Les trois rôles utilisateur expliqués : utilisateur de base, utilisateur avancé et administrateur.
En bref La plateforme dispose de trois rôles (utilisateur de base, utilisateur avancé, administrateur) qui déterminent ce que chaque personne peut faire au niveau de l’environnement. Ce sont des rôles de plateforme, indépendants du rôle qu’un membre peut avoir au sein d’une organisation spécifique. Il existe également des droits par organisation et un rôle distinct de gestionnaire de relations pour la collaboration externe.
Chaque utilisateur au sein d’un environnement possède exactement un rôle de plateforme. Remarque : les rôles de plateforme sont indépendants du rôle qu’un utilisateur peut avoir au sein d’une organisation spécifique. Consultez Droits au niveau de l’organisation pour la différence.
Chaque utilisateur au sein d'un environnement possède exactement l'un de ces rôles :
Le rôle par défaut pour les utilisateurs ajoutés après la création de l’environnement. Le premier utilisateur d’un environnement est toujours administrateur. Chaque utilisateur suivant ajouté via une invitation reçoit automatiquement le rôle d’utilisateur de base ; l’administrateur peut le modifier ensuite.
Un utilisateur de base peut consulter des documents, créer et envoyer des factures pour les organisations dont il est membre. Ce rôle est suffisant pour la plupart des collaborateurs qui travaillent quotidiennement avec des factures.
Un utilisateur de base ne peut pas : inviter d’autres utilisateurs, créer ou supprimer des organisations, attribuer des rôles, ni établir des partenariats avec d’autres entreprises.
L'utilisateur avancé dispose de tous les droits d'un utilisateur de base, plus la possibilité d'établir des relations partenaires avec d'autres environnements. Ce rôle est pertinent pour les organisations qui collaborent avec des clients, fournisseurs ou comptables via la plateforme.
L'administrateur a le contrôle total sur l'environnement. En plus de tous les droits de l'utilisateur avancé, un administrateur peut :
Lors de la création d'un nouvel environnement, le premier utilisateur devient automatiquement administrateur. Chaque utilisateur ajouté par la suite via une invitation reçoit par défaut le rôle d'utilisateur de base, que l'administrateur peut ensuite modifier.
En plus du rôle au niveau de l'environnement, chaque utilisateur dispose également de droits au niveau des organisations individuelles. Il existe deux niveaux :
Un utilisateur avec le rôle « Utilisateur de base » au niveau de l'environnement peut tout à fait être « Administrateur » d'une organisation spécifique, les deux niveaux fonctionnent indépendamment.
L'accès aux documents nécessite l'appartenance à l'organisation concernée. Cette appartenance doit être accordée séparément par l'administrateur de l'organisation. Sans appartenance à l'organisation, celle-ci n'apparaît généralement pas sous Mes organisations (elle peut toutefois rester visible sous Toutes les organisations dans l'environnement) et ne peut pas être utilisée comme Fournisseur sur une facture de vente. L'appartenance à l'environnement seule ne suffit donc pas pour facturer ou consulter des documents.
Le gestionnaire de relations est un rôle complémentaire attribué séparément par un administrateur. Un gestionnaire de relations peut collaborer avec d'autres entreprises et environnements via le modèle de partenariat.
Ce rôle est nécessaire si vous souhaitez :
Le rôle de gestionnaire de relations est attribué via la gestion des utilisateurs par l'administrateur.
En plus des trois rôles standard et du gestionnaire de relations, deux rôles spécialisés existent dans le système :
Ces deux rôles sont visibles dans la gestion des utilisateurs mais ne sont utilisés en pratique que dans des scénarios d'intégration spécifiques.
Seul un administrateur peut modifier les rôles. Vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle ; vous avez besoin d’un autre administrateur pour cela. Rendez-vous dans Mon environnement > Utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur et ajustez le rôle. La modification prend effet immédiatement, l’utilisateur n’a pas besoin de se reconnecter.
Petite entreprise avec un seul collaborateur : vous êtes vous-même administrateur et n'avez rien d'autre à configurer. Vous avez automatiquement accès à tout.
Entreprise avec plusieurs collaborateurs : faites-vous administrateur et invitez vos collègues comme utilisateurs de base. Attribuez-leur par organisation les droits dont ils ont besoin.
Comptable avec plusieurs clients : faites-vous administrateur avec le rôle de gestionnaire de relations. Vous pouvez ainsi établir des partenariats avec les environnements de vos clients et gérer leurs factures.
Groupe avec plusieurs filiales : toutes les organisations dans un seul environnement. Par filiale, vous attribuez les collaborateurs concernés comme membre ou administrateur d'organisation.
Un administrateur gère l’ensemble de l’espace de travail : inviter des utilisateurs, créer des organisations, modifier des abonnements. Un administrateur d’organisation ne peut qu’ajouter ou supprimer des membres de cette organisation spécifique. Les deux niveaux fonctionnent indépendamment : vous pouvez être administrateur d’organisation sans être administrateur de l’environnement.
Oui, un utilisateur peut être membre d’une ou plusieurs organisations au sein du même environnement. Seules les organisations dont quelqu’un est membre apparaissent sous Mes organisations et peuvent être utilisées comme Fournisseur sur une facture de vente. Un administrateur ou administrateur d’organisation peut ajouter des membres.
Non, les droits sont définis au niveau de l’organisation. Chaque membre d’une organisation peut consulter toutes les factures entrantes et sortantes de cette organisation. Il n’est pas possible de distinguer la comptabilité clients et fournisseurs sur la plateforme.
L’appartenance à l’organisation est généralement manquante : vous êtes membre de l’environnement mais pas de l’organisation spécifique. Cela fonctionne dans un environnement mais pas dans un autre (par exemple en production, mais pas en pilote) ? Pilote et production sont des environnements séparés avec leurs propres appartenances d’utilisateurs et d’organisations ; les droits d’un environnement ne s’appliquent pas automatiquement dans l’autre. L’administrateur de l’environnement concerné vous ajoute en tant que membre de l’organisation, après quoi une nouvelle connexion ou un rafraîchissement résout le problème.
Vous souhaitez inviter un collègue ou modifier des rôles ? Rendez-vous dans Mon environnement sur platform.econnect.eu.
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