Messages d'erreur lors de la soumission par e-mail
Aperçu des messages d'erreur lors de la soumission de factures par e-mail, avec causes et solutions.
Lorsqu'une facture soumise ne peut pas être traitée, vous recevez un message d'erreur par e-mail à l'adresse depuis laquelle vous avez envoyé la facture. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des messages d'erreur les plus fréquents, avec la cause et la solution pour chaque message.
Messages d'erreur à la livraison
Vous recevez ces messages d'erreur immédiatement après l'envoi de l'e-mail, avant que le document ne soit traité par l'IDR. Il s'agit de problèmes liés à l'e-mail lui-même ou au format de fichier.
MessageSignificationSolutionAucune pièce jointe (valide) / "Le traitement n'est pas possible"L'e-mail ne contient aucune pièce jointe, les pièces jointes ont un format non pris en charge, ou une pièce jointe dépasse 10 MB. Utilisez PDF, XML, JPEG, JPG, PNG ou BMP. Les fichiers de moins de 1 KB sont ignorés. Un PDF trop volumineux peut être écarté comme non traitable sans afficher le message de limite explicite.Vérifiez que vous avez joint la facture, que le format de fichier est pris en charge et que le fichier fait moins de 10 MBTrop de pièces jointesL'e-mail contient plus de 50 pièces jointes. Ce maximum maintient un traitement fiable.Répartissez les factures sur plusieurs e-mails, chacun avec au maximum 50 pièces jointesLa taille du fichier dépasse la limiteUn fichier individuel dépasse 10 MB, ou l'e-mail total dépasse 35 MB.Réduisez la taille du fichier (par exemple en compressant le PDF) ou répartissez les factures sur plusieurs e-mailsDocument protégéLe PDF est protégé par un chiffrement, une signature numérique ou d'autres restrictions, ce qui empêche la lecture du texte.Retirez la protection du PDF, imprimez à nouveau le document en PDF (par exemple avec Microsoft Print to PDF) ou demandez au fournisseur une version non protégéeFormulaire PDF (champs de formulaire interactifs)Le PDF contient des champs de formulaire interactifs (AcroForm/XFA) au lieu de texte brut, ce qui empêche la lecture du contenu.Ouvrez le document et imprimez-le à nouveau en PDF (par exemple avec Microsoft Print to PDF), puis soumettez le nouveau PDF platErreur pendant le traitementUne erreur technique s'est produite. Le document est automatiquement proposé à nouveau dans les 24 heures (les jours ouvrables).Attendez. Si le document n'est pas traité après 24 heures, contactez le support
Messages d'erreur de traitement (conversion)
Vous recevez les messages ci-dessous après la soumission du document et la tentative de traitement par l'IDR. Ils concernent le contenu ou le type du document.
MessageSignificationSolutionDes éléments essentiels manquentLes données essentielles ne peuvent pas être déterminées (par exemple numéro de facture, date, montant ou autres champs obligatoires)Vérifiez que la facture est complèteLe type de document est incorrectPas une facture ni une commande (par exemple devis, bon de livraison, conditions)Soumettez uniquement des factures ; envoyez les autres documents en pièce jointeRelance ou demande de paiementDocument reconnu comme une relanceSoumettez la facture d'origineDocument illisibleLe document n'est pas lisible (par exemple résolution trop basse, mauvais éclairage, fichier endommagé ou page blanche)Vérifiez le fichier source et soumettez une version lisibleLe document contient plusieurs documentsPlus d'une facture dans un PDFSéparez en une facture par fichierDocument reconnu comme logoImage de la signature e-mailEn général filtré correctement ; en cas d'erreur : soumettre en PDFFacture d'autofacturationMauvais destinataire (achat vs vente)Envoyez à la bonne adresse e-mail
Conseil : en cas de messages d'erreur répétés, vérifiez d'abord les conditions de soumission. Beaucoup de problèmes se préviennent avec les bons formats de fichier et les bonnes limites.
Numéro de facture avec des espaces
Un numéro de facture avec des espaces n'est pas un message d'erreur et n'est pas un défaut. Lors de la conversion PDF, le système retire toujours tous les espaces du numéro de facture. C'est une normalisation produit. Le XML fournisseur (Peppol ou un téléversement XML) conserve le numéro de facture tel qu'il a été fourni, espaces compris.
La détection des doublons compare exactement le fournisseur, la date de facture et le numéro de facture. Seule une différence d'espace entre la conversion PDF et le XML fournisseur produit deux originaux, pas un doublon et pas un incident. Si la conversion PDF diffère du XML, soumettez uniquement le XML. Vous corrigez un nom de fichier différent chez l'expéditeur.
Questions fréquentes
Où est-ce que je reçois les messages d'erreur si ma facture ne peut pas être traitée ?
Les messages d'erreur sont envoyés par e-mail à l'adresse depuis laquelle vous avez soumis la facture. Assurez-vous que cette adresse est une boîte mail active, lue par quelqu'un. Pour un expéditeur de confiance, vous pouvez définir une adresse e-mail de contact distincte pour les messages d'erreur.
Que dois-je faire avec le message "Le document contient plusieurs documents" ?
Ce message signifie que le fichier PDF contient plus d'une facture. Séparez le fichier de sorte que chaque facture soit dans un PDF distinct, puis soumettez à nouveau les fichiers. Une facture de plusieurs pages peut rester dans un seul PDF.
Une facture en échec est-elle proposée à nouveau automatiquement ?
Uniquement pour le message "Erreur pendant le traitement", le document est automatiquement proposé à nouveau dans les 24 heures les jours ouvrables. Pour tous les autres messages d'erreur, vous devez résoudre le problème vous-même et soumettre à nouveau le document.