Configurer l'Email Receiver : autoriser une adresse e-mail ou un domaine spécifique pour l'envoi de factures.
L'Email Receiver vous permet de définir précisément quelles adresses e-mail sont autorisées à envoyer des factures à votre organisation. Vous évitez ainsi que des factures indésirables ou inconnues n'entrent dans votre comptabilité. Vous configurez par fournisseur ou par domaine le traitement automatique de leurs factures.
Un expéditeur de confiance est une adresse e-mail ou un domaine que vous avez approuvé pour l'envoi de factures à votre organisation. Seuls les e-mails provenant de ces expéditeurs approuvés sont traités, tous les autres sont bloqués. Ce mécanisme fonctionne comme une liste blanche pour la réception de vos factures.
Lorsque vous créez un expéditeur de confiance, la plateforme génère une adresse e-mail unique. Vous communiquez cette adresse à votre fournisseur, qui l'utilise pour envoyer ses factures. Dans l'aperçu (l'option "Tout" dans la barre latérale), vous voyez tous vos email receivers créés avec leurs adresses générées et leur statut.
Vous avez besoin au minimum d'un abonnement Basic pour utiliser l'Email Receiver.
Ouvrez l'application Email Receiver dans la plateforme et cliquez sur Nouvel expéditeur. Pour chaque expéditeur, vous configurez les paramètres suivants.
Choisissez comment vous souhaitez identifier l'expéditeur :
fournisseur.fr). Pratique si un fournisseur envoie depuis plusieurs adresses.Par adresse Email Receiver, vous pouvez autoriser un seul domaine. Votre organisation doit recevoir des factures de plusieurs domaines ? Créez alors une adresse Email Receiver distincte par domaine, ou utilisez une adresse e-mail spécifique par fournisseur pour une sécurité maximale.
Besoin d'une deuxième adresse d'expéditeur spécifique ? Avec le type de liste blanche Adresse e-mail spécifique, vous ne pouvez pas simplement ajouter une deuxième adresse dans White List From Address : le champ est à valeur unique. Pour un deuxième expéditeur de confiance au sein de la même organisation, créez un Email Receiver supplémentaire avec cette deuxième adresse. Si les deux adresses peuvent appartenir au même domaine, il existe une solution plus simple : changez le type de liste blanche de l'Email Receiver existant en Domaine entier / All within this domain au lieu de créer un deuxième récepteur.
Vous pouvez optionnellement indiquer dans le champ Organisation (côté expéditeur) quelle organisation est autorisée à envoyer en tant que fournisseur. Si vous remplissez ce champ, seuls les e-mails de cette organisation fournisseur spécifique sont acceptés. Cela rend l'adresse e-mail générée encore plus sûre, car les e-mails d'autres organisations sont refusés.
Indiquez ce qui doit se passer avec les factures reçues :
Le champ Types de documents autorisés vous permet de définir quels formats de facture sont acceptés :
Dans la terminologie eConnect, "factures numériques" désigne les factures PDF et "e-factures" les factures XML.
Le champ Remplir l'adresse e-mail du fournisseur sur la base de détermine quel champ e-mail est utilisé pour identifier le fournisseur. Par défaut, il s'agit de "Adresse e-mail de l'expéditeur", mais si un fournisseur utilise un alias ou une adresse de transfert, vous pouvez choisir un autre champ de l'en-tête de l'e-mail (comme Reply-To).
L'identification du fournisseur est importante pour deux raisons. Premièrement, le fournisseur reçoit des messages de feedback en cas de problème lors du traitement, par exemple en l'absence de pièce jointe ou si le document ne peut pas être traité. Deuxièmement, l'adresse e-mail identifiée est incluse dans le XML livré au système comptable, ce qui permet de retracer le fournisseur.
Pour les factures brouillon, vous pouvez activer l'option Envoyer XML automatiquement. Si l'expéditeur envoie une facture XML valide, celle-ci est automatiquement transmise via Peppol sans intervention manuelle. Si le XML n'est pas valide, la facture est préparée comme brouillon pour contrôle manuel. Cette option nécessite l'activation de la sécurité SSL/TLS et la validité du XML.
L'option Envoyer via vous permet de transmettre en une seule fois des e-mails sécurisés contenant des factures XML valides au destinataire via Peppol. Cette option nécessite l'activation de la sécurité SSL/TLS et la validité du XML.
