Vous envoyez vos factures de vente par e-mail à vos clients ? En les transférant simultanément à eConnect, elles deviennent automatiquement disponibles dans votre Boîte d'envoi. Vous disposez ainsi d'une archive numérique complète de toutes vos factures sortantes, qui sont automatiquement traitées dans votre logiciel comptable.

Dès que votre organisation est activée sur la plateforme, vous recevez une adresse e-mail dédiée aux factures de vente :

<numero-kce>@verkoopfacturen.econnect.eu

Cette adresse est immédiatement disponible, sans activation nécessaire. Les paramètres par défaut ne sont toutefois pas toujours adaptés à vos besoins spécifiques. Vérifiez donc toujours que l'adresse est correctement configurée, ou créez une nouvelle adresse via l'Email Receiver dont vous pouvez régler les paramètres exactement selon vos souhaits.

La manière la plus simple d'envoyer vos factures de vente à eConnect est via le champ BCC. Lorsque vous envoyez une facture par e-mail à votre client, ajoutez l'adresse de factures de vente dans le champ BCC. Votre client reçoit la facture comme d'habitude, et une copie est simultanément envoyée à eConnect pour traitement.

Cette méthode est particulièrement efficace si vous ajoutez l'adresse BCC par défaut dans votre client de messagerie ou votre logiciel de facturation. Vous n'avez plus à y penser et vous constituez automatiquement une archive complète.

Lorsqu'un e-mail avec une facture en pièce jointe arrive à votre adresse de factures de vente, le traitement se déroule comme suit :

1. Classification : le système analyse chaque pièce jointe et détermine s'il s'agit d'une facture ou d'un autre type de document (comme une spécification ou un bon de livraison).
2. Reconnaissance : les factures PDF sont converties par l'IDR (Intelligent Document Recogniser) en une e-facture validée. Les factures XML sont directement validées.
3. Archivage : la facture traitée apparaît dans votre Boîte d'envoi et est automatiquement transmise à votre logiciel comptable connecté.

La différence avec les factures d'achat réside dans la destination : les factures d'achat arrivent dans votre Boîte de réception, les factures de vente dans votre Boîte d'envoi.

Attention : votre logiciel comptable ou système ERP doit pouvoir importer les factures de vente depuis la Boîte d'envoi. Tous les logiciels ne prennent pas en charge l'importation de factures de vente via une connexion. Vérifiez au préalable auprès de votre éditeur de logiciel si cette fonctionnalité est prise en charge.

En plus de l'adresse BCC, vous pouvez configurer un expéditeur de confiance avec le type de document "Facture de vente". Cette option est pratique si vous envoyez vos factures de vente depuis un système ou une adresse e-mail fixe et que vous souhaitez automatiser l'archivage sans utiliser le BCC.

En configurant un expéditeur de confiance avec le type de document "Facture de vente", les factures sont archivées pour traitement administratif dans votre Boîte d'envoi, via un canal différent de celui utilisé pour l'envoi à votre client.

Dans le cadre de l'autofacturation, l'acheteur établit la facture au nom du fournisseur. La manière d'envoyer une facture d'autofacturation dépend de votre rôle :

• En tant qu'acheteur (vous établissez la facture au nom du fournisseur) : envoyez la facture comme facture d'achat.
• En tant que fournisseur (votre client a établi la facture) : envoyez la facture comme facture de vente.

Mentionnez sur la facture PDF le texte "Facture émise par l'acheteur". Les mêmes conditions que pour les factures classiques s'appliquent.

Attention: les factures d'autofacturation sont rejetées si elles sont envoyées au mauvais destinataire (achat au lieu de vente, ou inversement). Vérifiez toujours que vous utilisez la bonne adresse e-mail.

Vous souhaitez en savoir plus sur les conditions techniques d'envoi ? Consultez les conditions d'envoi des factures.