Quelles valeurs fictives eConnect utilise dans la facture électronique lorsqu'un identifiant n'est pas trouvé, expliqué par pays.
Lors de la conversion d'une facture PDF en facture électronique UBL, certaines données d'identification sont obligatoires. Il s'agit notamment du numéro de chambre de commerce, de l'OIN ou du numéro de TVA de l'expéditeur ou du destinataire. Si l'IDR (Intelligent Document Recogniser) ne trouve pas un tel identifiant sur la facture, ou si la valeur trouvée n'est pas valide ou utilisable, eConnect inscrit une valeur fictive afin que la facture électronique reste techniquement valide.
La norme UBL et la spécification Peppol exigent que certains champs soient toujours remplis. Une facture électronique sans identification du fournisseur ou du client n'est pas valide et ne peut pas être traitée par les systèmes destinataires. Les valeurs fictives permettent à la facture de rester valide et d'être livrée, même si toutes les données ne figuraient pas sur le PDF d'origine.
Une valeur fictive se reconnaît à un motif fixe par pays. Vous voyez ainsi facilement dans votre logiciel comptable ou votre ERP qu'il s'agit d'un substitut et non d'un vrai numéro d'identification.
00000003999999960000000BE00UBLBE000090009999908000DE00LWID00DEF000unknown<CODE PAYS>:unknown (p. ex. NL:unknown)NL000000000B01La valeur fictive unknown pour les numéros de TVA est utilisée lorsque l'IDR n'a pas trouvé de numéro de TVA sur la facture. Il appartient alors au destinataire de rechercher le bon numéro de TVA et de le compléter dans la comptabilité.
Si vous recevez une facture avec une valeur fictive, les données concernées ne figuraient pas sur le PDF d'origine, n'ont pas pu être reconnues, ou n'étaient pas valides ou utilisables (par exemple un numéro de chambre de commerce sans 8 chiffres utilisables). Vous avez alors deux options :
Conseil : l'IDR apprend de chaque facture traitée. Si un fournisseur indique ses données de façon structurée sur ses factures, elles sont reconnues et enregistrées automatiquement après quelques factures. Les valeurs fictives ne réapparaissent alors plus pour ce fournisseur.
Une valeur fictive signifie que la donnée d'identification concernée (comme un numéro de chambre de commerce ou de TVA) ne figurait pas sur le PDF d'origine, n'a pas pu être reconnue, ou n'était pas valide ou utilisable. La valeur fictive rend la facture électronique techniquement valide, mais vous devez compléter le bon numéro manuellement dans votre logiciel comptable ou demander au fournisseur de l'indiquer sur les prochaines factures.
Oui, chaque valeur fictive suit un motif fixe par pays. Les Pays-Bas utilisent un numéro OIN fictif, la Belgique connaît deux variantes (UBLBE et numéro d'entreprise) et l'Allemagne utilise une Leitweg-ID. Vous reconnaissez ainsi dans votre logiciel comptable qu'il s'agit d'un substitut et de quel pays provient la facture.
Oui, les tickets de caisse et reçus utilisent plus souvent des valeurs fictives que les factures ordinaires. Un ticket de caisse, en tant que facture simplifiée, doit contenir moins de données. Le numéro de chambre de commerce, l'adresse et le numéro de TVA manquent souvent, alors que la norme UBL rend ces champs obligatoires.
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont l'IDR reconnaît les factures ? Lisez Comment fonctionne Scan & Reconnaissance (IDR/OCR) ?.
Lisez comment soumettre des factures