L'Email Receiver (également appelé Expéditeur de confiance) est une fonction de la plateforme eConnect qui vous permet de recevoir et de traiter des factures par e-mail, dans le cadre de Scan & Reconnaissance. Vous configurez une adresse e-mail ou un domaine de confiance, et les factures envoyées depuis cette adresse sont automatiquement traitées.

De nombreux logiciels utilisent l'Email Receiver comme méthode de connexion principale avec eConnect. La plateforme génère une adresse e-mail unique par organisation. Votre logiciel envoie les factures en pièce jointe à cette adresse et la plateforme les traite ensuite, selon le type de document configuré.

Lors de la création d'un Email Receiver, la plateforme génère une adresse e-mail unique. Vous communiquez cette adresse à votre fournisseur de logiciel ou la saisissez dans votre logiciel. Dès que votre logiciel envoie une facture en pièce jointe à cette adresse, la plateforme traite la facture automatiquement. Les factures XML sont traitées directement ; les factures PDF sont converties au format e-facture (UBL) via la conversion IDR.

Le traitement effectué dépend du type de document que vous avez configuré : facture brouillon, facture de vente ou facture d'achat.

Lors de la création d'un Email Receiver, vous choisissez un type de document. Cela détermine comment la facture reçue est traitée.

La facture est préparée comme brouillon sur la plateforme. Vous pouvez vérifier la facture et ensuite l'envoyer manuellement au destinataire via Peppol. Si vous activez l'option envoi automatique XML (auto-send), les factures XML valides sont envoyées automatiquement sans intervention manuelle.

La facture va directement aux archives pour traitement administratif. Cela convient aux situations où la facture est déjà définitive et ne nécessite pas de vérification supplémentaire avant l'archivage.

La facture est livrée comme facture d'achat au destinataire. Si la facture est déjà fournie en UBL, la conversion est omise. Pour les factures PDF, la conversion IDR vers le format e-facture a lieu.

Navigation pour les nouveaux clients : après l'inscription, vous arrivez sur la vue de gestion d'environnement/compte. L'Email Receiver n'y est pas directement visible. Dans le menu, cliquez sur Apps → Récepteur e-mail (Email Receiver) pour ouvrir l'aperçu. Sous Tout, vous voyez l'adresse e-mail de réception créée automatiquement pour votre organisation.

1. Connectez-vous sur platform.econnect.eu.
2. Accédez à l'application Email Receiver (sous Apps dans le menu de gauche).
3. Cliquez sur Nouvel expéditeur (le bouton orange avec le signe plus).
4. Configurez les champs suivants :
   • Organisation : sélectionnez l'organisation pour laquelle vous souhaitez traiter les factures.
   • Type de facture : choisissez Facture brouillon, Facture de vente ou Facture d'achat.
   • Type de liste blanche : saisissez l'adresse e-mail ou le domaine de l'expéditeur autorisé à soumettre. Un seul domaine ou adresse e-mail peut être mis en liste blanche par Email Receiver.
   • Adresse e-mail de contact : l'adresse à laquelle les notifications de rejet sont envoyées.
5. Cliquez sur Enregistrer. La plateforme génère une adresse e-mail unique pour cette connexion.
6. Activez l'expéditeur de confiance. Cela peut se faire de deux manières : modifiez manuellement le statut en "Actif", ou envoyez une invitation à l'expéditeur. Lors d'une invitation, l'expéditeur reçoit un e-mail avec des instructions concernant l'adresse générée. Lors de la première utilisation, l'Email Receiver est automatiquement activé.
7. Communiquez l'adresse e-mail générée à votre fournisseur de logiciel ou saisissez-la dans votre logiciel.

Si une organisation doit recevoir des factures de plusieurs domaines, créez une adresse Email Receiver distincte pour chaque domaine.

• Notification à la réception : vous recevez un e-mail lorsqu'une facture a été soumise et traitée.
• Exigence SSL/TLS : traiter uniquement les e-mails envoyés via une connexion sécurisée.
• Envoi automatique XML (auto-send) : les factures XML valides sont envoyées automatiquement sans contrôle manuel. Nécessite que SSL/TLS soit activé et que le XML soit valide.
• Types de documents autorisés : déterminez si vous acceptez uniquement les e-factures (XML), uniquement les factures numériques (PDF), ou les deux.
• Reconnaissance du fournisseur : définissez sur quel champ e-mail le fournisseur est reconnu. Par défaut, c'est l'adresse de l'expéditeur, mais en cas d'alias ou de configurations de redirection, vous pouvez choisir un autre champ (par exemple Reply-To). L'adresse reconnue est également transmise dans le XML livré à votre système comptable.
• Conversion for multiple organizations (conversion pour plusieurs organisations) : detection d'administration / conversion multiparty. L'IDR determine automatiquement pour quelle administration du meme compte une facture PDF est destinee, meme si elle est envoyee via le recepteur e-mail d'une autre organisation. Necessite Professional au minimum (mentionne separement dans le contrat), option feature pack Allow multi party for IDR conversion (onglet IDR Features) et l'option sur le recepteur e-mail. Par defaut : l'organisation du recepteur e-mail ; en cas de meilleure correspondance, le systeme place la facture sur l'autre administration. En cas de doute, la valeur par defaut reste.

