Les tâches sur la plateforme eConnect sont des actions à effectuer, attribuées aux utilisateurs, généralement dans le cadre d'un workflow d'approbation. Lorsqu'une facture doit être évaluée, vérifiée ou approuvée, une tâche apparaît chez le collaborateur responsable.

Les tâches apparaissent dans votre Boîte de réception comme un élément d'action. Vous recevez une notification par e-mail lorsqu'une nouvelle tâche vous est attribuée (si vous l'avez configuré dans votre profil). Dans la plateforme, le nombre de tâches en cours est affiché dans le menu.

Les tâches sont généralement créées automatiquement par le moteur de workflow, mais peuvent également être démarrées manuellement par un administrateur.

Ouvrez la tâche et consultez le document associé (facture, note de frais ou autre document). Vous disposez des options suivantes :

• Approuver : le document est conforme et peut être traité.
• Rejeter : le document est renvoyé ou reçoit le statut « Rejetée ». Vous pouvez indiquer une raison.
• Déléguer : vous transmettez la tâche à un collègue, par exemple si vous n'êtes pas habilité à évaluer ce document.

Après le traitement de la tâche, le document passe automatiquement à l'étape suivante du workflow, ou reçoit le statut final (« Approuvée pour paiement » ou « Rejetée »).

Une tâche peut être attribuée à plusieurs personnes simultanément. Le workflow détermine quel mode s'applique :

• Tous doivent agir : chaque personne attribuée doit traiter la tâche avant que le document ne progresse.
• Une seule suffit : dès qu'une personne approuve ou rejette, la tâche est terminée.

Lors d'un partenariat actif (par exemple avec votre comptable), vous pouvez également déléguer des tâches à des utilisateurs d'un autre environnement. Votre comptable peut ainsi évaluer et approuver des factures sans que vous ayez à tout faire vous-même.

Dans la Boîte de réception, vous disposez d'un aperçu de toutes les tâches en cours, terminées et escaladées. Vous pouvez filtrer par statut, date et organisation pour trouver rapidement la bonne tâche.

Attention : il n'est pas possible d'ajouter les raisons de validation comme colonne dans la vue Tâches. Vous souhaitez savoir pourquoi un document a été rejeté dans le workflow ? Ouvrez le document et consultez la Chronologie.

Pour en savoir plus sur la configuration des processus d'approbation, consultez Configurer un workflow.

• Configurer un workflow, automatiser le processus d'approbation
• Statuts des factures
• Droits et rôles sur la plateforme