Où retrouver vos factures de vente envoyées, comment suivre le statut de livraison et configurer les confirmations.
Toutes les factures que vous avez envoyées via la plateforme eConnect se trouvent dans la Boîte d'envoi. Vous y voyez par facture le statut, le destinataire, le montant et le mode de livraison.
Ouvrez la Boîte d'envoi via le menu principal. Vous voyez un aperçu chronologique de toutes vos factures envoyées, avec les données essentielles en un coup d'œil : numéro de facture, destinataire, montant, date et statut.
Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement une facture spécifique. Vous pouvez rechercher par numéro de facture, nom du destinataire ou montant. Les options de filtre vous permettent d'affiner l'aperçu, par exemple par période, statut ou organisation.
Chaque facture envoyée possède un statut indiquant où elle se trouve dans le processus de livraison :
Les statuts « En cours d'approbation », « Payée » et « Rejetée » sont définis par la partie réceptrice. Lorsque les deux parties utilisent la plateforme eConnect, ces statuts sont automatiquement échangés. Lors d'un envoi via Peppol, le destinataire peut renvoyer un message de statut (Invoice Response Message).
Le statut Reçue dans la Boîte d'envoi signifie qu'eConnect a reçu une confirmation de livraison de la part du destinataire. C'est la preuve que la facture a été livrée avec succès.
La rapidité d'apparition de ce statut dépend du destinataire :
Dans l'écran des factures de vente, vous trouvez par facture un diagramme Track & Trace qui visualise le parcours complet de la facture : de la création à la livraison, y compris les éventuelles mises à jour de statut du destinataire.
Certains destinataires supportent l'Invoice Response Message (IRM), une norme Peppol permettant au destinataire de retourner le statut de votre facture. Les statuts suivants sont possibles :
Tous les destinataires ne supportent pas l'Invoice Response. Si un destinataire ne renvoie pas de message de statut, le statut reste sur « Reçue » après une livraison réussie.
Si vous envoyez des factures via l'Email Receiver, vous pouvez configurer par expéditeur de confiance si vous souhaitez recevoir une confirmation de livraison par e-mail. Cette confirmation est envoyée à l'adresse e-mail de contact de l'expéditeur concerné. Vous l'activez ou la désactivez dans l'expéditeur de confiance, via l'option Notification de réception par e-mail.
Vous travaillez régulièrement avec les mêmes paramètres de filtre ? Enregistrez-les comme une vue. Vous pouvez également partager des vues avec vos collègues. Depuis chaque vue, vous pouvez exporter les résultats en fichier CSV (maximum 20 000 lignes). En savoir plus dans Créer et partager des filtres et vues.
Cliquez sur une facture pour ouvrir les détails complets. Vous voyez les données de la facture, les lignes, les pièces jointes et l'historique complet de livraison. Depuis cet écran, vous pouvez également télécharger la facture en PDF ou XML, ou renvoyer la facture.
Oui, la Boîte d'envoi offre les mêmes options de filtre que la Boîte de réception. Vous pouvez filtrer par statut, période, organisation et d'autres critères. Avec la barre de recherche, vous cherchez par numéro de facture, destinataire ou montant.
Oui, ouvrez la facture dans la Boîte d'envoi. Dans les détails de la facture, vous trouvez l'historique complet de livraison, y compris le canal (Peppol, e-mail, plateforme) et le statut de livraison. C'est utile si un destinataire indique qu'une facture n'est pas arrivée.
Ouvrez la facture dans la Boîte d'envoi et cliquez sur Télécharger. Vous pouvez choisir entre PDF (représentation visuelle) et XML (données de facture électronique structurées). Le fichier XML peut aussi servir de modèle pour une nouvelle facture.
Les factures envoyées se trouvent toujours dans la Boîte d'envoi, pas dans la Boîte de réception. Recherchez par numéro de document, numéro de facture ou date. Si le statut est traité avec succès, la facture a été traitée et se trouve dans la Boîte d'envoi. La cause la plus fréquente lorsqu'une facture semble « non visible » est une recherche dans le mauvais dossier (Boîte de réception au lieu de Boîte d'envoi) ou des filtres trop étroits. Pour une facture de vente depuis AFAS Profit, il s'agit toujours de ce sens sortant : cherchez dans la Boîte d'envoi, pas dans la Boîte de réception. Voir Dépannage ERP : AFAS pour le diagnostic étape par étape.
Vous cherchez les factures reçues ? Elles se trouvent dans la Boîte de réception.
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