De uitzendbranche kan efficiënter werken met digitale urenbriefjes via Peppol

In 2023 creëerde de Nederlandse Peppol autoriteit (NPa), samen met SETU, de mogelijkheid om SETU-standaard berichten over het Peppol-netwerk te versturen. SETU zorgt voor standaardisatie van elektronische gegevensuitwisseling tussen uitzendbureaus en inleners in de flexbranche. Recentelijk is een leertraject afgerond waarin het digitale urenbriefje ofwel de e-timecard succesvol over Peppol is verzonden van de Belastingdienst naar Randstad Uitzendbureau.

We spraken met projectleider Lieke de Koe (foto) bij CPO-office van BZK (Ministerie van Binnenlandse Zaken) over dit project en de toekomst van digitale gegevensuitwisseling in de uitzendbranche.

Wat houdt het project "Realisatie nieuwe berichten" precies in?

Lieke: "De Rijksoverheid wil als inkopende organisatie vanuit één profiel zakendoen, effectiever kunnen sturen en bijsturen op haar inkoopdoelstellingen en in staat zijn om sneller en beter verantwoording af te leggen over wat en hoe we inkopen en wat de maatschappelijke impact hiervan is.

Een van de doelstelling om dit te realiseren is “gemakkelijk en eenduidig zakendoen”. Zakenpartners van de Rijksoverheid moeten zo min mogelijk last hebben van de verscheidenheid aan werkprocessen bij de verschillende Rijksdiensten. Tegelijkertijd streeft de Rijksoverheid naar laagdrempeligheid: zij wil zakenpartners zo min mogelijk op kosten jagen, of complexe aansluittrajecten eisen op inkoopsystemen van het Rijk. Daarom wordt zoveel mogelijk ingezet op het gebruik van open marktstandaarden en een open infrastructuur.

Dit maakt dan ook dat wij werken aan het realiseren van ‘nieuwe’ berichten via open marktstandaarden, in het project “realisatie nieuwe berichten". We werken daar met leertrajecten. Dit specifieke leertraject, de ‘timecards’, was erop gericht om een digitaal urenbriefje over het Peppolnetwerk te versturen van de opdrachtgever naar de leverancier.”

Wat is jouw rol in dit leertraject?

"Als projectleider zorg ik dat de juiste mensen met de juiste kennis aan tafel zitten om het leertraject uit te voeren. Nu het traject succesvol is afgerond, gaan we door naar het opzetten van de Basis Tijdkaart Rijk ofwel de BTR.

Vertel iets meer over de samenwerking tussen de NPa en SETU?

"Ministerie van BZK is beleidsmatig verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken en verantwoordelijkheden die de positie van Peppol-autoriteit met zich meebrengen. Om vorm te geven aan de uitvoering, heeft het ministerie van BZK de Nederlandse Peppol-autoriteit (NPa) in het leven geroepen.

De NPa heeft als ambitie om het Peppol-netwerk uit te breiden. De samenwerking met SETU is hier een goed voorbeeld van. We verwachten dat dit een positieve impact zal hebben op zowel het aantal eindgebruikers als het aantal uitgewisselde procurement berichten binnen de uitzendbranche."

Over hoeveel urenbriefjes hebben we het? Wat is het volume?

"Belastingdienst en OCW-DUO zullen als eerste live gaan. Gezamenlijk gaat dit om ongeveer 50.000 urenbriefjes op jaarbasis die zullen worden uitgewisseld met Randstad."

Hoe groot is de potentiële markt voor het digitale urenbriefje?

"De potentiële markt is groot. Elke organisatie die te maken heeft met flexibele arbeidskrachten kan gebruik maken van niet alleen de urenbriefjes maar ook de andere SETU-berichten. Dit omvat aanbieders en afnemers van flexibele arbeidskrachten, maar ook softwareleveranciers die producten leveren gericht op de ondersteuning van het inhuurproces."

Hoe verliep de samenwerking met eConnect in het leertraject?

"Ik ben zeer tevreden over de samenwerking met eConnect. Niet alleen de samenwerking maar ook de kennis en expertise. De architect van eConnect beschikt over aanzienlijke expertise. Interessant is dat hij niet aarzelt om samen te werken met ‘corner 3’, een collega-serviceprovider, om het leertraject succesvol te maken. Dit getuigt van een proactieve en collaboratieve aanpak, wat essentieel is voor het slagen van dergelijke projecten.”

Wat zijn de voordelen van de e-timecard?

"De voordelen zitten in de hoeveelheid urenbriefjes in het inhuurproces (die per medewerker meestal wekelijks worden ingevoerd) en vooral ook in het feit dat gewerkt gaat worden met één goedgekeurd urenbriefje, dat desgewenst in verschillende systemen kan worden ingevoerd. Zowel de opdrachtgever als leverancier werkt met hetzelfde goedgekeurde urenbriefje."

Hoe gaan jullie de adoptie verhogen?

"Adoptie verhogen kunnen we uiteraard niet alleen. Het is cruciaal dat zowel de uitzendbranche als inleners de toegevoegde waarde zien van digitale gegevensuitwisseling via het Peppol netwerk. Door ons succes te delen hopen we beide partijen te enthousiasmeren."

Zie je het urenbriefje internationaal zijn vlucht nemen?

"Als Nederland zijn we voorloper op dit gebied. Vanuit andere Peppol autoriteiten hebben we al vernomen dat zij onze ontwikkelingen nauwlettend volgen en zeer geïnteresseerd zijn om dit ook in hun land op te nemen."

Wat zijn de plannen na de uitzendbranche?

"Voorlopig hebben we onze handen vol aan de SETU berichtenset. Na de urenbriefjes gaan we verder met de volgende SETU-berichten. Samen met de NPa onderzoeken we ook hoe we andere branches en sectoren kunnen aansluiten, zoals de logistieke sector en zorgsector."

Voor meer gedetailleerde informatie over de e-timecard en een volledige weergave van dit interview kunt u onze kennisbank raadplegen.