Lors de la conversion d'une facture PDF en e-facture UBL, certaines données d'identification sont obligatoires. Il s'agit par exemple du numéro de registre du commerce, de l'OIN ou du numéro de TVA de l'expéditeur ou du destinataire. Si l'IDR (Intelligent Document Recogniser) ne peut pas trouver un tel identifiant sur la facture, une valeur fictive est renseignée afin que l'e-facture reste techniquement valide.

La norme UBL et la spécification Peppol exigent que certains champs soient toujours remplis. Une e-facture sans identification du fournisseur ou de l'acheteur n'est pas valide et ne peut pas être traitée par les systèmes récepteurs. Les valeurs fictives permettent à la facture d'être valide et de pouvoir être livrée, même si toutes les données ne figuraient pas sur le PDF original.

Une valeur fictive est reconnaissable à un schéma fixe par pays. Vous pouvez ainsi facilement voir dans votre logiciel comptable ou système ERP qu'il s'agit d'un placeholder et non d'un véritable numéro d'identification.

La valeur fictive unknown pour les numéros de TVA est utilisée lorsque l'IDR n'a pas trouvé de numéro de TVA sur la facture. Il appartient alors au destinataire de rechercher et de compléter le bon numéro de TVA dans la comptabilité.

Si vous recevez une facture avec une valeur fictive, cela signifie que les données concernées ne figuraient pas sur le PDF original ou n'ont pas pu être reconnues. Deux options s'offrent à vous :

1. Compléter manuellement : renseignez le numéro d'identification correct via votre logiciel comptable ou dans la plateforme eConnect.
2. Informer le fournisseur : demandez au fournisseur de mentionner la donnée manquante (comme un numéro de registre du commerce ou de TVA) sur les factures futures.

Conseil: l'IDR apprend de chaque facture traitée. Si un fournisseur mentionne systématiquement ses données sur ses factures, celles-ci sont automatiquement reconnues et enregistrées après quelques factures. Les valeurs fictives ne se produisent alors plus pour ce fournisseur.

Vous souhaitez en savoir plus sur la reconnaissance des factures par l'IDR ? Consultez Comment fonctionne Scan & Reconnaissance (IDR/OCR) ?.

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