Vous recevez des factures par e-mail ou par courrier ? En les transférant à votre adresse e-mail eConnect personnelle, elles sont automatiquement traitées et livrées dans votre logiciel comptable. Peu importe qu'il s'agisse d'un PDF, d'une image ou d'un fichier XML, eConnect traite tous les formats.

Dès que votre organisation est activée sur la plateforme, vous recevez une adresse e-mail dédiée aux factures d'achat :

<numero-kce>@inkoopfacturen.econnect.eu

Cette adresse est immédiatement disponible, sans activation nécessaire. Les paramètres par défaut ne sont toutefois pas toujours adaptés à vos besoins spécifiques. Vérifiez donc toujours que l'adresse est correctement configurée, ou créez une nouvelle adresse via l'Email Receiver dont vous pouvez régler les paramètres exactement selon vos souhaits.

Outre l'adresse KCE standard, vous pouvez créer une adresse e-mail spécifique par fournisseur via l'Email Receiver. La plateforme génère une adresse unique sur le domaine trust.econnect.eu avec une séquence aléatoire de caractères, par exemple :

y49jvmtw@trust.econnect.eu

Pour chaque adresse, vous déterminez quel domaine ou quelle adresse e-mail peut envoyer, quel type de document est créé et si les factures XML sont automatiquement transférées. Cela offre plus de contrôle que l'adresse KCE standard et est disponible à partir de l'abonnement Basic.

Lorsque vous envoyez un e-mail avec une facture en pièce jointe à votre adresse de factures d'achat, le processus suivant se déclenche :

1. Classification : le système analyse chaque pièce jointe et détermine automatiquement s'il s'agit d'une facture, d'un bon de livraison, d'une annexe ou d'un autre document.
2. Traitement : les factures sont converties en une e-facture validée. Les factures PDF passent par l'IDR (Intelligent Document Recogniser) pour la reconnaissance OCR. Les factures XML sont directement validées.
3. Association des pièces jointes : les autres documents du même e-mail (spécifications, bons de livraison) sont automatiquement associés en tant que pièces jointes à la facture.
4. Livraison : la facture traitée apparaît dans votre Boîte de réception et est automatiquement transmise à votre logiciel comptable connecté.

La plupart des factures sont traitées en quelques minutes. En savoir plus sur les délais de traitement.

eConnect traite les PDF, les factures XML (tous les formats de e-facture), les images (JPEG, PNG, BMP) et les formats hybrides comme ZUGFeRD/Factur-X. La taille maximale de l'e-mail est de 35 Mo avec un maximum de 50 pièces jointes. Envoyez toujours une seule facture par fichier.

Pour un aperçu complet de toutes les conditions et limites, consultez les conditions d'envoi des factures.

Vous pouvez également transférer des e-mails contenant des factures depuis votre propre boîte mail. Points d'attention :

• Utilisez la fonction de transfert de votre client de messagerie, et non la fonction de redirection.
• Excluez les domaines everbinding.nl et econnect.eu des règles de transfert automatique pour éviter les boucles.
• Ne transférez que les e-mails contenant effectivement une facture en pièce jointe.

Si un problème survient lors de l'envoi, vous recevez un message d'erreur par e-mail à l'adresse depuis laquelle vous avez envoyé la facture. Les causes les plus courantes sont un fichier trop volumineux, un PDF illisible ou un fichier XML non conforme à la norme requise.

Vous souhaitez que vos fournisseurs envoient leurs factures directement à cette adresse ? Configurez un expéditeur de confiance pour une sécurité renforcée.