Chaque facture sur la plateforme eConnect possède un statut indiquant où le document se trouve dans le processus de traitement. Les statuts diffèrent entre les factures entrantes (achat) et sortantes (vente).

Les statuts « En cours d'approbation », « Approuvée », « Approuvée pour paiement » et « Rejetée » sont utilisés lorsqu'un workflow d'approbation est configuré. Sans workflow, une facture arrive directement au statut « Reçue » et vous pouvez éventuellement la marquer manuellement comme payée. Les statuts « Paiement initié » et « Collection successfull » apparaissent dans les processus de paiement et de prélèvement automatisés.

Un changement de statut dans la Boîte de réception (par exemple vers Téléchargée, Approuvée, Rejetée, ou familier « mark as done » / terminée) ne modifie que le libellé du statut. Le document reste en place. Les factures dans la Boîte de réception ne peuvent pas être supprimées. Il n'y a aucune retransmission vers le logiciel connecté, l'ERP ou la route de téléchargement API.

Scénario : la facture est déjà correcte dans votre ERP/logiciel, mais le statut plateforme n'est pas encore à jour. Modifiez alors uniquement le statut. N'utilisez pas Reproposer le téléchargement API : cette action repropose bien le document à la connexion (risque de proposition en double). Reproposer n'est destiné qu'en cas de non-transmission réelle.

Avez-vous marqué par erreur une facture comme terminée ou Téléchargée sans la télécharger ? Procédez ainsi :

1. Allez dans la Boîte de réception sur platform.econnect.eu.
2. Recherchez par numéro de facture (filtre de statut sur Téléchargée ou Toutes si nécessaire).
3. Ouvrez la facture et téléchargez-la à nouveau en PDF et/ou XML depuis l'écran de détail.

Voir aussi Modifier le statut d'une facture d'achat et Télécharger la facture XML.

Via Peppol, la facture arrive sous forme d'UBL/XML structuré. Un PDF n'est présent que si :

1. le fournisseur a intégré un PDF dans l'UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), ou l'a envoyé séparément ; ou
2. le compte destinataire a la génération de PDF à partir du XML (plateforme historique, niveau compte ; modes : Si absent / Toujours / Jamais). Voir Générer PDF et fusion PDF.

PSB : la génération de PDF à la demande à partir de l'UBL n'est pas encore standard ; seul un PDF intégré est renvoyé. Une UBL sans PDF intégré signifie aucun PDF via la PSB.

XML uniquement sans PDF traité est normal lorsque le fournisseur n'a pas fourni de PDF et que la génération n'en a pas produit. Ce n'est pas une erreur de réception.

eConnect ne peut pas ajouter a posteriori un PDF expéditeur manquant ni réacheminer la facture avec un PDF qui n'a pas été reçu. PDF manquant ? Demandez au fournisseur d'envoyer le PDF pour la facture concernée et d'intégrer un PDF dans l'UBL pour les factures futures (ou de l'envoyer séparément).

Vue facture vs pièce jointe (plateforme) : un nœud PDF dans le XML ne signifie pas automatiquement une vue facture. Un PDF intégré ne compte comme PDF de facture dans la vue facture du tableau de bord que si cac:AdditionalDocumentReference contient la valeur de détection exacte :

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, sans espace), ou
• DocumentType = PrimaryImage

Le texte « Commercial Invoice » (avec espace) signifie la même chose, mais la détection de la plateforme suit le littéral exact ci-dessus. Sans cette balise, la plateforme traite le PDF comme une pièce jointe ordinaire, même si l'interface affiche « pièce jointe intégrée » : elle se trouve alors en bas du PDF fusionné au lieu d'être en tête comme vue facture. Avec la génération de PDF Si absent/Toujours, la plateforme peut malgré tout créer un PDF eConnect à partir du XML (souvent page de garde en premier au lieu du PDF original du fournisseur). Voir Structure d'une facture UBL.

Auto-vérification dans la Boîte de réception (platform.econnect.eu) — « quelle balise envoie ce fournisseur » :

1. Ouvrez la Boîte de réception, recherchez par numéro de facture ou fournisseur.
2. Vue détail/facture : si un PDF y est affiché, il est disponible (envoyé/intégré ou généré).
3. Pièces jointes : PDF supplémentaires ou spécifications du fournisseur.
4. Télécharger le XML via l'option de téléchargement de la facture, recherchez AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Voir Télécharger la facture XML.
5. CommercialInvoice / PrimaryImage manquant ? C'est un message pour le fournisseur (eConnect ne réécrit pas le XML) : demandez-lui d'intégrer le PDF de facture avec DocumentDescription CommercialInvoice dans l'UBL.

