Alles over e-facturatie
Inleiding tot e-facturatie
E-facturatie is een proces dat bedrijven in staat stelt om facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen. Dit proces maakt gebruik van standaardformaten en technologieën om de efficiëntie te verbeteren, de kosten te verlagen en de nauwkeurigheid te vergroten. De mogelijkheden gaan zover dat, zonder tussenkomst van mensen, facturen van de ene boekhouding in de andere boekhouding kunnen worden geboekt. Ofwel: een automatische administratie.
Belangrijke Aspecten van E-facturatie
- Efficiëntie: E-facturatie vermindert de tijd die nodig is voor het opstellen, verzenden en verwerken van facturen. Het elimineert handmatige stappen, wat leidt tot snellere betalingen en minder fouten.
- Kostenbesparing: Door het gebruik van elektronische facturen kunnen bedrijven besparen op papier, printen, verzenden en opslagkosten.
- Nauwkeurigheid en Compliance: E-facturatie zorgt voor minder fouten in facturen door geautomatiseerde validatie en controlemechanismen. Dit helpt bedrijven om te voldoen aan wettelijke eisen en normen zoals Peppol.
- Milieuvriendelijk: Het verminderen van papierverbruik en transportbehoeften draagt bij aan duurzaamheid en milieubescherming.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een elektronische factuur die aan dezelfde eisen moet voldoen als een factuur op papier of in PDF-vorm, zoals het vermelden van een uniek factuurnummer en het btw-nummer en KvK-nummer van de verzender. Een e-factuur is een technisch bestand, dat door een ‘robot’ gelezen kan worden. De gegevens in een e-factuur staan altijd op een vaste plek met een vaste codering, waardoor deze automatisch te verwerken is.
Waarom e-factureren?
E-facturatie is snel, betrouwbaar en veilig. Facturen kunnen rechtstreeks worden uitgewisseld tussen ERP-systemen, waardoor de verwerkingstijd wordt verkort en fouten worden verminderd. Het gebruik van een beveiligd netwerk maakt de uitwisseling veiliger dan via e-mail. Daarnaast wordt e-facturatie steeds vaker verplicht gesteld door overheden. Deze verplichtingen komen voort uit initiatieven zoals de VAT in a Digital Age (ViDA), die tot doel hebben de btw-fraude te verminderen en de belastinginning te moderniseren. Overheden stimuleren en soms zelfs verplichten bedrijven om e-facturatie te gebruiken, omdat het een efficiënter en transparanter systeem biedt voor zowel de belastingdienst als de bedrijven zelf.
Stappen in het verzenden van e-facturen
1. Aanlevering
• Facturatie software: Facturen worden gegenereerd door gespecialiseerde facturatiesoftware of in het boekhoudpakket en (direct) ingediend via het ecosysteem van het Peppol Access Point of de Peppol Serviceprovider. • Portaal: Bedrijven kunnen hun facturen uploaden via een online portaal dat door de het Peppol Access Point of de Peppol Serviceprovider wordt aangeboden. Dit portaal biedt een gebruiksvriendelijke interface voor het handmatig invoeren en uploaden van facturen. Voor beginnende gebruikers of bedrijven met kleine aantallen facturen biedt een partij zoals eConnect de mogelijkheid om deze via het portaal aan te maken. • Directe aansluiting: Facturen kunnen via een directe verbinding worden ingestuurd. Boekhoudpakketten of facturatiesystemen implementeren hiervoor ‘peppolfirst’ (zie toelichting in dit artikel). • Secure mail: Facturen worden verzonden via beveiligde e-mailkanalen om te zorgen voor privacy en integriteit van de gegevens tijdens de overdracht.
2. Verwerking
• PDF-conversie: Facturen in PDF-formaat worden omgezet naar een standaard e-facturatieformaat. • Normaliseren: De gegevens op de facturen worden omgezet naar een uniform formaat, waardoor consistente en nauwkeurige verwerking mogelijk wordt. • Verrijken & valideren: Gegevens worden gecontroleerd en aangevuld met ontbrekende informatie om de nauwkeurigheid en volledigheid van de facturen te garanderen. • Afleverdetectie: Er wordt gecontroleerd of de factuur succesvol kan worden afgeleverd bij de ontvanger en in welk formaat dit moet gebeuren. • Verwerking financieel: De factuur wordt verwerkt in de boekhouding.
