Alles over elektronische facturatie

Inleiding tot elektronische facturatie

Elektronische facturatie (e-facturatie) is een proces waarmee bedrijven facturen elektronisch kunnen verzenden en ontvangen. Dit proces maakt gebruik van gestandaardiseerde formaten en technologieën om de efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen en de nauwkeurigheid te vergroten. De mogelijkheden gaan zelfs zo ver dat facturen, zonder menselijke tussenkomst, automatisch van het ene boekhoudsysteem naar het andere kunnen worden geboekt, waardoor een "automatische administratie" ontstaat.

Belangrijke aspecten van elektronische facturatie

1. Efficiëntie: Elektronische facturatie vermindert de tijd die nodig is om facturen voor te bereiden, te verzenden en te verwerken. Het elimineert handmatige stappen, wat leidt tot snellere betalingen en minder fouten.
2. Kostenbesparing: Door gebruik te maken van elektronische facturen besparen bedrijven op papier-, print-, verzend- en opslagkosten.
3. Nauwkeurigheid en naleving: Elektronische facturatie vermindert fouten door geautomatiseerde validatie- en controlemethoden. Dit helpt bedrijven om te voldoen aan de wettelijke vereisten en normen zoals die van Peppol.
4. Milieuvriendelijkheid: Vermindering van het papiergebruik en de behoefte aan transport draagt bij aan duurzaamheid en milieubescherming.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur die aan dezelfde eisen moet voldoen als een papieren factuur of een PDF-factuur, zoals het vermelden van een uniek factuurnummer, het btw-nummer en het handelsregisternummer van de verzender. Een e-factuur is een technisch bestand dat door een "robot" kan worden gelezen. De gegevens van een e-factuur staan altijd op vaste locaties met een vaste codering, waardoor automatische verwerking mogelijk is.

Waarom elektronische facturatie gebruiken?

Elektronische facturatie is snel, betrouwbaar en veilig. Facturen kunnen rechtstreeks tussen ERP-systemen worden uitgewisseld, waardoor de verwerkingstijd wordt verkort en fouten worden geminimaliseerd. Het gebruik van een beveiligd netwerk maakt de uitwisseling veiliger dan via e-mail. Bovendien wordt elektronische facturatie steeds vaker opgelegd door overheden in het kader van initiatieven zoals VAT in a Digital Age (ViDA), die gericht zijn op het verminderen van btw-fraude en het moderniseren van de belastinginning. Overheden stimuleren, en verplichten soms, bedrijven om over te stappen op elektronische facturatie, omdat het een efficiënter en transparanter systeem biedt voor belastingdiensten en bedrijven.

Stappen in het versturen van e-facturen

1. Indiening

• Facturatiesoftware: De facturen worden gegenereerd door gespecialiseerde facturatiesoftware of in het boekhoudsysteem, en vervolgens (direct) ingediend via het ecosysteem van het Peppol Access Point of de Peppol-dienstverlener.
• Portaal: Bedrijven kunnen hun facturen uploaden via een online portaal dat wordt aangeboden door het Peppol Access Point of de Peppol-dienstverlener. Dit portaal biedt een gebruiksvriendelijke interface voor het handmatig invoeren en uploaden van facturen. Voor nieuwe gebruikers of bedrijven met een klein aantal facturen biedt een dienstverlener zoals eConnect de mogelijkheid om deze facturen via het portaal te creëren.
• Directe verbinding: Facturen kunnen worden ingediend via een directe verbinding. Boekhoud- of facturatiesystemen implementeren een 'Peppol-first'-benadering (zie uitleg in dit artikel).
• Beveiligde e-mail: De facturen worden verzonden via beveiligde e-mailkanalen om de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens tijdens de overdracht te waarborgen.

2. Verwerking

• PDF-conversie: De facturen in PDF-formaat worden omgezet in een standaardformaat voor elektronische facturatie.
• Normalisatie: De gegevens van de facturen worden omgezet in een uniform formaat om consistente en nauwkeurige verwerking mogelijk te maken.
• Verrijking en validatie: De gegevens worden gecontroleerd en aangevuld met ontbrekende informatie om de nauwkeurigheid en volledigheid van de facturen te waarborgen.
• Leveringsdetectie: Er wordt gecontroleerd of de factuur succesvol kan worden afgeleverd bij de ontvanger en in welk formaat deze moet worden verzonden.
• Financiële verwerking: De factuur wordt verwerkt in de boekhouding.

3. Verzending

• Directe verbinding: De facturen worden rechtstreeks naar de ontvanger verzonden via een beveiligde elektronische verbinding. Als er geen directe verbinding beschikbaar is, wordt gecontroleerd of de ontvanger toegankelijk is via een ander netwerk voor elektronische facturatie dan Peppol.
• Andere netwerken: De facturen kunnen via verschillende andere netwerken voor elektronische facturatie worden verzonden, afhankelijk van de voorkeuren van de ontvanger. Als de ontvanger niet toegankelijk is via een ander netwerk voor elektronische facturatie, wordt gecontroleerd of de ontvanger is aangesloten op Peppol.
• Peppol: De facturen worden verzonden via het Peppol-netwerk. Als de ontvanger niet is gevonden in de vorige stappen, wordt de factuur per e-mail verzonden.
• E-mail met betalingslink: De facturen worden verzonden met een betalingslink via e-mail, waarmee de ontvanger snel en eenvoudig kan betalen.

