Avant d'envoyer des factures à eConnect, il est utile de connaître les exigences techniques auxquelles vos fichiers doivent répondre. En les respectant, vous évitez les messages d'erreur et vous vous assurez que vos factures sont traitées rapidement et correctement.

eConnect traite les types de fichiers suivants :

Le format ZUGFeRD/Factur-X (PDF hybride avec XML intégré) est également pris en charge. La plateforme tente d'abord de traiter le XML intégré ; s'il n'est pas valide, le PDF est traité via OCR.

Envoyez toujours une seule facture par fichier. Si une facture comporte plusieurs pages, combinez-les dans un seul fichier PDF. La plateforme traite chaque fichier comme un document distinct. Si un PDF contient plusieurs factures, la tâche de conversion est rejetée avec le message "Le document contient plusieurs documents".

Les images contenues dans les signatures e-mail et les logos d'entreprise comptent comme pièces jointes. Si votre client de messagerie envoie automatiquement un logo, celui-ci est comptabilisé dans le maximum de 50 pièces jointes et peut influencer la classification. Le système reconnaît la plupart des logos automatiquement via la Detect API et les filtre, mais dans certains cas, un logo peut être pris en compte par erreur comme un document.

Lorsque vous envoyez une seule facture accompagnée de documents complémentaires (spécifications, bons de livraison, relevés d'heures) dans le même e-mail, les documents complémentaires sont automatiquement associés en tant que pièces jointes à la facture.

Si vous envoyez plusieurs factures accompagnées de pièces jointes dans un seul e-mail, le système ne peut pas déterminer quelle pièce jointe appartient à quelle facture. Dans ce cas, envoyez un e-mail distinct par facture.

Les fichiers PDF avec chiffrement, signature numérique ou autres restrictions ne peuvent pas être lus par le moteur OCR. Ils sont rejetés avec le message "Document protégé". Supprimez la protection avant d'envoyer le fichier, ou demandez au fournisseur une version non protégée.

La conversion PDF (reconnaissance OCR) est disponible pour les factures destinées à toutes les organisations disponibles sur la plateforme. Peu importe que le destinataire soit une organisation néerlandaise, belge ou étrangère. L'IDR prend en charge plus de 200 langues pour la reconnaissance de texte, les factures dans pratiquement toutes les langues sont donc reconnues.

Conseil: vous n'êtes pas sûr que votre fichier réponde aux conditions ? Envoyez une facture de test et vérifiez qu'elle est correctement traitée. En cas d'erreur, vous recevez un message d'erreur clair indiquant la raison.

Vous souhaitez connaître les messages d'erreur possibles ? Consultez l'aperçu des messages d'erreur lors de l'envoi par e-mail.