En plus des factures PDF, vous pouvez également envoyer des fichiers UBL (e-factures XML) par e-mail chez eConnect. Une facture UBL valide est traitée directement sans reconnaissance OCR, ce qui est plus rapide et plus fiable que la conversion PDF. Cet article explique le fonctionnement et ce qui se passe si le XML n'est pas valide.

Lorsque vous envoyez une facture UBL par e-mail, la plateforme valide immédiatement le fichier par rapport aux normes prises en charge. Les formats UBL suivants sont reconnus :

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, la norme néerlandaise)
• Peppol BIS Billing 3.0 (la norme européenne Peppol)

Le XML est valide ? La facture est alors immédiatement traitée et livrée, sans reconnaissance OCR. Cela signifie un traitement plus rapide et une fiabilité accrue, puisqu'aucune interprétation d'éléments visuels n'est nécessaire.

Si le fichier XML n'est pas valide (par exemple en raison de champs obligatoires manquants ou d'une structure non conforme), la plateforme bascule automatiquement vers une solution de repli. Le fonctionnement dépend de la situation :

• UBL avec PDF joint : si un PDF de facture accompagne le XML invalide dans l'e-mail, le PDF est traité via reconnaissance OCR.
• UBL sans PDF : en l'absence de PDF joint, la facture ne peut pas être traitée et vous recevez un message d'erreur.

Conseil: vous souhaitez vérifier au préalable si votre fichier UBL est valide ? Utilisez le eConnect Document Validator, un outil en ligne gratuit pour valider tout fichier UBL.

ZUGFeRD (Allemagne) et Factur-X (France) sont des formats de facture hybrides : un PDF contenant un XML intégré au format CII. Pour ces factures, la plateforme tente d'abord d'extraire et de traiter le XML intégré.

Si le XML intégré n'est pas valide, le système bascule vers le traitement OCR du composant PDF. Une facture ZUGFeRD qui passe les validateurs externes mais est tout de même traitée en PDF chez eConnect peut indiquer une différence dans les règles de validation du XML intégré.

Les anciens formats SimpleInvoicing (SI 1.1 et SI 1.2) ne sont plus autorisés sur le réseau Peppol depuis 2024. eConnect peut encore transformer ces formats en une facture NLCIUS valide lors de l'envoi par e-mail, à condition que toutes les données essentielles soient présentes. En cas de données manquantes, la validation peut échouer.

La recommandation est de migrer vers SI-UBL 2.0 (NLCIUS) ou Peppol BIS Billing 3.0 pour un traitement fiable.

eConnect dispose d'une fonction qui corrige automatiquement les erreurs connues dans les fichiers UBL via une transformation XSL. Les champs non essentiels manquants sont complétés avec des valeurs par défaut, de sorte que la facture puisse tout de même être traitée. Cette fonction est continuellement améliorée sur la base des schémas rencontrés en pratique.

Il est utile de connaître la distinction entre conversion et transformation :

• Conversion : une facture PDF est transformée en e-facture (XML). Cela nécessite une reconnaissance OCR et implique toujours une étape d'interprétation.
• Transformation : une e-facture dans un format XML est convertie en un autre format XML. Ce processus est plus fiable car les données sources sont déjà structurées.

eConnect prend en charge la transformation automatique entre plus de 20 normes XML, dont des formats sectoriels tels que DICO, SETU, SEEF et XRechnung.

Vous préférez recevoir vos factures directement via Peppol plutôt que par e-mail ? C'est possible si votre organisation est enregistrée sur le réseau Peppol.