eConnect traite les types de fichiers suivants :

ZUGFeRD/Factur-X (PDF hybride avec XML intégré) est également pris en charge. La plateforme tente d'abord de traiter le XML intégré ; s'il n'est pas valide, le PDF est traité via OCR.

Vous soumettez des documents via l'API plutôt que par e-mail ? Une limite plus élevée de 15 Mo par fichier s'applique. En savoir plus sur la soumission via l'API IDR.

Envoyez toujours une facture par fichier. Si une facture comporte plusieurs pages, combinez-les dans un seul fichier PDF. La plateforme traite chaque fichier comme un document distinct. Si un PDF contient plusieurs factures, la tâche de conversion est rejetée avec le message « Le document contient plusieurs documents ».

La méthode de page de garde n'est pas prise en charge : une page de garde ajoutée manuellement ne peut pas être utilisée pour guider la reconnaissance. Ne combinez pas non plus plusieurs documents dans un seul fichier PDF.

La bonne approche est inverse : soumettez d'abord la facture originale, puis enrichissez la facture reconnue dans votre propre logiciel avec des informations supplémentaires.

Exception pour les notes de frais : avec une note de frais, une page de garde est parfois utilisée. Dans ce cas, l'IDR ne reconnaît que la page de garde ; le document est alors traité comme une facture simplifiée, ce qui signifie que moins de données sont reconnues.

Notez que les images dans les signatures d'e-mail et les logos d'entreprise comptent comme pièces jointes. Si votre programme de messagerie envoie automatiquement un logo, celui-ci compte dans la limite de 50 pièces jointes et peut affecter la classification. Le système reconnaît automatiquement la plupart des logos via l'API Detect et les filtre, mais dans certains cas un logo peut être traité par erreur comme un document.

Lorsque vous envoyez une facture avec des documents complémentaires (spécifications, bons de livraison, feuilles de temps) dans le même e-mail, les documents complémentaires sont automatiquement joints à la facture.

Si vous envoyez plusieurs factures avec des pièces jointes dans un seul e-mail, le système ne peut pas déterminer quelle pièce jointe appartient à quelle facture. Dans ce cas, envoyez des e-mails séparés par facture.

Les fichiers PDF avec chiffrement, signature numérique ou autres restrictions ne peuvent pas être lus par le moteur OCR. Ils sont rejetés avec le message « Document protégé ». Supprimez la protection avant de soumettre le fichier, ou demandez une version non protégée au fournisseur.

La conversion PDF (reconnaissance OCR) est disponible pour les factures adressées à toutes les organisations disponibles sur la plateforme. Peu importe si le destinataire est une organisation néerlandaise, belge ou étrangère. L'IDR prend en charge plus de 200 langues pour la reconnaissance de texte, de sorte que les factures dans pratiquement toutes les langues sont reconnues.

Conseil : vous n'êtes pas sûr que votre fichier réponde aux exigences ? Soumettez une facture test et vérifiez qu'elle est correctement traitée. En cas d'erreur, vous recevez un message d'erreur clair indiquant la raison.