Où retrouver vos factures entrantes sur la plateforme eConnect : Boîte de réception et filtres.
Toutes les factures que vous recevez via Peppol, e-mail ou la plateforme eConnect arrivent dans votre Boîte de réception. Vous pouvez les y consulter, filtrer et transmettre à votre logiciel comptable.
Ouvrez la Boîte de réception via le menu principal. Vous voyez un aperçu de toutes les factures d'achat reçues, triées par date. Pour chaque facture, les données essentielles sont visibles en un coup d'œil : expéditeur, numéro de facture, montant, date et statut.
Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver rapidement une facture spécifique. Vous pouvez rechercher par numéro de facture, expéditeur, montant ou autres critères. Les options de filtre vous permettent d'affiner l'aperçu, par exemple par période, statut ou organisation.
Cliquez sur une facture pour ouvrir les détails complets. Vous voyez les données de la facture, les lignes et les éventuelles pièces jointes. Depuis cet écran, vous pouvez également télécharger la facture en PDF ou en fichier XML.
L'aperçu PDF affiche la facture telle que l'expéditeur l'a mise en forme, ou, si la facture est arrivée sous forme de facture électronique, une mise en page générée par la plateforme à partir des données XML. Le fichier XML contient les données structurées de la facture électronique que votre logiciel comptable peut importer.
Chaque facture entrante possède un statut indiquant où elle se trouve dans le processus de traitement :
Vous pouvez modifier manuellement le statut d'une facture via la page de détails. Si les deux parties utilisent la plateforme eConnect, les changements de statut sont automatiquement échangés, l'expéditeur voit en temps réel que la facture a été approuvée ou payée.
Si vous avez configuré une connexion logicielle, les factures entrantes sont automatiquement transmises à votre logiciel comptable. Cela se fait en arrière-plan sans intervention de votre part. En règle générale, une facture est visible dans votre logiciel dans les 4 heures.
Si une facture n'a pas été correctement livrée à votre logiciel, vous pouvez la reproposer manuellement. Vous le faites via les détails de la facture avec l'option « Reproposer ». Cela fonctionne pour les factures d'achat comme de vente.
Attention : les factures marquées comme « Doublon » doivent d'abord être marquées comme « Original » avant de pouvoir être reproposées.
La plateforme vérifie automatiquement les doublons. Pour chaque facture reçue, la combinaison fournisseur, date de facture et numéro de facture est vérifiée. Si une facture a déjà été reçue, même via un canal différent (par exemple d'abord en XML puis en PDF), le doublon est automatiquement marqué.
Pour les véritables factures électroniques (XML), la détection des doublons est fiable à 100 %. Pour les factures PDF, la détection s'améliore constamment, mais dans des cas exceptionnels, un doublon peut ne pas être automatiquement reconnu. Vous recevez une notification par e-mail lorsqu'un doublon est détecté.
Vous travaillez régulièrement avec les mêmes paramètres de filtre ? Enregistrez-les comme une vue. Vous pouvez également partager des vues avec vos collègues. Depuis chaque vue, vous pouvez exporter les résultats en fichier CSV (maximum 20 000 lignes).
Vous souhaitez recevoir automatiquement une notification à chaque nouvelle facture ? Configurez les notifications.
Voir les factures reçues
Demandez au fournisseur (ou à son Access Point) le returnedMessageId. eConnect crée cet identifiant au moment où un document est accepté ou refusé via AS4 ; il a le format GUID@econnect.eu (exemple : 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). Avec cet identifiant, le support peut retrouver le document et suivre son traitement.
Les deux causes les plus fréquentes d'erreurs de réception AS4 sont :
Si le support ne parvient pas à retrouver le document via le returnedMessageId, le dossier est escaladé au Tech Support.
La facture n'a pas disparu. Seul le libellé du statut a changé ; les documents dans la Boîte de réception ne peuvent pas être supprimés. Recherchez par numéro de facture, filtrez sur Téléchargée ou Toutes, ouvrez la facture et téléchargez-la à nouveau en PDF et/ou XML. Voir Statuts des factures.
Il s'agit d'un mécanisme différent de la détection des doublons ci-dessus. Pour les factures PDF, eConnect reconnaît le numéro de facture à partir des factures déjà traitées du même fournisseur : plus il y a de factures déjà traitées et plus la mise en page est cohérente, plus la reconnaissance est fiable. Le numéro affiché diffère-t-il du numéro sur le PDF, est-il tronqué, ou l'IDR reprend-elle un autre champ (par exemple un numéro de commande/PO ou le numéro d'entreprise du fournisseur au lieu du vrai numéro de facture) ? Signalez-le au support avec le numéro de facture et la facture concernée. Nous adaptons la reconnaissance pour ce fournisseur afin que les factures futures soient traitées correctement.
Une facture est-elle marquée comme doublon alors qu'il s'agit d'un nouveau document (par exemple un avoir dont le numéro de commande a été reconnu comme numéro de facture) ? C'est un mécanisme distinct ; voir Comment un doublon de facture est-il reconnu ?.