FleetFlow d'eConnect automatise le régime GWH pour les parcs de 25 plaques ou plus via Peppol.
En bref FleetFlow est la solution eConnect pour les organisations qui ont un grand parc de véhicules. Elle automatise le régime de grand détenteur de parc (GWH) de l'administration fiscale néerlandaise et peut aussi traiter les décisions d'amende du CJIB, le tout via le réseau Peppol.
L'administration fiscale offre aux organisations dont le parc compte plus de 25 plaques d'immatriculation la possibilité de payer la taxe sur les véhicules à moteur (MRB) de façon simplifiée via le régime GWH. Au lieu d'avis séparés par plaque, l'organisation paie la MRB chaque mois sous forme de montant global par prélèvement automatique.
L'inconvénient de ce régime est que vous n'obtenez pas le détail par plaque. Vous recevez un seul montant total sans justification. Il est alors difficile d'affecter les coûts à des services, des projets ou des véhicules individuels.
FleetFlow résout cela en récupérant automatiquement les spécifications de facture GWH auprès de Digipoort, le portail public pour l'échange numérique de messages. La spécification récupérée est convertie en facture électronique standard (UBL) avec toutes les informations disponibles par plaque au niveau des lignes.
Pour chaque entreprise enregistrée (numéro de chambre de commerce) vous recevez une facture récapitulative livrée de façon sécurisée via le réseau Peppol dans votre boîte de réception sur la plateforme eConnect. La facture est aussi disponible en PDF et en téléchargement CSV. Avec un couplage logiciel actif, vous recevez la facture récapitulative directement dans votre logiciel de comptabilité.
En tant que client, vous n'avez pas à acheter vous-même un certificat PKI ni à mettre en place ou entretenir un couplage coûteux avec Digipoort.
Pour les questions sur les périodes, les montants ou le prélèvement automatique de la spécification de facture GWH, ce qui suit s'applique :
Outre le régime GWH, FleetFlow permet aussi de traiter automatiquement les amendes routières du CJIB. eConnect récupère les décisions d'amende numériques auprès du CJIB et les livre sur la plateforme, où elles suivent la même chaîne de traitement que les autres documents entrants.
Pour utiliser le couplage CJIB, votre organisation doit d'abord remplir un formulaire sur le site du CJIB (le formulaire de contact pour les organisations avec un grand parc). La fonctionnalité CJIB est disponible sans coût d'abonnement supplémentaire. Vous ne payez que par document livré via le crédit de transactions habituel.
L'abonnement FleetFlow est distinct de l'abonnement plateforme habituel. Consultez toujours la liste de prix eConnect en vigueur pour les tarifs applicables.
Attention (tarif en révision) : la fonctionnalité GWH/CJIB, le seuil de 25 plaques, le flux Digipoort/PKI et le processus d'intégration sont confirmés comme actuels. Le tarif d'abonnement (€ 290,64/an) est encore en concertation interne et était attendu comme définitif autour du 2026-07-17. En cas de doute, vérifiez toujours le tarif par rapport à la liste de prix actuelle.
Pour utiliser FleetFlow, vous avez besoin de ce qui suit :
La convention FleetFlow est conclue par entité (numéro de chambre de commerce). Avec plusieurs entités, la convention s'applique séparément à chaque entité.
Vous pouvez en principe créer vous-même, sans coût supplémentaire, un environnement et ajouter votre organisation à la plateforme à l'aide des instructions fournies. Notre service Support peut aussi aider au démarrage (configurer et activer le compte, et au besoin le couplage avec votre logiciel de comptabilité), via une session à distance (Teams) ou sur site. Cette option d'assistance et le tarif associé sont repris en option dans la convention.
Le démarrage de FleetFlow se déroule en plusieurs étapes. Après votre inscription, eConnect envoie un formulaire d'inscription sur lequel vous indiquez les produits qui vous intéressent. Vous recevez ensuite une convention qu'il faut signer et renvoyer.
Dès réception de la convention, l'équipe eConnect détermine s'il s'agit de GWH, de CJIB ou des deux. Vous créez (de préférence vous-même) un compte sur la plateforme. eConnect s'enregistre ensuite auprès de l'administration fiscale comme intermédiaire pour votre organisation. L'administration fiscale vous envoie ensuite un code d'activation par courrier, ce qui prend en général environ trois semaines. Dès que vous avez reçu ce code, vous le transmettez à eConnect, après quoi le couplage avec Digipoort est activé.
