Le processus de conversion complet : de la soumission à la livraison, y compris les statuts et le délai de traitement.
Lorsque vous soumettez une facture PDF ou une image à eConnect, celle-ci devient une tâche de conversion. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) convertit le document en une e-facture validée. Cet article explique comment fonctionne ce processus du début à la fin.
Chaque PDF ou image que vous soumettez — par e-mail, via un expéditeur de confiance ou via l'API — devient automatiquement une tâche de conversion. Le système détermine la meilleure méthode de conversion et se met au travail.
Le système reçoit le document et le classe via l'API Detect. S'agit-il d'une facture, d'un bon de livraison, d'un rappel ou d'autre chose ? Seuls les documents reconnus comme des factures passent à la conversion. Les autres documents sont automatiquement ajoutés en pièce jointe à la facture.
L'IDR analyse le document avec trois couches technologiques :
L'IDR reconnaît les champs clés de la facture : fournisseur, acheteur, numéro de facture, date, montants, taux de TVA et coordonnées de paiement.
Après la reconnaissance, tous les champs sont validés :
L'IDR compare les valeurs reconnues avec les factures précédemment traitées du même fournisseur. Plus des factures d'un fournisseur ont été traitées, meilleure est la reconnaissance. Le système apprend en continu.
Si l'IDR n'est pas suffisamment certain de la reconnaissance, la tâche de conversion est envoyée à l'équipe Contrôle qualité d'eConnect. Celle-ci examine manuellement les cas douteux, par exemple un montant difficile à lire ou un champ manquant.
Chaque correction de l'équipe QC est renvoyée comme données d'entraînement à l'IDR. Ainsi, une erreur qui se produit une fois est évitée à l'avenir.
Après une reconnaissance et une validation réussies, le document est converti en une e-facture standardisée au format UBL. Cette e-facture contient toutes les données structurées dont votre logiciel de comptabilité a besoin.
La facture traitée apparaît dans votre Boîte de réception (pour les factures d'achat) ou Boîte d'envoi (pour les factures de vente). Si vous avez configuré une intégration logicielle, la facture est automatiquement transmise à votre logiciel de comptabilité.
La garantie est de 99 % dans les 8 heures. En pratique, le débit moyen est d'environ 30 minutes. Un document qui part en contrôle qualité peut prendre jusqu'à 24 heures les jours ouvrés.
Vous pouvez suivre la progression d'une tâche de conversion dans la plateforme. La période de conservation standard des tâches de conversion est de 4 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
Parfois, un document ne peut pas être entièrement traité. Cela peut arriver parce que le fichier est illisible, que des données essentielles sont manquantes, ou que la facture ne répond pas à la norme requise. Dans ce cas, la tâche de conversion est rejetée et vous recevez une notification avec le motif.
L'IDR utilise deux chiffres clés qui sont toujours présentés ensemble :
Ces deux chiffres mesurent des choses différentes : 100 % porte sur l'exhaustivité du canal, 98 % sur l'exactitude du contenu. Ils s'appliquent toujours ensemble.
La garantie est de 99 % dans les 8 heures. En pratique, le débit moyen est d'environ 30 minutes. Si un contrôle qualité est nécessaire, cela peut prendre jusqu'à 24 heures les jours ouvrés.
En cas d'incertitude insuffisante, la tâche de conversion est envoyée à l'équipe Contrôle qualité pour vérification manuelle. Chaque correction est renvoyée comme données d'entraînement au système, de sorte que des erreurs similaires sont automatiquement évitées à l'avenir. Vous pouvez également signaler une erreur au support.
Oui, vous pouvez suivre la progression de chaque tâche de conversion dans la plateforme eConnect. Pour chaque document, vous voyez dans quelle phase se trouve le traitement. La période de conservation standard des tâches de conversion est de 4 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
Non. Un e-mail de statut ou de synthèse sur les pièces jointes envoyées informe de l'avancement du traitement. Ce n'est pas une facture électronique ni un fichier UBL en pièce jointe. La facture électronique traitée arrive dans la boîte de réception après conversion, pas dans la boîte mail d'envoi (y compris une boîte de test, sauf connexion manuelle explicitement configurée). Suivez l'avancement via Tâches de conversion dans la plateforme. Consultez la facture électronique seulement après conversion, dans la boîte de réception.
Ce nom est celui d'un membre de l'équipe Quality Control qui a contrôlé le document manuellement (voir l'étape 4 ci-dessus). Cela fait partie du processus IDR/QC normal lorsque la certitude de reconnaissance est insuffisante. Cela n'indique pas un parcours client distinct.
Le champ Propriétaire n'est pas une attribution personnelle et n'est pas le nom du contrôleur Quality Control de la chronologie (voir la question précédente). Propriétaire désigne la propriété système : par défaut le dernier administrateur d'environnement nommé. Voir Droits et rôles pour les rôles de la plateforme.
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