L'Email Receiver (également appelé Expéditeur de confiance) est l'une des applications les plus utilisées sur la plateforme eConnect. Il vous permet de gérer quelles adresses e-mail sont autorisées à soumettre des factures à votre organisation, de configurer le traitement de ces factures, et même de les envoyer automatiquement via Peppol. Vous ouvrez l'application via Email Receiver dans le menu latéral, sous Apps.

Chaque organisation de votre environnement reçoit une adresse e-mail unique sur laquelle les factures peuvent être soumises. Vous trouverez cette adresse dans la barre latérale sous Tout dans les expéditeurs de confiance.

Lorsque vous ouvrez l'Email Receiver, vous voyez le tableau de bord avec trois graphiques d'aperçu montrant le statut de traitement :

• Par statut : combien de documents ont été traités avec succès, sont en cours de traitement ou ont échoué
• Par statut par organisation : la même répartition par organisation de votre environnement
• Par contexte documentaire : répartition par type de document (facture d'achat, facture de vente, note de frais)

Sous le tableau de bord, vous trouvez la liste de tous les expéditeurs e-mail configurés. Chaque expéditeur suit un workflow de statut :

Conseil : vous pouvez autoriser une adresse e-mail spécifique pour une sécurité maximale, ou un domaine entier (par ex. @econnect.eu) si vous attendez des factures de plusieurs adresses de ce domaine.

Pour chaque expéditeur, vous pouvez configurer les paramètres suivants :

Déterminez quels types de fichiers l'expéditeur peut soumettre :

• Factures électroniques uniquement (XML) : la plateforme valide le XML et le traite directement.
• Factures numériques uniquement (PDF) : la plateforme convertit le PDF via la conversion IDR (Scan & Reconnaissance) en brouillon de facture électronique.
• Les deux : la plateforme détecte automatiquement s'il s'agit de PDF ou XML et applique le traitement approprié.

Lorsque cette option est activée, les fichiers XML valides sont automatiquement envoyés via Peppol au destinataire, sans aucune intervention. Les XML non valides sont préparés comme brouillon de facture pour vérification manuelle.

Configurez par expéditeur si vous souhaitez recevoir une confirmation :

• En cas de traitement réussi : vous recevez une confirmation de livraison par e-mail.
• En cas d'erreur : vous recevez une notification si le traitement échoue.

Les paramètres de l'expéditeur incluent une adresse e-mail de secours (fallback). Les notifications sont envoyées à cette adresse si aucun autre destinataire n'est configuré. Recevez-vous soudainement des notifications sur une autre adresse (ou plus du tout) ? Vérifiez ce champ.

Alternative : la case à cocher Utiliser l'adresse e-mail de l'expéditeur comme adresse e-mail de contact. Si elle est cochée, les notifications sont envoyées à l'adresse e-mail qui a soumis la facture (l'expéditeur). C'était le comportement par défaut de nombreux receivers avant une mise à jour.

Pour modifier :

1. Ouvrez l'Email Receiver de l'organisation concernée (Apps > Email Receiver).
2. Modifiez l'adresse e-mail de secours, ou activez la case ci-dessus.
3. Vous pouvez le faire vous-même ; le support peut vous assister sur demande.

Portée avec plusieurs organisations : l'Email Receiver s'applique par organisation. Une modification ne s'applique pas automatiquement à toutes les entreprises d'un groupe. Utilisez-vous la même adresse sur plusieurs organisations ? Vérifiez et configurez-la séparément par organisation/receiver.

Avec la detection d'administration (aussi : conversion multiparty), l'IDR determine automatiquement pour quelle administration ou organisation au sein d'un compte une facture PDF entrante est destinee, meme si elle a ete envoyee via le recepteur e-mail d'une autre organisation du meme compte. Apres conversion, le document est livre dans la bonne boite de reception. Les termes administration et organisation sont utilises indifferemment ici ; une administration ne represente pas necessairement une organisation.

• Necessite un abonnement dans lequel la fonction est autorisee (Professional au minimum) et est mentionnee separement dans le contrat.
• Feature pack de l'abonnement, onglet IDR Features, option Allow multi party for IDR conversion.
• Sur le recepteur e-mail : option Conversion for multiple organizations. Seuls les recepteurs e-mail avec cette option activee prennent en charge la conversion multiparty ; les autres continuent de fonctionner normalement.

