Le montant total ne peut pas être déterminé, ou des éléments obligatoires de la facture manquent. Une facture valide doit contenir au minimum un numéro de facture, une date de facture, des montants et les données d'identification du fournisseur et de l'acheteur.

Que pouvez-vous faire ? Vérifiez que la facture est complète et renvoyez le document. Si les données manquent systématiquement sur les factures d'un certain fournisseur, contactez le fournisseur.

Le système a identifié le document comme autre chose qu'une facture ou un bon de commande. La classification automatique (Detect API) distingue notamment : factures, factures proforma, logos, reçus, bons de livraison, bons de commande, fiches de paie, rappels, documents fiscaux, conditions générales et pièces jointes. Les documents qui ne sont pas classés comme facture ou bon de commande sont susceptibles d'être rejetés.

La classification elle-même est entièrement automatique, mais le rejet effectif d'une tâche de conversion est toujours une action manuelle de l'équipe qualité. Un document peut donc être correctement classé comme "pas une facture" puis être examiné par l'équipe.

Que pouvez-vous faire ? Il s'agit généralement d'une classification correcte. Si vous souhaitez joindre le document à une facture, envoyez-le dans le même e-mail que la facture. Votre facture est-elle classée à tort comme facture proforma ou autre type de document ? Signalez-le au support afin que la classification puisse être améliorée.

Le scan est trop clair, trop sombre, flou ou scanné côté verso. Le moteur OCR ne peut pas reconnaître le texte de manière fiable.

Que pouvez-vous faire ? Numérisez à nouveau le document à 300 dpi minimum, veillez à un bon contraste et placez-le bien droit sur la vitre du scanner.

Le PDF est protégé par chiffrement, une signature numérique ou d'autres restrictions qui empêchent la lecture du texte.

Que pouvez-vous faire ? Supprimez la protection du fichier PDF ou demandez au fournisseur une version non protégée.

Le fichier PDF contient plus d'une facture. eConnect traite toujours une seule facture par fichier.

Que pouvez-vous faire ? Séparez le fichier PDF de sorte que chaque facture soit dans un fichier distinct. Une facture de plusieurs pages peut figurer dans un seul PDF.

Une erreur technique s'est produite. Le document sera automatiquement soumis à nouveau dans les 24 heures les jours ouvrables.

Que pouvez-vous faire ? Attendez le retraitement automatique. Si le document n'a toujours pas été traité après 24 heures, contactez le support.

Astuce en cas d'erreurs de traitement persistantes : un PDF qui reste bloqué sur une erreur de traitement peut souvent être débloqué en ré-« imprimant » le fichier source en PDF via Microsoft Print to PDF (ou une imprimante PDF équivalente) et en soumettant le nouveau PDF. Cela normalise la structure du PDF et résout de nombreux problèmes liés aux PDF embarqués sans intervention du support.

Une facture d'autofacturation a été envoyée au mauvais destinataire. En tant qu'acheteur, envoyez-la comme facture d'achat ; en tant que fournisseur, comme facture de vente.

Que pouvez-vous faire ? Renvoyez la facture à la bonne adresse e-mail (achat ou vente).

Pour les factures ZUGFeRD (PDF hybride avec XML intégré), il peut arriver que la tâche de conversion affiche le statut "Traité avec succès", mais que la facture n'apparaisse pas dans votre boîte de réception. Dans ce cas, la reconnaissance IDR a réussi, mais la conversion du format CII vers UBL a échoué. La plateforme ne peut stocker que des factures UBL valides.

Que pouvez-vous faire ? Contactez le support en précisant que la tâche de conversion est marquée comme réussie mais que la facture est absente. L'équipe technique peut ajuster la transformation afin que des factures similaires soient correctement traitées à l'avenir.

Conseil : une facture ZUGFeRD qui obtient un score "vert" dans des validateurs externes peut néanmoins échouer sur la plateforme eConnect. Cela s'explique par le fait que la plateforme impose des exigences plus strictes (BIS Billing v3 / NLCIUS) que la plupart des validateurs CII.