Attention : une facture définitive provenant de votre logiciel ne peut plus être modifiée en termes de débiteur et de lignes de facturation après réception en tant que facture brouillon dans la plateforme eConnect. Vérifiez uniquement la facture et envoyez-la ensuite.

Un Email Receiver défectueux ou inactif n'a pas nécessairement besoin d'être remplacé par un nouvel Email Receiver. Souvent, l'expéditeur de confiance n'est pas encore actif ou est mal configuré. En cas de "e-mail non reçu", vérifiez d'abord les points suivants :

1. Adresse e-mail correctement reprise — vérifiez les fautes de frappe dans l'adresse générée …@trust.econnect.eu que vous avez transmise au logiciel.
2. Statut Email Receiver Actif — si l'expéditeur de confiance est encore au statut "Brouillon créé", l'Email Receiver n'est pas encore actif et ne peut pas être utilisé. L'expéditeur reçoit alors un bounce (sauf si un autre Email Receiver actif avec une autre adresse de contact est configuré).
3. Liste blanche correcte — vérifiez que l'adresse e-mail ou le domaine de l'expéditeur est correctement défini dans la liste blanche de l'Email Receiver.
4. Type de document correctement sélectionné — avec un mauvais type de document, les factures sont traitées incorrectement. Exemple : un expéditeur de confiance créé avec le type Facture d'achat traite les factures comme factures d'achat au lieu de factures brouillon. Créer un nouvel Email Receiver avec le type Facture brouillon peut avoir été choisi comme solution temporaire, mais corrigez de préférence le type de document sur l'Email Receiver existant.

Exemple de journal de bounce interne pour un Email Receiver inactif : #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

La facture est-elle visible sur la plateforme après réception via l'Email Receiver, mais pas (encore) dans UBW/Agresso, Unit4 ou un autre logiciel connecté ? Distinguez d'abord un retard temporaire de traitement par lot ou de transmission d'une transmission durablement manquante : voir Dépannage ERP -- facture déjà dans la plateforme, pas encore dans UBW.

En plus de l'Email Receiver, eConnect propose également une Connexion rapide via le connecteur e-mail. Il s'agit d'une intégration basée sur des clés de connexion, configurée rapidement via l'interface Connexion rapide de la plateforme. Remarque : bien que le nom "connecteur e-mail" évoque une soumission par e-mail, le fonctionnement repose sur des clés de connexion, pas sur des e-mails soumis.

Les packages suivants sont disponibles via Connexion rapide (connecteur e-mail) :

En plus du connecteur e-mail standard, il existe des variantes qui transforment le document reçu dans un format spécifique (toujours SI 2.0, toujours BIS v3, toujours SI 1.2 ou toujours SALES005 Facture). La configuration est identique au connecteur e-mail standard ; eConnect gère la livraison dans le format choisi.

En tant que destinataire, vous pouvez créer un connecteur e-mail pour que les factures reçues par eConnect soient automatiquement transférées à une adresse e-mail définie. Par défaut, seul le XML est inclus -- pas de PDF ni d'autres pièces jointes. Ce comportement est contrôlé par le paramètre excludeAdditionalAttachments :

• excludeAdditionalAttachments=true (par défaut) : les pièces jointes supplémentaires comme un PDF ne sont pas incluses.
• excludeAdditionalAttachments=false : le PDF et d'éventuelles autres pièces jointes sont également inclus.

Sur le connecteur e-mail standard (le Collabrr auto-hook), ce paramètre est défini sur true. Si vous souhaitez aussi recevoir le PDF, seul le support technique peut le modifier.

Remarque après une modification par le support technique : si vous modifiez ensuite vous-même le connecteur e-mail en tant que client, cette modification écrase automatiquement la correction du support technique. Le PDF est alors de nouveau supprimé et n'est plus inclus. Ne modifiez pas le connecteur vous-même après la correction.

Si vous utilisez le mailhook dans le PSB et configurez vous-même le connecteur, vous pouvez définir ce paramètre vous-même -- il s'agit d'une voie self-service distincte et autonome.

Ce transfert est une alternative adaptée pour un destinataire qui n'est pas (encore) dans Peppol mais souhaite récupérer automatiquement les données de facturation ou le document PDF.

Lorsque des factures sont envoyées par e-mail à des destinataires hors Peppol, deux mécanismes distincts s'appliquent :

L'e-mail de notification "Nouvelle facture reçue" (pour les destinataires sur la plateforme) ne contient aucune pièce jointe -- ni XML ni PDF. C'est une notification ; le document reste sur la plateforme. Le destinataire peut désactiver cette notification via son propre profil utilisateur (voir Notifications et alertes).