L'Email Receiver offre des couches de sécurité supplémentaires :
Si vous travaillez avec plusieurs administrations, vous pouvez activer l'option Conversion pour plusieurs organisations. La plateforme détecte alors automatiquement à quelle administration une facture envoyée est destinée. Vous pouvez ainsi utiliser une seule adresse e-mail pour plusieurs administrations au lieu de créer une adresse distincte par administration. Cette fonction est compatible avec les factures XML et PDF.
Cette fonctionnalité nécessite un abonnement Professional ou supérieur.
Par expéditeur de confiance, vous pouvez configurer la réception d'un e-mail de confirmation lorsqu'une facture arrive via cet expéditeur. Vous gardez ainsi un aperçu des fournisseurs qui envoient des factures et à quel moment.
Après sa création, l'expéditeur de confiance est au statut "Brouillon". Avant que les e-mails ne soient traités, l'expéditeur doit être activé. Deux méthodes sont possibles :
Activation manuelle : passez le statut à "Actif". L'expéditeur de confiance est alors immédiatement opérationnel.
Envoyer une invitation : au lieu d'activer manuellement, vous pouvez envoyer une invitation au fournisseur. Le fournisseur reçoit alors un e-mail expliquant l'adresse générée et comment l'utiliser pour envoyer des factures. Lors de la première utilisation par le fournisseur, l'email receiver est automatiquement activé. Le statut passe alors de "Invité" à "Actif".
Dans la barre latérale de l'application Email Receiver, vous pouvez filtrer par statut : Brouillons, Invité, Actif et Inactif. Vous gardez ainsi un aperçu des expéditeurs et de leur phase.
Oui, vous pouvez créer un expéditeur de confiance distinct par fournisseur. Chaque expéditeur de confiance dispose d'une adresse e-mail unique et de ses propres paramètres pour le type de liste blanche, le type de document et les options de sécurité. Vous gardez ainsi un contrôle total sur qui peut envoyer des factures et comment elles sont traitées.
L'e-mail est rejeté et n'est pas traité. Seuls les e-mails provenant d'expéditeurs approuvés (selon le type de liste blanche configuré) sont acceptés. L'expéditeur ne reçoit aucun message d'erreur : l'e-mail n'est simplement pas pris en compte.
Oui, vous avez besoin au minimum d'un abonnement Basic pour utiliser l'Email Receiver. Pour l'option "Conversion pour plusieurs organisations" (détection d'administration), un abonnement Professional ou supérieur est requis.
Travaillez-vous avec plusieurs entités ou une structure de holding, et un Email Receiver à *@trust.econnect.eu reste-t-il vide alors que le domaine de l'expéditeur semble figurer sur la liste blanche ? Vérifiez d'abord si quelque chose arrive réellement dans les journaux ou la boîte de réception de cet expéditeur précis, et pas seulement pour une autre entité. Ouvrez ensuite l'e-mail envoyé et regardez littéralement le champ De : c'est ce qui compte, pas le nom d'affichage. Une holding et une filiale ont souvent des Email Receivers distincts avec leurs propres listes blanches. Le fait que la même adresse d'envoi fonctionne pour une autre entité ne prouve pas que l'adresse De et la liste blanche sont correctes pour ce récepteur précis. Vérifiez l'entrée de la liste blanche exactement par rapport à l'adresse De : les fautes de frappe, les alias et les règles de transfert modifient l'adresse d'expéditeur visible. Vous voulez tester rapidement si le canal est accessible ? Réglez temporairement l'Email Receiver sur Tout accepter (non possible avec Facture brouillon) et restaurez la liste blanche après le test.
Vérifiez ceci dans un ordre fixe — ignorer une étape mène souvent à une conclusion erronée :
trust.econnect.eu versus une variante pilote).Votre organisation utilise Office 365 et le transfert d'e-mails n'est pas autorisé ? Vous pouvez alors établir une connexion directe avec votre boîte mail Office 365. Utilisez le champ "Adresse de livraison alternative" dans la configuration de l'Email Receiver pour paramétrer l'intégration O365.
Vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des factures par e-mail ? Découvrez comment envoyer des factures d'achat par e-mail.
Découvrez comment envoyer des factures