Avec le moteur de workflow d'eConnect, vous automatisez le processus d'approbation des factures entrantes, notes de frais et autres documents. Vous définissez des règles qui déterminent quelles vérifications sont effectuées automatiquement et qui doit approuver les documents. La fonctionnalité de workflow est disponible comme add-on avec un abonnement SLA (abonnement et/ou frais de mise en place). La fonctionnalité se trouve sous Workflows dans l'environnement client ; sans contrat ni abonnement, elle n'est pas présente.

• Workflow de base : la tâche de conversion sur la plateforme. Les e-mails en cas de rejet d'une facture PDF proviennent de ce workflow de base.
• Workflow sur mesure : construit sur demande dans l'environnement client. S'applique par défaut à toutes les organisations de cet environnement. Le routage spécifique à une organisation s'ajoute via une étape ou condition supplémentaire qui ne concerne que cette organisation (par exemple sur document.extra.receiverId).

Un workflow comporte :

• exactement 1 étape Initial/première
• 1 ou plusieurs étapes Intermediate/intermédiaires
• 1 ou plusieurs étapes Final/dernières
• en option : une Méthode ou une étape sans Acteur

Une Méthode (sans Acteur) s'utilise par exemple pour les factures d'achat afin de réinitialiser la date de téléchargement. Le document ne va ainsi vers le logiciel qu'après avoir été approuvé et être passé par cette étape.

Dans l'onglet Étapes suivantes, vous choisissez vers quelles autres étapes le document peut aller. Le routage est automatisable sur conditions, le plus souvent à la première étape ou à une étape sans acteur.

Un workflow consiste en une série d'étapes qu'un document parcourt dès sa réception. Chaque étape peut être une validation automatique (le système vérifie une condition) ou une action manuelle (un collaborateur doit évaluer le document).

Le moteur de workflow valide sur les champs UBL/XML connus de la plateforme. Exemples :

• Un numéro de commande est-il présent ?
• Le numéro de commande commence-t-il par un certain préfixe ?
• La devise est-elle différente de l'EUR ?
• Le document a-t-il été reconnu comme doublon ?

En fonction du résultat, des tâches sont attribuées ou le document est automatiquement transmis.

Le sélecteur de champs n'affiche que les champs XML de la plateforme. Les extensions UBL brutes issues d'IDR n'y figurent pas, sauf disponibilité ailleurs via functions ou XPath. Les opérateurs et functions sont possibles, par exemple des contrôles de longueur ou de sous-chaîne. Pour des recherches sans modification du workflow lors de l'extension d'une liste, utilisez une recherche dans une liste de données (dl:getFirstResult).

Modèles de conditions courants :

Si un document ne peut pas être approuvé automatiquement, une tâche est créée et attribuée à un utilisateur, un groupe ou un rôle. L'attribution peut dépendre du résultat de la validation, par exemple : les factures supérieures à € 5.000,00 vers le directeur financier, les factures inférieures vers le comptable.

Le collaborateur qui reçoit une tâche peut :

• Approuver : le document passe à l'étape suivante ou reçoit le statut « Approuvée pour paiement »
• Rejeter : le document reçoit le statut « Rejetée » et le workflow s'arrête
• Déléguer : le document est transmis à un collègue (y compris dans un environnement partenaire)

Pour les tâches attribuées à plusieurs personnes, vous pouvez définir si toutes les personnes doivent agir ou si l'action d'une seule personne suffit.

En pratique, vous traitez ces actions via vos tâches. Consultez Tâches sur la plateforme pour les étapes et l'aperçu de l'écran.

Le workflow est disponible pour :

• Les factures d'achat
• Les brouillons de factures de vente
• Les notes de frais
• Les tâches de conversion

Un workflow peut démarrer automatiquement à la réception d'un document, ou être lancé manuellement depuis la Boîte de réception.

1. Créez une représentation visuelle du flux de factures et déterminez les étapes de processus et les éléments de workflow.
2. Créez le workflow dans l'environnement client sous Workflows (abonnement requis).
3. Déterminez les tâches et transitions (Initial / Intermediate / Final / Méthode en option).
4. Attribuez des exécutants : utilisateurs et/ou groupes. Tous les utilisateurs attribués voient la tâche.
5. Créez éventuellement des modèles d'e-mail.
6. Ajoutez des étapes d'envoi d'e-mail au workflow.

Pilot d'abord : construisez et testez toujours d'abord le workflow en Pilot ; configurez-le ensuite en production.

Un admin ou gestionnaire peut intervenir sur le workflow sous Administration (Workflow admin).

L'élément de menu Modèles sert à créer des listes de données. Les listes de données sont utilisées dans le workflow pour l'approbation ou le rejet automatique, le routage et le mapping (par exemple EAN vers centre de coûts). Les modèles de facture, de tâche de conversion et autres modèles standards ne peuvent pas être personnalisés par les clients.