3. Verzending
• Directe aansluiting: Facturen worden rechtstreeks verzonden naar de ontvanger via een veilige en directe elektronische verbinding. Als er geen directe aansluiting is wordt gekeken of de ontvanger op een ander e-facturatie netwerk dan Peppol bereikbaar is. • Andere netwerken: Facturen kunnen worden verzonden via verschillende andere e-facturatienetwerken, afhankelijk van de voorkeuren van de ontvanger. Als de ontvanger niet op een ander e-facturatie netwerk dan Peppol bereikbaar is, wordt gekeken of de ontvanger op Peppol is aangesloten. • Peppol: Facturen worden verzonden via het Peppol-netwerk. Als de ontvanger niet is gedetecteerd in één van de vorige stappen, wordt de factuur per e-mail verstuurd. • E-mail met betaallink: Facturen worden verzonden met een betaallink via e-mail, waardoor de ontvanger gemakkelijk en snel kan betalen.
Stappen in het ontvangen van e-facturen
1. Aanlevering
• Portaal: Facturen kunnen worden ontvangen via een online portaal waar leveranciers hun facturen kunnen uploaden. • Peppol: Facturen kunnen worden ontvangen via het Peppol-netwerk. • Andere netwerken: Facturen kunnen worden ontvangen via verschillende andere e-facturatienetwerken, afhankelijk van waar de leverancier geregistreerd is. • Directe aansluiting: Facturen kunnen via een directe elektronische verbinding worden ontvangen. •E-mail: Facturen worden via e-mail ontvangen en vervolgens automatisch verwerkt door de e-facturatiedienst. Vaak wordt de e-mailbox voor facturen ook gebruikt voor andere – al dan niet – financiële documenten. eConnect heeft hiervoor ‘e-mail classificatie’ ontwikkeld, zodat het beheer van e-mailbox(en) niet door medewerkers hoeft te worden gedaan, en het eruit filteren van welke e-mails facturen bevatten geautomatiseerd plaatsvindt. • Papier: Papieren facturen worden gescand en gedigitaliseerd om te worden geïntegreerd in het elektronische verwerkingsproces. eConnect biedt ‘Recognition as a Service’ aan, waarbij 100% van de papieren facturen wordt aangeleverd als electronische factuur.
2. Automatische verwerking
• Scannen: Papieren facturen worden gescand en omgezet naar digitale formaten voor verdere verwerking. • Classificatie: Facturen worden geclassificeerd op basis van hun inhoud. • PDF-conversie: Digitale facturen in PDF-formaat worden omgezet naar een standaard e-facturatieformaat, er wordt een e-factuur van gemaakt. • Normaliseren: De gegevens op de facturen worden omgezet naar een uniform formaat, waardoor consistente en nauwkeurige verwerking mogelijk wordt. • Verrijken & valideren: Gegevens worden gecontroleerd en aangevuld met ontbrekende informatie om de nauwkeurigheid en volledigheid van de facturen te garanderen. • Boekingsvoorstel: Een boekingsvoorstel wordt gegenereerd voor de factuur, de factuur snel en nauwkeurig geboekt kan worden in het financiële systeem. • Verwerking financieel: De factuur wordt verwerkt in de boekhouding.
3. Automatische terugkoppeling
• Acceptatie: De e-facturen worden herkend en pakbonnen, herinneringen of onleesbare documenten worden afgekeurd en eruit gefilterd. • Validatie: Meldingen zoals ontvangstbevestiging, dubbele factuur, onjuiste referentie of onjuiste XML worden automatisch gegenereerd en teruggestuurd naar de verzender voor correctie. • Verwerking: Statusupdates zoals goedgekeurd, afgekeurd of betaalbaar gesteld worden automatisch verwerkt en teruggekoppeld aan de verzender.
Peppolfirst
PeppolFirst is zowel een initiatief dat boekhoudsoftware en ERP-systemen configureert om Peppol als het standaard e-facturatienetwerk te gebruiken. Dit betekent dat wanneer PeppolFirst is geïmplementeerd in een boekhoudpakket, het systeem automatisch Peppol kiest voor het verzenden en ontvangen van e-facturen, tenzij specifiek anders aangegeven door de gebruiker. Als Peppolfirst is geïmplementeerd in het boekhoudpakket, wordt bij verzending eerst een API-call gedaan naar het Peppol Access Point, om te verifiëren of de ontvanger op Peppol aangesloten is. Als dat het geval is wordt er vanzelfsprekend vanuit gegaan dat Peppol het voorkeurs ontvangst kanaal is.
