Modifier manuellement le statut d'une facture

Le statut d'une facture entrante peut être modifié manuellement sur la plateforme eConnect. C'est utile pour suivre quelles factures ont été approuvées, payées ou rejetées, surtout si vous n'utilisez pas de workflow d'approbation automatique.

Une modification manuelle du statut dans la boîte de réception change uniquement le libellé de statut. Le document reste en place et il n'y a aucun renvoi vers le logiciel connecté, l'ERP ou la route de téléchargement API. La facture est déjà correcte dans votre ERP et vous voulez seulement mettre à jour le statut plateforme (par exemple Approuvé ou Téléchargé) ? Modifiez alors uniquement le statut. N'utilisez pas Proposer à nouveau le téléchargement API : cette action propose à nouveau le document au connecteur et peut entraîner une double proposition.

Attention : eConnect n'est pas un logiciel de comptabilité. Il n'est pas destiné à tenir votre comptabilité depuis la plateforme. eConnect n'est pas responsable de l'exactitude des statuts que vous définissez manuellement ou qui arrivent via des messages de statut. Voir aussi Autres messages d'erreur à l'envoi.

Comment modifier le statut ?

Étape 1 : Ouvrir la facture

Allez dans la Boîte de réception et cliquez sur la facture dont vous souhaitez modifier le statut.

Étape 2 : Cliquer sur le bouton de statut

Dans les détails de la facture, vous voyez le statut actuel. Cliquez sur le bouton ou le champ de statut pour voir les options disponibles.

Étape 3 : Choisir le nouveau statut

Sélectionnez le statut souhaité :

Approuvée pour paiement : la facture est approuvée et prête pour le paiement
Payée : la facture a été payée
Rejetée : la facture n'est pas acceptée

La modification prend effet immédiatement. Si l'expéditeur est aussi sur la plateforme eConnect, le changement de statut lui est transmis automatiquement.

Quand modifier le statut ?

Les raisons les plus courantes de modifier le statut manuellement :

Après paiement : marquez la facture comme « Payée » pour garder une vue complète de ce qui reste ouvert.
Après approbation : marquez comme « Approuvée pour paiement » si la facture est acceptée mais pas encore payée.
En cas de rejet : marquez comme « Rejetée » si la facture est incorrecte et que vous ne la paierez pas. Vous pouvez ajouter un commentaire avec le motif.

Modifier le statut avec un workflow

Si votre organisation a configuré un workflow d'approbation, les statuts sont mis à jour automatiquement selon le processus d'approbation. Dans ce cas, vous n'avez en général pas besoin de modifier le statut manuellement ; le workflow s'en charge. L'ajustement manuel reste possible pour les exceptions.

Questions fréquentes

Le changement de statut est-il automatiquement transmis à l'expéditeur ?

Oui, si l'expéditeur est aussi sur la plateforme eConnect. Le changement est partagé en temps réel : l'expéditeur voit dans sa boîte d'envoi que vous avez approuvé, payé ou rejeté la facture.

Puis-je approuver plus tard une facture rejetée ?

Oui, vous pouvez modifier manuellement le statut d'une facture à tout moment. Ouvrez la facture dans la boîte de réception, cliquez sur le champ de statut et sélectionnez le nouveau statut (par exemple « Approuvée pour paiement » ou « Payée »).

Dois-je modifier le statut manuellement si j'utilise un workflow ?

Dans la plupart des cas, non. Le workflow d'approbation gère les changements de statut automatiquement. L'ajustement manuel reste possible pour les exceptions.

La facture disparaît-elle si je change le statut ou la marque comme terminée ?

Non. Un changement de statut dans la boîte de réception ne modifie que le libellé. Le document reste en place ; les factures de la boîte de réception ne peuvent pas être supprimées. Avez-vous marqué par erreur Téléchargé ou terminé sans télécharger ? Cherchez par numéro de facture (filtre Téléchargé ou Tout), ouvrez la facture et téléchargez-la à nouveau en PDF et/ou XML. Plus d'infos : Statuts des factures.

Modifier le statut renvoie-t-il la facture à mon connecteur ou mon ERP ?

Non. Modifier manuellement le statut ne change que le libellé (par exemple Approuvé ou Téléchargé). Il n'y a pas de renvoi vers le logiciel connecté, l'ERP ou la route API. La facture est déjà dans votre logiciel et vous voulez seulement corriger le statut plateforme ? Modifiez uniquement le statut. Proposer à nouveau le téléchargement API est une autre action : elle propose à nouveau le document au connecteur. Utilisez-la uniquement en cas de non-transmission réelle, pas pour une simple correction de statut. Voir Reproposer un document.

En savoir plus sur les différents statuts ? Lisez Statuts des factures, que signifie chaque statut ?.

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