Le montant total ne peut pas être établi, ou des éléments obligatoires de la facture manquent. Une facture valide doit contenir au minimum un numéro de facture, une date de facture, des montants et les données d'identification du fournisseur et du client.

Que pouvez-vous faire ? Vérifiez que la facture est complète et renvoyez le document. Si des données manquent de façon structurelle sur les factures d'un fournisseur, contactez ce fournisseur.

Le système a reconnu le document comme autre chose qu'une facture ou un bon de commande. La classification automatique (Detect API) distingue notamment : factures, factures pro forma, logos, tickets, bons de livraison, bons de commande, bulletins de paie, relances, documents fiscaux, conditions générales et pièces jointes. Les documents qui ne sont pas classés comme facture ou bon de commande peuvent être rejetés.

La classification elle-même est entièrement automatique, mais le rejet effectif d'une tâche de conversion est toujours une action manuelle de l'équipe qualité. Un document peut donc être correctement classé comme "pas une facture", puis évalué par l'équipe.

Que pouvez-vous faire ? Il s'agit en général d'une classification correcte. Les factures pro forma sont rejetées par défaut et cela ne peut pas être contourné. Cela vaut aussi pour les documents désignés comme facture pro forma, facture test, trial invoice, test invoice ou sample invoice : s'ils sont destinés à servir de pro forma ou de document de test (donc pas une vraie facture), eConnect les traite de la même façon et ils sont rejetés. Si vous voulez qu'une pro forma soit tout de même traitée, remplacez vous-même le mot "proforma" sur le PDF par "facture" avant d'envoyer le document. Cette responsabilité vous incombe en tant que client.

Si vous voulez joindre le document à une facture, envoyez-le avec la facture dans le même e-mail. Votre facture est-elle classée à tort comme facture pro forma ? Signalez-le au support afin que la classification puisse être améliorée.

Le scan est trop clair, trop sombre, flou ou du verso. Le moteur OCR ne peut pas reconnaître le texte de façon fiable.

Que pouvez-vous faire ? Numérisez à nouveau le document à au moins 300 dpi, assurez un bon contraste et posez-le droit sur la vitre.

Le PDF a un chiffrement, une signature numérique ou d'autres restrictions qui empêchent la lecture du texte.

Que pouvez-vous faire ? Retirez la protection du fichier PDF ou demandez au fournisseur une version non protégée.

Le fichier PDF contient plus d'une facture. eConnect traite toujours une facture par fichier.

Que pouvez-vous faire ? Découpez le fichier PDF pour que chaque facture soit dans un fichier distinct. Une facture de plusieurs pages peut rester dans un seul PDF.

Une erreur technique s'est produite. Le document est automatiquement proposé à nouveau dans les 24 heures les jours ouvrés.

Que pouvez-vous faire ? Attendez le retraitement automatique. Si le document n'est toujours pas traité après 24 heures, contactez le support.

Conseil en cas d'erreurs de traitement persistantes : un PDF qui reste bloqué sur une erreur de traitement peut souvent être débloqué en "imprimant" à nouveau le fichier source en PDF via Microsoft Print to PDF (ou une imprimante PDF comparable) et en envoyant le nouveau PDF. Cela normalise la structure du PDF et résout beaucoup de problèmes de PDF embarqué sans intervention du support.

Une facture d'autofacturation a été envoyée au mauvais destinataire. En tant que client, vous l'envoyez comme facture d'achat, en tant que fournisseur comme facture de vente.

Que pouvez-vous faire ? Renvoyez la facture à la bonne adresse e-mail (achat ou vente).

Pour les factures ZUGFeRD (PDF hybride avec XML embarqué), la tâche de conversion peut afficher le statut "Traité avec succès" alors que la facture n'apparaît pas dans votre boîte de réception. Dans ce cas, la reconnaissance IDR a réussi, mais la conversion du format CII vers UBL a échoué. La plateforme ne peut stocker que des factures UBL valides.

Que pouvez-vous faire ? Contactez le support et indiquez que la tâche de conversion est marquée comme réussie mais que la facture manque. L'équipe technique peut adapter la transformation afin que des factures similaires soient correctement traitées à l'avenir.

Conseil : une facture ZUGFeRD qui est "verte" dans des validateurs externes peut tout de même échouer sur la plateforme eConnect. La plateforme applique des exigences plus strictes (BIS Billing v3 / NLCIUS) que la plupart des validateurs CII.

