen: Bedrijven kunnen unieke operationele processen hebben die specifieke data-elementen of structuren vereisen in hun e-facturatiepraktijken.

Een CIUS maakt een semantische norm specifieker, dus strenger. Meestal worden optionele velden of specifieke waarden vereist in bepaalde situaties waarbij dit belangrijk is in die toepassing. Zo kan in Nederland een KvK nummer of OIN nummer verplicht zijn als identifier van een organisatie, terwijl dit buiten Nederland niet van toepassing is.

Het is belangrijk om terughoudend te zijn bij het gebruik van CIUS-sen, aangezien de complexiteit toeneemt en de interoperabiliteit afneemt. Daarnaast brengt een CIUS kosten met zich mee voor onderhoud en implementatie in de markt.

Een goede toepassing van een extensie (uitbreiding) is om hiermee optionele gegevens toe te voegen aan een document. Door gegevens niet verplicht te maken kan men wel kiezen om de voordelen van het gebruik te implementeren. Zoals bijvoorbeeld de meterstanden die in de SEEF (energie extensie) zitten. Als je deze meterstanden niet gebruikt is dat geen probleem en kan de factuur prima worden verwerkt.

Wat is een syntax?

Terwijl semantische normen de "wat" van de gegevens bepalen, focussen syntaxen op de "hoe" - de manier waarop gegevens worden gestructureerd en geformatteerd voor elektronische uitwisseling. Syntaxen zoals XML (eXtensible Markup Language) of JSON (JavaScript Object Notation) bieden een raamwerk voor het coderen van documenten, zodat deze door computersystemen kunnen worden gelezen en verwerkt.

In de context van e-facturatie zijn UBL (Universal Business Language) en UN/CEFACT twee prominente voorbeelden van syntaxen die worden gebruikt om de uitwisseling van elektronische documenten, waaronder facturen, te faciliteren. Elk van deze syntaxen biedt een raamwerk voor het coderen van informatie zodat deze door computersystemen gelezen en verwerkt kan worden, waarbij de interoperabiliteit tussen verschillende technologieën en platforms wordt gewaarborgd.

Beide syntaxen kunnen worden gebruikt voor het opstellen van een BISv3 of NLCIUS factuur.

UBL (Universal Business Language)

UBL is ontwikkeld door de organisatie OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) en is specifiek ontworpen om de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals facturen, orders, en verzendnota's, te standaardiseren. UBL maakt gebruik van XML (eXtensible Markup Language) om een standaard set van bedrijfsdocumenten te definiëren:

Flexibiliteit en Uitbreidbaarheid: UBL is zo ontworpen dat het gemakkelijk kan worden aangepast en uitgebreid om aan specifieke bedrijfsbehoeften en -processen te voldoen, zonder de algemene compatibiliteit te verliezen.

Internationale Adoptie: Het wordt breed gebruikt in internationale handel en door overheidsinstanties, mede dankzij de brede ondersteuning en adoptie binnen het PEPPOL-netwerk voor grensoverschrijdende transacties.

UN/CEFACT

UN/CEFACT, ontwikkeld door de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties, is gericht op het verbeteren van de mogelijkheid om elektronische handel te bedrijven en draagt bij aan de ontwikkeling van standaarden voor de uitwisseling van elektronische gegevens. UN/CEFACT gebruikt meerdere formaten, waaronder XML, maar staat ook bekend om zijn werk in het definiëren van EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), een ouder, maar nog steeds veelgebruikt formaat voor elektronische gegevensuitwisseling:

Breed Spectrum aan Toepassingen: UN/CEFACT richt zich niet alleen op facturatie maar biedt een uitgebreid framework voor verschillende aspecten van elektronische handel en gegevensuitwisseling.

Focus op Internationale Handel: De standaarden en aanbevelingen van UN/CEFACT zijn ontworpen om de efficiëntie en interoperabiliteit van internationale handelsprocessen te verbeteren.

