Chaque facture sur la plateforme eConnect possède un statut indiquant où le document se trouve dans le processus de traitement. Les statuts diffèrent entre les factures entrantes (achat) et sortantes (vente).

Les statuts « En cours d'approbation », « Approuvée », « Approuvée pour paiement » et « Rejetée » sont utilisés lorsqu'un workflow d'approbation est configuré. Sans workflow, une facture arrive directement au statut « Reçue » et vous pouvez la marquer manuellement comme payée.

Un changement de statut dans la Boîte de réception (par exemple vers Téléchargée, ou familier « mark as done » / terminée) ne modifie que le libellé du statut. Le document reste en place. Les factures dans la Boîte de réception ne peuvent pas être supprimées.

Avez-vous marqué par erreur une facture comme terminée ou Téléchargée sans la télécharger ? Procédez ainsi :

1. Allez dans la Boîte de réception sur platform.econnect.eu.
2. Recherchez par numéro de facture (filtre de statut sur Téléchargée ou Toutes si nécessaire).
3. Ouvrez la facture et téléchargez-la à nouveau en PDF et/ou XML depuis l'écran de détail.

Voir aussi Modifier le statut d'une facture d'achat.

Via Peppol, la facture arrive toujours sous forme d'UBL/XML structuré. Un PDF n'est présent que si :

1. le fournisseur a intégré un PDF dans l'UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), ou l'a envoyé séparément ; ou
2. le compte destinataire a activé la génération de PDF à partir du XML (plateforme historique, niveau compte ; modes : Si absent / Toujours / Jamais). Voir Générer PDF et fusion PDF.

PSB : la génération de PDF à la demande à partir de l'UBL n'est pas encore standard ; seul un PDF intégré est renvoyé. Une UBL sans PDF intégré signifie aucun PDF via la PSB.

XML uniquement sans PDF traité est normal lorsque le fournisseur n'a pas fourni de PDF et que la génération n'en a pas produit. Ce n'est pas une erreur de réception.

Vue facture vs pièce jointe (plateforme) : un PDF intégré ne compte comme PDF de facture dans la vue facture du tableau de bord que si cac:AdditionalDocumentReference contient la valeur de détection exacte :

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, sans espace), ou
• DocumentType = PrimaryImage

Le texte « Commercial Invoice » signifie la même chose, mais la détection de la plateforme suit exclusivement le littéral exact ci-dessus. Sans cette balise, la plateforme traite le PDF comme une pièce jointe ordinaire ; avec la génération de PDF réglée sur Si absent/Toujours, la plateforme peut malgré tout créer un PDF eConnect à partir du XML (souvent page de garde en premier au lieu du PDF original du fournisseur). Voir Structure d'une facture UBL.

Auto-vérification dans la Boîte de réception (platform.econnect.eu) :

1. Ouvrez la Boîte de réception, recherchez par numéro de facture ou fournisseur.
2. Vue détail/facture : si un PDF y est affiché, il est disponible (envoyé/intégré ou généré).
3. Pièces jointes : PDF supplémentaires ou spécifications du fournisseur.
4. Télécharger le XML via l'option de téléchargement de la facture, recherchez AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Voir Télécharger la facture XML.
5. CommercialInvoice / PrimaryImage manquant ? C'est un message pour le fournisseur (eConnect ne réécrit pas le XML) : demandez-lui d'intégrer le PDF de facture avec DocumentDescription CommercialInvoice dans l'UBL.

Variantes de recherche : omettre la page de garde des factures, PDF eConnect en premier, PDF original en premier, balise CommercialInvoice, DocumentDescription manquant, PrimaryImage, PDF intégré en pièce jointe, contacter le fournisseur pour la balise PDF.

Voir aussi : PDF via Peppol (chemin expéditeur et intégration).

Les statuts des factures sortantes sont définis par la partie réceptrice. Lorsque les deux parties utilisent la plateforme eConnect, les changements de statut sont automatiquement échangés. Lors d'un envoi via Peppol, le destinataire peut renvoyer un message de statut via l'Invoice Response Message.

Lorsque l'expéditeur et le destinataire utilisent tous deux la plateforme eConnect, les changements de statut sont partagés en temps réel. Si le destinataire approuve une facture ou la marque comme payée, vous le voyez immédiatement dans votre Boîte d'envoi. L'inverse est également vrai.

La plateforme vérifie automatiquement les doublons. Lorsqu'une facture arrive et qu'elle a déjà été reçue, même via un canal différent, la nouvelle facture est marquée comme « Doublon ». La facture originale conserve son statut.

Une facture marquée comme doublon n'est pas automatiquement transmise à votre logiciel comptable. Le marquage est erroné ? Vous pouvez marquer la facture comme « Original » via le menu (trois points), après quoi elle sera traitée normalement. En savoir plus dans Comment un doublon est-il détecté ?.

Dans le tableau de bord, vous voyez un aperçu visuel de vos statuts de factures. Les factures vertes sont entièrement traitées ; les factures orange sont reçues mais pas encore traitées.

Vous souhaitez modifier manuellement le statut d'une facture d'achat ? Consultez Modifier le statut d'une facture d'achat.

• Modifier le statut d'une facture d'achat
• Comment un doublon est-il détecté ?
• Consulter les factures entrantes
• Retrouver les factures de vente envoyées