PeppolFirst

PeppolFirst is een initiatief dat boekhoudsoftware en ERP-systemen configureert om Peppol als standaard netwerk voor elektronische facturatie te gebruiken. Dit betekent dat wanneer een systeem PeppolFirst integreert, het automatisch Peppol kiest voor het verzenden en ontvangen van e-facturen, tenzij de gebruiker anders aangeeft. Als PeppolFirst in de boekhoudsoftware is geïmplementeerd, wordt een controle via een API uitgevoerd om te verifiëren of de ontvanger is aangesloten op Peppol. Als dat het geval is, wordt Peppol beschouwd als het voorkeurskanaal voor ontvangst.

Hoe werkt PeppolFirst in boekhoudsoftware?

Wanneer PeppolFirst in boekhoudsoftware is geïntegreerd, verloopt het proces als volgt:

• Configuratie en integratie: Peppol wordt automatisch ingesteld als het standaard netwerk voor elektronische facturatie in de boekhoudsoftware. De software wordt geïntegreerd met het Peppol-netwerk, waardoor gebruikers e-facturen kunnen verzenden en ontvangen zonder extra configuratie.
• Verzenden van facturen: Wanneer een gebruiker een factuur aanmaakt, wordt deze automatisch opgemaakt volgens de Peppol-normen. De boekhoudsoftware detecteert vervolgens het elektronische facturatieadres van de ontvanger op het Peppol-netwerk en verzendt de factuur automatisch via Peppol. De verzender ontvangt een bevestiging van succesvolle verzending en kan de status van de factuur volgen in het Peppol-netwerk.
• Ontvangen van facturen: De ontvangen e-facturen worden automatisch gedownload van het Peppol-netwerk en geïmporteerd in de boekhoudsoftware. De software valideert de factuurgegevens en voert geautomatiseerde controles uit. Correcte facturen worden automatisch geboekt in het systeem, terwijl bij fouten een melding naar de gebruiker wordt gestuurd voor verdere actie.

Voordelen van factuurresponssignalen (invoice response messages)

Met retourberichten (e-return), ook wel invoice response messages (IRM) genoemd, ontvang je automatisch statusupdates voor de verzonden e-facturen. Deze berichten geven informatie over de locatie en status van de factuur, waardoor snel actie kan worden ondernomen in geval van een probleem.

De e-retouren verbeteren de relatie met klanten door een gestructureerde feedbackloop te creëren. Leveranciers kunnen sneller reageren bij geschillen, de kasstromen bijwerken na goedkeuring of betaling, en de statussen automatisch aanpassen in het ERP-systeem, waardoor handmatige wijzigingen worden verminderd. Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van het verzenden van facturen via e-mail, omdat het niet alleen belangrijk is om te weten dat je factuur correct is afgeleverd, maar ook om een melding te ontvangen in geval van een probleem. Bijvoorbeeld, als het inkoopordernummer (PO) incorrect is, kan de ontvanger automatisch een update sturen met een verzoek om de factuur opnieuw uit te geven met het correcte inkoopordernummer.

Peppol-netwerk versus andere netwerken voor elektronische facturatie

Peppol is een open netwerk met geharmoniseerde facturatienormen en diverse dienstverleners, wat het voor bedrijven gemakkelijker maakt om toegang te krijgen en te profiteren van de voordelen. Peppol is ontworpen om interoperabiliteit tussen verschillende netwerken voor elektronische facturatie mogelijk te maken, wat zorgt voor een gestandaardiseerde en vereenvoudigde uitwisseling van elektronische documenten. Andere netwerken, zoals Coupa, Tungsten en Ariba, zijn gesloten netwerken met hun eigen facturatienormen, wat gebruikers vaak verplicht om in te loggen om facturen te verzenden, wat leidt tot meer werk en extra kosten. De transformatie van het ene elektronische factuurformaat naar het andere wordt meestal toevertrouwd aan een Peppol-dienstverlener.

Verschil tussen conversie en transformatie

• Conversie: dit betreft bijvoorbeeld de omzetting van een PDF-bestand naar een e-factuur.
• Transformatie: dit betreft de omzetting van een e-factuur van het ene formaat naar het andere.

Adoptie van elektronische facturatie

De adoptie van elektronische facturatie is in de buurlanden veel hoger dan in Nederland. Het percentage e-facturen is de afgelopen jaren niet significant toegenomen. Een van de redenen hiervoor is dat de overheid de ontwikkeling van alternatieve netwerken subsidieert in plaats van een duidelijke keuze te maken voor een standaardnetwerk zoals Peppol. Dit zorgt ervoor dat sommige sectoren hun eigen normen ontwikkelen voor het transport van e-facturen, waardoor de complexiteit en kosten voor dienstverleners toenemen.