La fonction « Recevoir » doit toujours être activée sur le compte. Sans compte actif, le traitement GWH n'est pas possible. L'e-mail de confirmation de Delivery le précise explicitement. Gardez à l'esprit que vous pouvez aussi recevoir d'autres factures électroniques, non liées au GWH, via le même compte.
Nouveau numéro de chambre de commerce pour un client FleetFlow existant : le mandat Digipoort vaut par numéro de chambre de commerce, pas par client. Si un client existant obtient un nouveau numéro, par exemple pour une nouvelle organisation ou une filiale, le mandat doit être refait pour ce numéro. Cela vaut aussi si la réception Peppol est déjà active pour le client : sans l'activation séparée pour le nouveau numéro, les spécifications GWH n'arrivent pas automatiquement. Le délai reste d'environ trois semaines pour le nouveau code d'activation par courrier.
Transfert de contrat : un transfert de contrat transfère le contrat vers une autre entité et déplace le GWH vers le numéro de chambre de commerce de cette entité. La boîte de réception de l'ancienne entité s'arrête. La nouvelle entité a besoin de son propre mandat Digipoort, même si la réception Peppol est déjà active.
Prélèvement versus boîte de réception : un prélèvement GWH sans facture correspondante ne prouve pas que la spécification appartient à la boîte de réception de cette entité. Le prélèvement est effectué par l'administration fiscale. La spécification n'arrive que pour l'entité qui a un GWH actif.
Boîte de réception vide, récupérer quand même la spécification : si le couplage GWH est actif, la configuration est techniquement correcte et les spécifications manquent, confirmez le numéro de chambre de commerce et si l'administration fiscale a délivré le mandat pour ce numéro. Si c'est correct et que la boîte reste vide, demandez la référence à l'administration fiscale. Avec cette référence, eConnect récupère quand même la spécification.
L'activation du mandat GWH passe par la Digipoort Management API. L'administration fiscale vous envoie un code d'activation par courrier après qu'eConnect s'est enregistré comme intermédiaire. Transmettez ce code à l'équipe delivery d'eConnect afin qu'elle puisse activer le couplage pour vous.
Après une activation réussie, le mandat est actif et les spécifications de facture GWH sont récupérées automatiquement et livrées comme facture électronique sur votre plateforme.
Attention : même sans régime GWH actif, l'administration fiscale envoie parfois un code d'activation. Sans régime, il n'y a rien à activer, le code n'est alors pas utilisable.
Le couplage CJIB est configuré par l'équipe eConnect après que vous avez rempli le formulaire CJIB et signé la convention FleetFlow pour le CJIB. Le nom de l'organisation et le code postal doivent correspondre exactement à l'enregistrement auprès du CJIB. Après la configuration, les décisions d'amende sont récupérées automatiquement et livrées comme documents sur la plateforme.
FleetFlow fonctionne entièrement sur la plateforme eConnect. Les spécifications GWH et les amendes CJIB sont livrées comme factures électroniques (UBL) dans la boîte de réception habituelle de votre compte. Elles suivent la même chaîne de traitement que les autres documents entrants : stockage sur la plateforme, disponibles en UBL, PDF et CSV, et, avec un couplage logiciel actif, transmises automatiquement à votre logiciel de comptabilité.
Les documents FleetFlow sont imputés sur votre crédit de transactions, comme les autres documents reçus. L'abonnement FleetFlow est distinct de l'abonnement plateforme habituel.
Le régime GWH de l'administration fiscale n'est disponible que pour les organisations qui ont 25 plaques ou plus. Sans régime GWH, vous ne pouvez pas utiliser FleetFlow pour les spécifications MRB. Le traitement des amendes CJIB est possible indépendamment de la taille du parc.
Le code d'activation est envoyé par courrier et cela prend en général environ trois semaines. Si vous n'avez toujours rien reçu après ce délai, contactez eConnect. Sans code d'activation, le mandat Digipoort ne peut pas être activé.
Un prélèvement GWH sans facture ne prouve pas que la spécification appartient à cette boîte. Le prélèvement est effectué par l'administration fiscale. Confirmez le numéro de chambre de commerce et si le mandat pour ce numéro a été délivré. Si c'est correct, demandez la référence à l'administration fiscale. Avec cette référence, eConnect récupère quand même la spécification. Après un transfert de contrat, la boîte de l'ancienne entité s'arrête. La nouvelle entité a besoin de son propre mandat Digipoort.
Remplissez le formulaire de contact pour les organisations avec un grand parc sur le site du CJIB et signez la convention FleetFlow pour le CJIB. Il n'y a pas de coût d'abonnement supplémentaire. Vous ne payez que par document livré via votre crédit de transactions habituel.
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