Les documents dans l'e-mail d'envoi sont configurés par compte client par un agent de support. Le choix détermine quels documents sont inclus lors de l'envoi :

• XML uniquement
• PDF principal uniquement (si disponible)
• XML et PDF principal (si un PDF est disponible)

Si l'option d'inclusion PDF entraîne des frais supplémentaires, cela est déterminé par l'équipe commerciale ; consultez-la à ce sujet.

Alternatives recommandées pour les destinataires hors Peppol :

• Inscription Peppol du destinataire -- la solution la plus fiable ; les factures transitent alors via Peppol plutôt que par e-mail.
• Compte sur la plateforme -- le destinataire crée un compte et utilise un connecteur e-mail pour transférer automatiquement les factures reçues.

En cas de rejet, l'Email Receiver envoie un message d'erreur à l'adresse de contact configurée :

• Aucune pièce jointe traitable : aucun fichier de facture reconnu dans l'e-mail.
• Blocage liste blanche : l'expéditeur n'est pas sur la liste blanche ; aucun fichier n'est traité.
• Erreur SSL/TLS : l'e-mail n'a pas été envoyé via une connexion sécurisée et n'est pas traité.
• XML invalide ou non reconnu : message d'erreur avec instructions sur la validité UBL et l'encodage UTF-8. Si l'e-mail contient aussi un PDF en plus du XML, le PDF est tout de même traité. Le message pour le XML rejeté ne peut pas être supprimé tant que le PDF est traité.

Conseil en cas de soumission structurelle XML et PDF : si un fournisseur envoie toujours XML et PDF mais que seul le PDF est souhaité, le support peut configurer l'Email Receiver pour les factures numériques (PDF) uniquement. Le XML n'est alors plus proposé à la validation et le message d'erreur associé disparaît. Il s'agit d'une modification de configuration par le support, à la demande du client.

L'Email Receiver classifie les pièces jointes d'un e-mail entrant et détermine quel document est traité comme facture et lequel comme pièce jointe. eConnect contrôle chaque document soumis individuellement pour le statut pièce jointe/facture. Les documents sont fusionnés dans l'ordre de soumission : le premier document devient la première page de la facture, même s'il s'agit d'une pièce jointe. Dès qu'un fichier est reconnu comme pièce jointe, tous les fichiers suivants du même e-mail sont également traités comme pièces jointes.

Lors de la soumission de plusieurs fichiers PDF :

• Un fichier reconnu comme facture, les autres sont d'autres types de documents — les autres documents du même e-mail sont traités comme pièces jointes et ajoutés par défaut à la facture. Pensez à une note de dégâts, un bon de livraison ou une spécification à côté de la vraie facture PDF : vous pouvez nommer les deux documents "facture", mais si Detect n'en reconnaît pas un comme facture, ce n'est pas une erreur de scission mais un comportement attendu — le document non-facture devient une pièce jointe de la facture reconnue. Un doute sur le fait que le second document soit tout de même une facture (numéro de facture, TVA, montant à payer, fournisseur/destinataire présents) ? Demandez les pièces jointes PDF originales et le XML depuis la boîte de réception pour vérification.
• Plusieurs pièces jointes reconnues comme facture — chaque PDF de facture est traité individuellement (factures séparées). Le système ne relie pas automatiquement les autres pièces jointes à une facture spécifique dans le même e-mail. En cas de doute, envoyez 1 facture par e-mail.

Pièce jointe Excel/ODS/CSV à côté d'une facture PDF : la présence d'une pièce jointe Excel ne bloque pas le traitement de la facture PDF, à condition que le fichier soit dans un format pris en charge et ne dépasse pas 5 Mo. Comportement par scénario :

• Format pris en charge + pas plus de 5 Mo (.xlsx, .ods, .csv) -- le fichier est ajouté comme pièce jointe secondaire à la facture (non envoyé à l'IDR) ; la facture PDF est traitée normalement.
• Format pris en charge + plus de 5 Mo -- l'e-mail entier est rejeté avec un e-mail de bounce.
• Format non pris en charge (.xls, .doc, .docx) -- le traitement n'est pas possible.

Types MIME pris en charge : application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Non pris en charge : application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Implémenté via EVCS-5805 et EVCS-5802.

Rotation des pages : les pages ne sont pas tournées automatiquement. Le client est responsable de l'orientation correcte à la soumission.

Grosses pièces jointes : une pièce jointe très volumineuse est réduite pour que le PDF reste gérable.

Fusion des pièces jointes : la plateforme offre l'option de fusionner toutes les pièces jointes d'une e-facture en un seul PDF.

Générer un PDF à partir du XML : il existe une option pour générer automatiquement un PDF de la facture XML. Cela peut être combiné avec la fonctionnalité de fusion et réglé sur : toujours, jamais, ou uniquement s'il n'existe pas encore de PDF.

PDF soumis inchangé : eConnect gère uniquement la traduction/le traitement et ne modifie pas le fichier PDF soumis lui-même (un PDF peut toutefois être généré).

Vous souhaitez savoir quelles méthodes d'intégration sont disponibles pour votre logiciel ? Consultez l'aperçu des méthodes d'intégration.