Sur une facture d'achat entrante (PDF), le message "Le calcul de la TVA est incorrect" signifie que les montants et la TVA sur le document ou dans la reconnaissance ne concordent pas. Le document n'est donc pas (temporairement) transmis à votre comptabilité ou ERP. Ce message peut aussi figurer comme statut final dans l'historique de la tâche de conversion.

Un document auparavant rejeté peut encore être enregistré avec succès : la plateforme recalcule automatiquement les montants (total de facture prioritaire, puis montants de TVA et autres valeurs) et peut rendre un document cohérent sans autre action de votre part.

Si le rejet reste définitif, c'est une exception, mais un choix délibéré de l'équipe qualité. Si vous contestez le rejet, il vous appartient de démontrer que les montants concordent.

Que pouvez-vous faire ? Vérifiez d'abord le statut actuel du document dans l'historique de la tâche de conversion : si un statut réussi apparaît après recalcul, un nouvel envoi n'est pas nécessaire. Si la tâche est encore ouverte ou en cours, attendez le recalcul. Si le rejet demeure et que vous le jugez injustifié, contactez le support et expliquez pourquoi les montants concordent.

Un avoir fourni en XML par le fournisseur (par exemple via Peppol) est parfois traité comme une facture ordinaire au lieu d'un avoir. Cela vient du fait que le fournisseur a mal défini le type de document dans ce XML : code facture 380 (facture ordinaire) au lieu de 381 (avoir).

Pour un document fourni en XML, le fournisseur (ou le système source du fournisseur) détermine le type de document. eConnect traite ce XML tel qu'il est fourni et ne modifie pas le type de document.

Que pouvez-vous faire ? Contactez votre fournisseur et demandez de renvoyer l'avoir avec le bon code de type de document (381). Si le document est arrivé chez eConnect en PDF et non en XML du fournisseur, contactez le support : il peut s'agir d'une erreur de reconnaissance qui peut être améliorée.

Le XML affiche un autre montant ou taux de TVA que la facture PDF, avec le message "The applied VAT differs from the expected rate". Cela se produit par exemple avec un taux de TVA de 17% (le taux standard luxembourgeois). eConnect et l'IDR prennent en charge les factures avec 17% de TVA ; ce taux n'est ni non pris en charge ni inconnu.

Le message n'est pas une erreur de reconnaissance automatique. Le traitement IDR donne d'abord la priorité à un montant total correct (le montant total à payer), puis reprend la TVA complète de la facture. L'IDR reprend toujours le montant et le taux de TVA de la facture elle-même ; eConnect ne corrige pas la facture. Il n'y a une erreur de reconnaissance structurelle que si le taux ou le montant de TVA dans le XML diffère réellement de ce qui figure sur la facture PDF.

Que pouvez-vous faire ? Vérifiez d'abord si le montant total à payer a été repris correctement. Comparez ensuite le taux et le montant de TVA du PDF avec le XML. S'ils correspondent, il n'y a pas d'erreur de reconnaissance : le message n'est alors qu'un avertissement de validation. Si le montant ou le taux de TVA dans le XML diffère de façon démontrable du PDF, contactez le support et envoyez le PDF original et le XML correspondant.

Attention : les questions de comptabilisation fiscale (par exemple TVA déductible versus remboursement UE pour un taux de TVA étranger) sont hors du champ de ce message d'erreur. Contactez votre conseiller fiscal.

Si la facture PDF n'indique pas de TVA (même pas sous forme d'un autre montant comme une taxe d'assurance ou un pourcentage de 21%), la conversion PDF place la catégorie de TVA sur O (TVA non applicable). Cela se produit aussi lorsque le PDF mentionne un numéro de TVA du fournisseur.

C'est un comportement produit, pas une erreur de reconnaissance automatique : le traitement IDR fonde la catégorie de TVA sur ce qui figure réellement comme TVA sur le document, pas sur la présence d'un numéro de TVA.

Que pouvez-vous faire ? Le PDF indique bien de la TVA, mais elle manque dans le XML ? Il peut s'agir d'une erreur de reconnaissance. Contactez alors le support via Feedback PDF-conversion et envoyez le PDF original et le XML correspondant.