Beaucoup de logiciels comptables ne peuvent afficher qu'un seul fichier PDF par facture. C'est pourquoi eConnect peut générer automatiquement un PDF à partir des données de la facture électronique et fusionner les pièces jointes en un seul document clair.

Lorsque vous recevez une facture électronique (XML) sans PDF joint, la plateforme peut générer automatiquement un PDF à partir des données de facture dans le XML. Vous disposez ainsi toujours d'une version visuellement lisible de chaque facture, quelle que soit la façon dont elle a été envoyée.

Trois modes sont disponibles, réglables au niveau du compte :

Le réglage est séparé par flux (entrant et sortant) et est géré par le support eConnect. Contactez-nous si vous souhaitez changer le mode.

Une option utile consiste à placer le PDF généré par eConnect en tête du document. L'utilisateur voit alors toujours la même mise en page standardisée, quelle que soit la mise en page de la facture d'origine du fournisseur. C'est particulièrement utile pour les organisations qui reçoivent de nombreuses factures de fournisseurs différents et veulent un affichage uniforme dans leur processus d'approbation.

Pour les factures qui arrivent avec des spécifications, des bons de livraison ou d'autres documents, vous pouvez tout faire fusionner en un seul PDF. C'est essentiel pour les systèmes ERP qui ne peuvent traiter qu'un seul fichier PDF par facture dans leur workflow d'approbation.

L'ordre de fusion est :

1. Le PDF généré (ou le PDF de facture d'origine)
2. Toutes les pièces jointes supplémentaires

Vous pouvez aussi choisir d'envoyer les pièces jointes comme fichiers séparés au lieu de les fusionner. Le bon choix dépend de ce que votre logiciel peut traiter.

La fusion PDF est surtout utile dans ces situations :

• Votre logiciel n'affiche qu'un seul PDF par facture et vous avez besoin des pièces jointes dans le processus d'approbation.
• Vous recevez des factures avec des documents de spécification séparés que vous voulez consulter ensemble.
• Vous voulez un affichage de facture uniforme, quel que soit le fournisseur.

Les fournisseurs peuvent aussi intégrer un PDF dans la facture UBL elle-même (en pièce jointe base64 dans l'élément AdditionalDocumentReference). C'est une méthode prise en charge par Peppol qui permet aux fournisseurs d'envoyer dans un seul fichier les données structurées et le PDF visuel. eConnect traite cela correctement et met le PDF intégré à disposition comme pièce jointe.

Vous souhaitez adapter les paramètres PDF de votre compte ? Contactez le support.