Le processus complet de conversion : de l'envoi à la livraison, avec statuts et délais.
Lorsque vous envoyez une facture PDF ou une image à eConnect, celle-ci devient une tâche de conversion. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) convertit le document en une e-facture validée. Cet article explique le fonctionnement du processus de bout en bout.
Chaque PDF ou image que vous envoyez, par e-mail, via un expéditeur de confiance ou via l'API, devient automatiquement une tâche de conversion. Le système détermine la meilleure méthode de conversion et se met au travail.
Le système reçoit le document et le classifie via la Detect API. S'agit-il d'une facture, d'un bon de livraison, d'un rappel ou d'autre chose ? Seuls les documents identifiés comme factures passent à la conversion. Les autres documents sont automatiquement associés comme pièces jointes à la facture.
L'IDR analyse le document à l'aide de trois couches technologiques :
L'IDR reconnaît les champs essentiels de la facture : fournisseur, acheteur, numéro de facture, date, montants, taux de TVA et données de paiement.
Après la reconnaissance, tous les champs sont validés :
L'IDR compare les valeurs reconnues avec les factures précédemment traitées du même fournisseur. Plus le nombre de factures traitées d'un fournisseur est élevé, meilleure est la reconnaissance. Le système apprend en continu.
Si l'IDR n'est pas suffisamment sûr de la reconnaissance, la tâche de conversion est transmise à l'équipe Quality Control d'eConnect. Celle-ci vérifie manuellement les cas douteux, par exemple un montant difficilement lisible ou un champ manquant.
Chaque correction effectuée par l'équipe QC est réinjectée comme donnée d'entraînement dans l'IDR. Ainsi, une erreur qui survient une fois est prévenue à l'avenir.
Après une reconnaissance et une validation réussies, le document est converti en une e-facture standardisée au format UBL. Cette e-facture contient toutes les données structurées dont votre logiciel comptable a besoin.
La facture traitée apparaît dans votre Boîte de réception (pour les factures d'achat) ou votre Boîte d'envoi (pour les factures de vente). Si vous avez configuré une connexion logicielle, la facture est automatiquement transmise à votre logiciel comptable.
La garantie SLA d'eConnect est que 99 % de tous les documents sont traités dans un délai de 8 heures ouvrables.
Vous pouvez suivre la progression d'une tâche de conversion dans la plateforme. La période de rétention standard des tâches de conversion est de 4 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
Il arrive qu'un document ne puisse pas être entièrement traité. Cela peut être dû au fait que le fichier est illisible, que des données essentielles manquent ou que la facture ne répond pas à la norme requise. Dans ce cas, la tâche de conversion est rejetée et vous recevez une notification indiquant la raison.
Sur les champs essentiels (numéro de facture, date et montants), la précision de l'IDR est supérieure à 98 %. Lors du dernier échantillonnage, le traitement automatique a obtenu un score de 100 % de précision. La vérification manuelle par l'équipe QC présentait un taux d'erreur inférieur à 2 %.
Le temps de traitement pur pour les documents entièrement automatisés est en moyenne de 20 à 30 secondes. En incluant le temps d'attente en file, cela représente environ 3,5 minutes. Si une vérification manuelle par l'équipe Quality Control est nécessaire, cela peut prendre jusqu'à 24 heures les jours ouvrables.
En cas d'incertitude suffisante, la tâche de conversion est transmise à l'équipe Quality Control pour vérification manuelle. Chaque correction est réinjectée comme donnée d'entraînement dans le système, de sorte que des erreurs similaires sont automatiquement évitées à l'avenir. Vous pouvez également signaler une erreur au support.
Oui, vous pouvez suivre la progression de chaque tâche de conversion dans la plateforme eConnect. Pour chaque document, vous pouvez voir à quelle étape se trouve le traitement. La période de rétention standard des tâches de conversion est de 4 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
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