Variantes de recherche : omettre la page de garde des factures, PDF eConnect en premier, PDF original en premier, balise CommercialInvoice, DocumentDescription manquant, PrimaryImage, PDF intégré en pièce jointe, contacter le fournisseur pour la balise PDF, PDF manquant sur la plateforme, PDF manquant dans SAP, pièce jointe intégrée pas comme facture, pièce jointe dans le XML mais non visible, PDF fusionné pièce jointe en bas, Commercial Invoice espace vs CommercialInvoice.

Voir aussi : PDF via Peppol (chemin expéditeur et intégration).

Les statuts « En cours d'approbation », « Payée » et « Rejetée » des factures sortantes sont définis par la partie réceptrice, pas par vous en tant qu'expéditeur. Lorsque les deux parties utilisent la plateforme eConnect, les changements de statut sont automatiquement échangés. Lors d'un envoi via Peppol, le destinataire peut renvoyer un message de statut via l'Invoice Response Message. Tous les destinataires n'envoient pas de messages de statut ; cela peut expliquer des écarts dans les statuts des factures vers différents clients.

Lorsque l'expéditeur et le destinataire utilisent tous deux la plateforme eConnect, les changements de statut sont partagés en temps réel. Si le destinataire approuve une facture ou la marque comme payée, vous le voyez immédiatement dans votre Boîte d'envoi. L'inverse est également vrai : si vous marquez une facture d'achat comme payée, l'expéditeur peut voir ce statut dans son propre système.

Pour les factures envoyées via Peppol à un destinataire chez un autre prestataire, l'échange de statuts dépend du support des Invoice Response Messages chez la partie réceptrice. Tous les destinataires (ou leurs prestataires) n'envoient pas de messages de statut. Les statuts de factures comparables vers différents clients peuvent donc diverger, même si l'envoi lui-même a réussi.

La plateforme vérifie par défaut automatiquement les doublons. Ce comportement peut être désactivé sur demande. Lorsqu'une facture arrive et qu'elle a déjà été reçue, même via un canal différent, la nouvelle facture est marquée comme « Doublon ». La facture originale conserve son statut.

Une facture marquée comme doublon n'est pas automatiquement transmise à votre logiciel comptable. Le marquage est erroné ? Vous pouvez marquer la facture comme « Original » via le menu (trois points), après quoi elle sera traitée. En savoir plus dans Comment un doublon est-il détecté ?.

Variantes de recherche : contrôle de complétude flux de factures, export de statuts eConnect, contrôle de complétude Unit4 SFTP, réconciliation eConnect ERP, par facture ou par lot SFTP, ce qui est sur SFTP vs dans l'ERP.

Lors de la livraison vers un système ERP (par exemple Unit4 ERP CR) via To-SFTP, il y a trois étapes distinctes : eConnect reçoit et traite la facture, la PSB place le document sur le serveur SFTP, et l'ERP lit le dossier SFTP et comptabilise la facture. Ce sont des étapes indépendantes.

Le statut plateforme Téléchargée confirme seulement qu'eConnect a transmis ou mis le document à disposition. Ce n'est pas la preuve que l'ERP a aussi intégré la facture avec succès. Via SFTP, le logiciel destinataire ne renvoie pas de statut de comptabilisation à eConnect.

eConnect n'offre pas de rapport de complétude self-service distinct SFTP-versus-ERP. Pour le contrôle, combinez :

• les statuts et l'export dans la Boîte de réception (Reçue, Téléchargée, Rejetée) ;
• les fichiers dans le dossier d'entrée SFTP et le journal d'import de l'ERP (eConnect ne les voit pas).

La réconciliation se fait de préférence par numéro de facture, pas comme un comptage par lot : la route To-SFTP standard téléverse par document, pas en ZIP périodique. Voir aussi le contexte technique dans Intégration SFTP.

Dans le tableau de bord, vous voyez un aperçu visuel de vos statuts de factures. Les factures vertes sont entièrement traitées ; les factures orange sont reçues mais pas encore traitées. Un grand nombre de factures orange peut indiquer des doublons volontairement rejetés. C'est un comportement normal, pas une erreur.

Vous souhaitez modifier manuellement le statut d'une facture d'achat ? Consultez Modifier le statut d'une facture d'achat.

• Modifier le statut d'une facture d'achat
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• Retrouver les factures de vente envoyées