Comment envoyer des factures d'achat par e-mail à eConnect pour une conversion et une livraison automatiques.
Vous recevez vos factures par e-mail ou par courrier ? En les transférant vers votre adresse e-mail personnelle eConnect, elles sont traitées automatiquement et livrées dans votre logiciel de comptabilité. Peu importe qu'il s'agisse d'un PDF, d'une image ou d'un fichier XML, eConnect Scan & Reconnaissance traite tout.
Dès que votre organisation est activée sur la plateforme, vous recevez votre propre adresse e-mail pour les factures d'achat :
<numero-immatriculation>@inkoopfacturen.econnect.eu
Cette adresse est immédiatement disponible et vous n'avez pas besoin de la demander ou de l'activer séparément. Cependant, les paramètres par défaut ne sont pas toujours adaptés à vos besoins spécifiques. Vérifiez donc toujours que l'adresse est correctement configurée, ou créez une nouvelle adresse via le Email Receiver où vous pouvez configurer les paramètres exactement comme vous le souhaitez.
Outre l'adresse standard basée sur le numéro d'immatriculation, vous pouvez également créer une adresse e-mail spécifique par fournisseur via le Email Receiver. La plateforme génère alors une adresse unique sur le domaine trust.econnect.eu avec une chaîne de caractères aléatoire, par exemple :
y49jvmtw@trust.econnect.eu
Par adresse, vous déterminez quel domaine ou quelle adresse e-mail est autorisé à envoyer, quel type de document est créé et si les factures XML sont automatiquement transférées. Cela offre plus de contrôle que l'adresse standard et est disponible à partir du forfait Basic.
Astuce : vous utilisez le PSB (Procurement Service Bus) ? Contactez Sales pour discuter de la façon dont eConnect peut vous aider à configurer le traitement des e-mails sur le PSB.
Lorsque vous envoyez un e-mail avec une facture en pièce jointe à votre adresse de factures d'achat, voici ce qui se passe :
Le système vérifie chaque pièce jointe et détermine automatiquement s'il s'agit d'une facture, d'un bon de livraison, d'une pièce jointe ou d'un autre document.
Les factures sont converties en une e-facture validée. Les factures PDF passent par l'IDR (Intelligent Document Recogniser) pour la reconnaissance OCR. Les factures XML sont directement validées.
Les autres documents dans le même e-mail (spécifications, bons de livraison) sont automatiquement joints à la facture.
La facture traitée apparaît dans votre boîte de réception et est automatiquement transférée vers votre logiciel de comptabilité connecté.
La plupart des factures sont traitées en quelques minutes. En savoir plus sur les délais de traitement.
eConnect traite les PDF, les factures XML (tous les formats de facture électronique), les images (JPEG, PNG, BMP) et les formats hybrides tels que ZUGFeRD/Factur-X. Un e-mail peut peser au maximum 35 Mo avec un maximum de 50 pièces jointes. Une pièce jointe de moins de 10 Ko est ignorée. Envoyez toujours une facture par fichier.
Consultez les conditions de soumission des factures pour l'aperçu complet des formats, limites et points d'attention.
Vous pouvez également transférer des e-mails contenant des factures depuis votre propre boîte mail. Attention aux points suivants :
everbinding.nl et econnect.eu du transfert automatique pour éviter les boucles.Si un problème survient lors de l'envoi, vous recevez un message d'erreur par e-mail à l'adresse depuis laquelle vous avez envoyé la facture. Les causes courantes sont un fichier trop volumineux, un PDF illisible ou un fichier XML qui ne respecte pas la norme requise.
Oui, vous pouvez joindre plusieurs factures dans un seul e-mail, jusqu'à un maximum de 50 pièces jointes et 35 Mo au total. Chaque facture doit cependant être dans un fichier séparé. Un PDF contenant plusieurs factures sera rejeté.
Si l'IDR ne peut pas traiter le document, vous recevez un message d'erreur par e-mail à l'adresse depuis laquelle vous avez envoyé la facture. Dans la plupart des cas, vous pouvez résoudre le problème vous-même, par exemple en envoyant une version plus lisible ou en utilisant le bon format de fichier.
Le temps de calcul moyen sans intervention humaine se situe entre 5 et 30 secondes par document. Le délai moyen de bout en bout, file d'attente comprise, est d'environ 3,5 minutes. La norme SLA est de 99 % sous 8 heures. Si le document part en contrôle manuel, cela peut prendre jusqu'à 24 heures les jours ouvrés.
Vous voulez que vos fournisseurs envoient leurs factures directement à cette adresse ? Configurez un expéditeur de confiance pour une sécurité supplémentaire.
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