Syntax Mapping en Validatie-artifacten

In de wereld van e-facturatie zijn "syntax mapping" en "validatie-artifacten" cruciale componenten die zorgen voor een soepele, accurate data-uitwisseling tussen verschillende systemen en standaarden. Hieronder verkennen we wat deze termen betekenen en waarom ze belangrijk zijn.

Syntax Mapping

Hiermee komt de semantiek en de syntax bij elkaar. Syntax mapping koppelt elementen van een semantische standaard (de betekenis en inhoud van de informatie) aan een specifieke syntax (de formaat en codering van de informatie) zoals UBL of UN/CEFACT. Hiermee wordt de semantische factuur (BISv3) onafhankelijk gedefinieerd van de syntax (UBL). Dit proces is dus essentieel wanneer dezelfde semantische informatie moet worden uitgedrukt in verschillende technische formaten, afhankelijk van de eisen van het ontvangende systeem of het gebruikte netwerk.

Validatie-artifacten

Validatie-artifacten zijn tools of bestanden die gebruikt worden om te controleren of een elektronisch document (zoals een e-factuur) voldoet aan een bepaalde standaard of set van regels. Deze kunnen bestaan uit schemas (XSD), regels voor bedrijfslogica (Schematron), of andere specificaties die gebruikt worden om de structuur, inhoud, en consistentie van de data te valideren.

In het mooiste geval worden de validatieregels gedefinieerd in de semantische standaard, zodat deze kunnen worden toegepast op verschillende syntaxen. Daarmee is de validatieregel van de NLCIUS inhoudelijk gelijk tussen een UBL en een UN/CEFACT, maar zijn de velden in de xml en de formules om deze validatie uit te voeren verschillend.

Conclusie: geïntegreerde benadering van e-facturatie

De digitale transformatie van financiële processen, en in het bijzonder e-facturatie, vereist een gestructureerde en geïntegreerde benadering. De implementatie en het succes van e-facturatie hangen af van een diep begrip en effectief gebruik van semantische normen, syntax mapping, en validatie-artifacten. Deze drie elementen vormen samen de ruggengraat van een efficiënt, betrouwbaar en interoperabel e-facturatiesysteem.

Semantische normen zorgen voor een gemeenschappelijke taal en begrip, wat essentieel is voor het correct interpreteren van de factuurgegevens tussen verschillende partijen en systemen. Syntax mapping maakt het mogelijk deze universele begrippen te vertalen naar verschillende technische formaten, waardoor de gegevensuitwisseling tussen diverse boekhoudsystemen en bedrijfssoftware wordt gefaciliteerd. Validatie-artifacten, ten slotte, garanderen de integriteit en conformiteit van de e-facturen met de vastgestelde normen en specificaties, wat cruciaal is voor automatische verwerking en compliance.

De geïntegreerde toepassing van deze componenten draagt aanzienlijk bij aan het succes van e-facturatie door: Efficiëntie en automatisering te verhogen, waardoor het facturatieproces sneller en minder foutgevoelig wordt. Interoperabiliteit tussen verschillende systemen en organisaties te bevorderen, essentieel voor internationale handel en elektronische overheidsopdrachten. Te zorgen voor compliance met regionale en internationale regelgeving, wat bijdraagt aan een soepele zakelijke werking en het vermijden van juridische complicaties.

Referenties

Voor de samenstelling van dit artikel en om een diepgaander inzicht in de materie te verkrijgen, zijn de volgende bronnen en literatuur aanbevolen:

Europese Commissie - E-facturatie: Biedt uitgebreide richtlijnen en resources over e-facturatie binnen de EU, inclusief de EN16931 norm.

PEPPOL: Voor documentatie en implementatiegidsen gerelateerd aan het PEPPOL-netwerk en BIS-specificaties.

OASIS UBL en UN/CEFACT: Voor technische specificaties en documentatie over deze veelgebruikte syntaxen.

W3C XML Schema (XSD): Voor inzichten in de basis van XML-validatieschemas.