La plateforme eConnect vérifie automatiquement les doublons de factures. Pour chaque facture entrante, le système vérifie si la même facture a déjà été reçue, même via un canal différent. Cela vous évite de comptabiliser ou de payer la même facture deux fois.

La détection des doublons intervient à plusieurs moments du processus de traitement :

1. À la soumission : la plateforme vérifie si une facture électronique (XML) a déjà été soumise électroniquement.
2. À la réception : vérification de la combinaison fournisseur, date de facture et numéro de facture.
3. Lors de la conversion PDF : vérification supplémentaire par le partenaire de conversion qui transforme le PDF en facture électronique.
4. Cross-canal : détection lorsque la même facture arrive à la fois en XML et en PDF, quel que soit le canal.
5. Dans le logiciel ERP : vérification du fournisseur et du numéro de facture lors du téléchargement vers votre logiciel comptable.
6. Lors du paiement : dernière vérification lors de l'approbation des paiements.

Pour les véritables factures électroniques (XML), la détection des doublons est fiable à 100 %, car le numéro de facture et toutes les données sont comparés exactement.

Pour les factures PDF, la détection dépend de la reconnaissance par l'IDR (Intelligent Document Recogniser). Dans la grande majorité des cas, les doublons sont correctement identifiés, mais il existe une marge résiduelle pour les factures avec une mise en page atypique.

Une facture identifiée comme doublon reçoit le statut « Doublon » dans la Boîte de réception. La facture n'est pas automatiquement transmise à votre logiciel comptable. Vous recevez une notification par e-mail lors de la détection d'un doublon.

La facture originale conserve son statut et est traitée normalement.

Dans des cas exceptionnels, une facture peut être marquée comme doublon à tort. Cela peut se produire si deux factures différentes ont par coïncidence la même combinaison de fournisseur, date et numéro.

Un schéma connu ici : la reconnaissance lit un champ d'en-tête récurrent sur le PDF, comme un code postal, au lieu du véritable numéro de facture. Si ce numéro erroné apparaît sur plusieurs factures du même fournisseur, la plateforme les marque à juste titre sur la base de la clé, mais à tort sur le fond comme doublon. Cela concerne notamment les factures en provenance d'Allemagne, où un code postal (PLZ) est parfois lu comme numéro de facture.

Pour libérer une facture marquée à tort :

1. Ouvrez la facture dans la Boîte de réception.
2. Cliquez sur le menu (trois points).
3. Choisissez « Marquer comme original ».

La facture est alors traitée normalement et, si vous avez une connexion logicielle, transmise à votre logiciel comptable.

Pour en savoir plus sur les statuts de vos factures, consultez Statuts des factures.

• Statuts des factures
• Consulter les factures entrantes
• Reproposer un document au logiciel connecté