Les listes de données se remplissent via upload CSV. Les noms de colonnes doivent correspondre exactement à la liste de données dans la plateforme, l'ordre doit être identique, et une limite de 5 000 lignes maximum s'applique. Enregistrez le CSV sans format UTF-8 (ANSI/Windows-1252). Un modèle téléchargeable est disponible via l'onglet « Charger des données ».

Le workflow envoie automatiquement des notifications par e-mail à chaque étape :

• Au collaborateur qui reçoit une tâche
• Au fournisseur ou au contact interne lors d'une approbation ou d'un rejet
• À l'administrateur en cas d'escalade ou d'exception

Menu : Développement > Modèles d'e-mail. Des droits de développement de modèles d'e-mail sont nécessaires (généralement abonnement Professional ou supérieur). La liste affiche les modèles du compte et peut être vide s'il n'existe pas encore de modèle personnalisé. Onglets : Environnement (modèles du compte) et Plateforme (modèles de plateforme de tous les canaux).

Les notifications de workflow et les autres e-mails de la plateforme utilisent des modèles d'e-mail. Les variables diffèrent selon le contexte. Les modèles de plateforme et les modèles personnalisés se rattachent aux étapes de notification de workflow ou d'envoi d'e-mail.

1. Plus/Nouveau (en bas à droite ou bouton Nouveau).
2. Renseigner l'objet et le contenu ; une fenêtre avec les métadonnées s'affiche à l'enregistrement.
3. Nom et Description : libellé interne.
4. Contexte : obligatoire et unique ; détermine quand le modèle est sélectionnable.
5. Canal : canal du client (par exemple eConnect ou UWV).
6. Langue : la plateforme choisit le modèle anglais si l'adresse e-mail est connue et que le paramètre de langue est l'anglais. Variante linguistique supplémentaire via le menu contextuel Créer une variante (traduction manuelle du contenu).

1. Onglet Plateforme : tous les modèles d'e-mail de plateforme de tous les canaux.
2. Rechercher le modèle ; ouvrir un aperçu via les trois points avec le canal du client.
3. Copier vers l'environnement.
4. Le modèle apparaît ensuite dans l'onglet Environnement et n'est adapté que pour ce compte.
5. Le modèle de plateforme adapté est utilisé immédiatement pour l'e-mail correspondant.

Les variables diffèrent selon le contexte ; toutes ne sont pas disponibles partout. Exemples : [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Les variables disponibles se trouvent souvent via Propriétés du modèle (de plateforme).

Pour les factures, XPath sur le XML est également possible, par exemple :

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = numéro de facture
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = e-mail de contact de l'expéditeur

Après création ou modification, rattachez les étapes d'envoi d'e-mail dans le workflow.

Chaque étape du workflow est consignée dans un journal d'audit complet. Vous pouvez toujours vérifier qui a approuvé quoi, quand, et quelles validations ont été effectuées. C'est essentiel pour la conformité et le contrôle interne.

Pour la gestion des workflows, un rôle administratif spécial est disponible. Un utilisateur disposant de ce rôle peut redémarrer des tâches, les réattribuer et outrepasser des étapes, sans perturber le workflow normal.

Le moteur de workflow offre une visibilité via la Chronologie par document et la vue d'administration :

• Historique des étapes par document : ouvrez une facture et consultez la Chronologie pour voir quelles étapes du workflow ont été parcourues. En tant que Workflow Admin, vous pouvez également consulter toutes les étapes exécutées via l'onglet "All executed steps".
• Documents rejetés : en tant que Workflow Admin, vous pouvez filtrer les documents traités avec le statut "Rejetée" via "Toutes les instances". Condition : donnez à vos étapes des descriptions claires pour identifier dans l'aperçu quelle étape a rejeté la facture.
• Granularité : si une étape vérifie plusieurs critères simultanément, il n'est pas visible quel critère spécifique a provoqué le rejet. Divisez les étapes de validation en un critère par étape pour une visibilité maximale.

"The Workflow instance is already executing"

Ce message d'erreur apparaît lorsqu'une action de workflow est déclenchée en double, par exemple en double-cliquant sur le bouton d'approbation.

Solution en tant que Workflow Admin :

1. Recherchez l'instance concernée via "Toutes les instances"
2. Soumettez de nouveau le workflow
3. Faites passer le document à l'étape suivante (par exemple l'étape de téléchargement)

Pour les messages d'erreur dans les workflows sortants, en tant qu'admin vous pouvez reprendre la tâche via l'option de reprise après correction. Une tâche annulée reste au même statut.

Vous souhaitez savoir comment fonctionnent les tâches en pratique ? Consultez Tâches sur la plateforme.

• Tâches sur la plateforme
• Statuts des factures
• Abonnements sur la plateforme eConnect