Le processus de conversion complet : de la soumission à la livraison, y compris les statuts et le délai de traitement.
Lorsque vous soumettez une facture PDF ou une image à eConnect, celle-ci devient une tâche de conversion. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) convertit le document en une e-facture validée. Cet article explique comment fonctionne ce processus du début à la fin.
Chaque PDF ou image que vous soumettez — par e-mail, via un expéditeur de confiance ou via l'API — devient automatiquement une tâche de conversion. Le système détermine la meilleure méthode de conversion et se met au travail.
Le système reçoit le document et le classe via l'API Detect. S'agit-il d'une facture, d'un bon de livraison, d'un rappel ou d'autre chose ? Seuls les documents reconnus comme des factures passent à la conversion. Les autres documents sont automatiquement ajoutés en pièce jointe à la facture.
L'IDR analyse le document avec trois couches technologiques :
L'IDR reconnaît les champs clés de la facture : fournisseur, acheteur, numéro de facture, date, montants, taux de TVA et coordonnées de paiement.
Après la reconnaissance, tous les champs sont validés :
L'IDR compare les valeurs reconnues avec les factures précédemment traitées du même fournisseur. Plus des factures d'un fournisseur ont été traitées, meilleure est la reconnaissance. Le système apprend en continu.
Si l'IDR n'est pas suffisamment certain de la reconnaissance, la tâche de conversion est envoyée à l'équipe Contrôle qualité d'eConnect. Celle-ci examine manuellement les cas douteux, par exemple un montant difficile à lire ou un champ manquant.
Chaque correction de l'équipe QC est renvoyée comme données d'entraînement à l'IDR. Ainsi, une erreur qui se produit une fois est évitée à l'avenir.
Après une reconnaissance et une validation réussies, le document est converti en une e-facture standardisée au format UBL. Cette e-facture contient toutes les données structurées dont votre logiciel de comptabilité a besoin.
La facture traitée apparaît dans votre Boîte de réception (pour les factures d'achat) ou Boîte d'envoi (pour les factures de vente). Si vous avez configuré une intégration logicielle, la facture est automatiquement transmise à votre logiciel de comptabilité.
La garantie SLA d'eConnect est que 99 % de tous les documents sont traités dans les 8 heures ouvrables.
Vous pouvez suivre la progression d'une tâche de conversion dans la plateforme. La période de conservation standard des tâches de conversion est de 4 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
Parfois, un document ne peut pas être entièrement traité. Cela peut arriver parce que le fichier est illisible, que des données essentielles sont manquantes, ou que la facture ne répond pas à la norme requise. Dans ce cas, la tâche de conversion est rejetée et vous recevez une notification avec le motif.
L'IDR utilise deux chiffres clés qui sont toujours présentés ensemble :
Ces deux chiffres mesurent des choses différentes : 100 % porte sur l'exhaustivité du canal, 98 % sur l'exactitude du contenu. Ils s'appliquent toujours ensemble.
Le temps de traitement pur pour les documents entièrement traités automatiquement est en moyenne de 20 à 30 secondes. Délai d'attente en file inclus, cela représente environ 3,5 minutes. Si une vérification manuelle par l'équipe Contrôle qualité est nécessaire, cela peut prendre jusqu'à 24 heures les jours ouvrables.
En cas d'incertitude insuffisante, la tâche de conversion est envoyée à l'équipe Contrôle qualité pour vérification manuelle. Chaque correction est renvoyée comme données d'entraînement au système, de sorte que des erreurs similaires sont automatiquement évitées à l'avenir. Vous pouvez également signaler une erreur au support.
Oui, vous pouvez suivre la progression de chaque tâche de conversion dans la plateforme eConnect. Pour chaque document, vous voyez dans quelle phase se trouve le traitement. La période de conservation standard des tâches de conversion est de 4 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
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