De nombreux logiciels comptables ne peuvent afficher qu'un seul fichier PDF par facture. C'est pourquoi eConnect offre la possibilité de générer automatiquement un PDF à partir des données de l'e-facture et de fusionner les pièces jointes en un seul document lisible.

Lorsque vous recevez une e-facture (XML) sans PDF joint, la plateforme peut automatiquement générer un PDF à partir des données de facturation contenues dans le XML. Vous disposez ainsi toujours d'une version visuellement lisible de chaque facture, quelle que soit la méthode de livraison.

Trois modes sont disponibles, paramétrables au niveau du compte :

Le paramétrage est géré par le support eConnect. Contactez-nous si vous souhaitez modifier le mode.

Une option pratique consiste à placer le PDF généré par eConnect en tête du document. L'utilisateur voit ainsi toujours la même mise en page standardisée, quelle que soit la présentation de la facture originale du fournisseur. C'est particulièrement utile pour les organisations qui reçoivent de nombreuses factures de différents fournisseurs et souhaitent une présentation uniforme dans leur processus d'approbation.

Pour les factures accompagnées de spécifications, bons de livraison ou autres documents, vous pouvez tout fusionner en un seul PDF. Cette fonctionnalité est essentielle pour les systèmes ERP qui ne peuvent traiter qu'un seul fichier PDF par facture dans leur workflow d'approbation.

L'ordre de fusion est :

1. Le PDF généré (ou le PDF de facture original)
2. Toutes les pièces jointes supplémentaires

Vous pouvez également choisir d'envoyer les pièces jointes comme fichiers séparés au lieu de les fusionner. Le bon choix dépend des capacités de votre logiciel.

Le PDF merge est particulièrement précieux dans ces situations :

• Votre logiciel n'affiche qu'un seul PDF par facture et vous avez besoin des pièces jointes dans le processus d'approbation.
• Vous recevez des factures avec des documents de spécification séparés que vous souhaitez consulter ensemble.
• Vous souhaitez une présentation de facture uniforme quel que soit le fournisseur.

Les fournisseurs peuvent également intégrer un PDF dans la facture UBL elle-même (comme pièce jointe base64 dans l'élément AdditionalDocumentReference). Cette méthode, prise en charge par Peppol, permet aux fournisseurs d'envoyer à la fois les données structurées et le PDF visuel dans un seul fichier. eConnect traite correctement cette configuration et rend le PDF intégré disponible comme pièce jointe.

Vous souhaitez ajuster les paramètres PDF de votre compte ? Contactez le support.

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