La détection des doublons intervient à plusieurs moments du traitement :

1. À l'envoi : la plateforme vérifie si une facture électronique (XML) a déjà été soumise électroniquement.
2. À la réception : contrôle de la combinaison fournisseur, date de facture et numéro de facture.
3. Lors de la conversion PDF : contrôle supplémentaire par le partenaire de conversion qui transforme le PDF en facture électronique.
4. Inter-canal : détection lorsque la même facture arrive à la fois en XML et en PDF, quel que soit le canal.
5. Dans le logiciel ERP : contrôle du fournisseur et du numéro de facture lors du téléchargement vers votre logiciel comptable.
6. Au paiement : dernier contrôle lors de l'approbation des paiements.

Pour les vraies factures électroniques (XML), la détection des doublons est fiable à 100 %, car le numéro de facture et toutes les données sont comparés exactement.

Pour les factures PDF, la détection dépend de la reconnaissance par l'IDR (Intelligent Document Recogniser). Dans la quasi-totalité des cas, les doublons sont correctement reconnus. Il reste une petite marge pour les factures à mise en page atypique ou lorsque l'OCR lit le numéro de facture légèrement différemment.

Le contrôle de l'étape 5 (dans le logiciel ERP) est un contrôle distinct de votre logiciel comptable, indépendant de la détection de la plateforme ci-dessus. La plateforme ne marque une facture comme doublon que sur une correspondance exacte du fournisseur, de la date de facture et du numéro de facture ensemble. Votre logiciel comptable peut aussi refuser une facture sur le seul couple fournisseur et numéro de facture, même si la date diffère. Ce n'est alors pas un doublon de plateforme. Voir Dépannage ERP pour les messages d'erreur propres au logiciel, par exemple [U4BadRequest]: Invoice number already exists dans Unit4 ERPx.

Une facture reconnue comme doublon reçoit le statut "Doublon" dans la boîte de réception. Elle n'est pas transmise automatiquement à votre logiciel comptable. Vous recevez une notification par e-mail lors de la détection d'un doublon.

La facture d'origine conserve son statut et est traitée normalement.

Dans des cas exceptionnels, une facture peut être marquée à tort comme doublon. Cela peut arriver si deux factures différentes ont par hasard la même combinaison fournisseur, date et numéro, ou si l'OCR lit un numéro de facture légèrement différemment.

Un schéma connu : la reconnaissance lit un champ d'en-tête récurrent sur le PDF, comme un code postal, à la place du vrai numéro de facture. Si ce mauvais numéro figure sur plusieurs factures du même fournisseur, la plateforme les marque correctement selon la clé, mais à tort sur le fond comme doublon. Cela se produit notamment sur des factures d'Allemagne, où un code postal (PLZ) est parfois lu comme numéro de facture.

Pour libérer une facture marquée à tort :

1. Ouvrez la facture dans la boîte de réception.
2. Cliquez sur le menu (trois points).
3. Choisissez "Marquer comme original".

La facture est alors traitée et, si vous avez une connexion logicielle, transmise à votre logiciel comptable.

La conversion PDF supprime toujours tous les espaces du numéro de facture. Le XML fournisseur (Peppol ou un envoi XML) conserve le numéro de facture tel qu'il a été fourni, espaces compris.

Le contrôle de la plateforme correspond exactement sur le fournisseur, la date de facture et le numéro de facture. Une seule différence d'espace entre la conversion PDF et le XML fournisseur produit deux originaux. Ce n'est pas un doublon et ce n'est pas un incident.

Le XML fait foi. Si la conversion PDF diffère du XML, n'envoyez que le XML. Un nom de fichier différent se corrige chez l'expéditeur.