Hoe werkt PeppolFirst in een boekhoudpakket?
Wanneer PeppolFirst is geïmplementeerd in een boekhoudpakket, werkt het proces als volgt: Configuratie en Integratie: Automatische Standaardinstelling: Peppol wordt automatisch ingesteld als het standaard e-facturatienetwerk binnen de boekhoudsoftware. De boekhoudsoftware integreert met het Peppol-netwerk, waardoor gebruikers zonder extra configuratie e-facturen kunnen verzenden en ontvangen via Peppol. Factuurverzending: Wanneer een gebruiker een factuur maakt, wordt deze automatisch geformatteerd volgens de Peppol-standaarden. De boekhoudsoftware detecteert vervolgens de ontvanger's e-facturatieadres op het Peppol-netwerk en verzendt de factuur automatisch via Peppol. De verzender ontvangt een bevestiging van succesvolle verzending en kan de status van de factuur volgen binnen het Peppol-netwerk. Factuurontvangst: Ontvangen e-facturen worden automatisch gedownload van het Peppol-netwerk en geïmporteerd in de boekhoudsoftware. De software valideert de factuurgegevens en voert geautomatiseerde controles uit. Correcte facturen worden direct geboekt in het systeem, terwijl bij fouten een melding naar de gebruiker wordt gestuurd voor verdere actie.
Voordelen van invoice response messages berichten
Met e-retourberichten (e-return), ook wel invoice response messages (IRM) genoemd, ontvang je automatisch statusupdates van verzonden e-facturen. Deze berichten geven inzicht in de lokatie en status van de factuur en stellen je in staat om sneller actie te ondernemen bij problemen. e-Retourberichten dragen bij aan een betere relatie met de klant door een gestructureerde feedbackloop. Leveranciers kunnen eerder actie ondernemen als de factuur wordt betwist, de cashflow sneller up-to-date brengen bij goedkeuring of betaling, en statussen automatisch aanpassen in het ERP-systeem, wat handmatige aanpassingen bespaart. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het versturen van facturen per e-mail, omdat het niet alleen fijn is om te weten dat je factuur goed afgeleverd wordt, maar ook belangrijk is om te weten wanneer het niet goed gaat. Bijvoorbeeld, als het ordernummer niet klopt, kan de ontvanger automatisch een statusupdate terugsturen met het verzoek om een nieuwe factuur op te sturen met het juiste ordernummer (PO-nummer).
Peppol netwerk versus andere e-facturatie netwerken
Peppol is een open netwerk met uniforme factuurstandaarden en diverse serviceproviders, wat het laagdrempeliger maakt voor bedrijven om zich aan te sluiten en gebruik te maken van de voordelen. Peppol is ontworpen om interoperabiliteit mogelijk te maken tussen verschillende e-facturatienetwerken, wat zorgt voor een gestandaardiseerde en eenvoudige uitwisseling van elektronische documenten. Andere netwerken zoals Coupa, Tungsten en Ariba zijn gesloten netwerken met hun eigen factuurstandaarden, wat betekent dat gebruikers vaak moeten inloggen om facturen te verzenden, wat extra werk en hogere kosten met zich meebrengt. De transformatie van het ene naar het andere e-factuurformaat wordt doorgaans uitbesteed aan een Peppol Service Provider.
Het verschil tussen conversie en transformatie
Conversie is van bijvoorbeeld PDF naar e-factuur en transformatie is van e-factuur naar e-factuur.
Adoptie van e-facturatie
De adoptie van e-facturatie ligt in omringende landen een stuk hoger dan in Nederland. Hier is het percentage e-facturen in de afgelopen jaren nog niet significant gestegen. Een van de redenen hiervoor is dat de overheid subsidies geeft voor de ontwikkeling van alternatieve netwerken in plaats van één duidelijke keuze te maken voor een standaard netwerk zoals Peppol. Dit zorgt ervoor dat ondernemers in sommige branches hun eigen standaarden voor het transport van e-facturen blijven ontwerpen, wat de complexiteit en kosten voor serviceproviders verhoogt.