Important : le parametre feature pack et toute configuration IDR complementaire sont appliques par eConnect. Contactez les ventes pour activer correctement multiparty. Contactez notre equipe commerciale.

L'organisation du recepteur e-mail est la valeur par defaut. L'IDR recoit egalement les donnees des autres administrations du meme compte ou du meme environnement. En cas de meilleure correspondance avec une autre administration, la facture est placee sur cette administration. En cas de doute, la valeur par defaut (organisation du recepteur e-mail) est conservee.

La selection se deroule en deux phases : d'abord par l'IDR (reconnaissance de documents), puis par la plateforme elle-meme.

Phase 1 : reconnaissance IDR

1. Correspondance d'identifiants (priorite la plus haute) : l'IDR recherche des identifiants tels que numeros de TVA et numeros d'entreprise. En cas de correspondance exacte, cette organisation est selectionnee immediatement.
2. Correspondance souple : si aucun identifiant n'est trouve, l'IDR regarde le nom d'organisation, la ville et le code postal. Avec exactement une correspondance, la selection est automatique. Avec plusieurs correspondances, le document est envoye au Quality Control pour verification manuelle.

Phase 2 : routage plateforme

Apres reception du XML, la plateforme examine le champ AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Si cette valeur correspond a une organisation de la plateforme, la facture y est placee. Sans correspondance, la facture revient a l'organisation proprietaire du recepteur e-mail.

Seules les organisations faisant partie du meme environnement ou du meme compte sont eligibles. Lorsque le destinataire sur la facture differe de l'administration plateforme mais correspond a une autre administration de l'environnement, la customer party peut etre corrigee. Si aucune administration ne correspond, l'organisation du recepteur e-mail reste la customer party.

Astuce : conservez des identifiants complets (numero de TVA, numero d'entreprise) pour toutes les organisations de votre compte. Maintenez egalement a jour les noms, adresses et codes postaux pour une correspondance fiable.

• Corriger des factures envoyees a la mauvaise adresse e-mail au sein du compte.
• Clients qui souhaitent une seule adresse e-mail pour toutes leurs organisations (le client doit pouvoir corriger a posteriori les factures mal attribuees).

Lorsque la plateforme exécute une action système via l'Email Receiver (comme la création d'une facture brouillon, un changement de statut de workflow ou une mise à jour de facture), cette action est attribuée au dernier administrateur désigné de l'organisation. Il ne s'agit pas nécessairement du premier administrateur, mais de l'utilisateur qui a reçu le rôle d'administrateur le plus récemment.

Si le rôle d'administrateur est retiré à cet utilisateur, la propriété revient automatiquement à l'administrateur précédent.

Conseil : des documents sont attribués à un utilisateur inattendu ? Vérifiez qui est le dernier administrateur désigné de l'organisation. La plateforme attribue toujours les actions système à cet utilisateur.

L'Email Receiver ne sert pas uniquement à recevoir des factures. Avec le paramètre XML auto-send, vous pouvez également utiliser l'Email Receiver pour envoyer des factures via Peppol.

Le fonctionnement est le suivant : vous envoyez une facture UBL XML valide par e-mail à l'adresse de soumission de l'Email Receiver. Si XML auto-send est activé, la plateforme valide la facture et l'envoie automatiquement via Peppol au destinataire.

Lors du traitement de fichiers XML BIS 3.0 via l'Email Receiver, quelques points méritent attention :

• Date d'échéance (DueDate) : le champ cbc:DueDate n'est actuellement pas renseigné lors du traitement de XML BIS 3.0. Il s'agit d'un bug confirmé.
• ID organisation du destinataire (CompanyID) : n'est renseigné que si le fichier source contient une valeur dans AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.
• Le champ "Envoyer via" est correctement repris.

Conseil : pour les destinataires belges, vous pouvez activer l'envoi automatique et adresser les factures au numéro BCE (schemeID 0208) au lieu du numéro de TVA.

Pour les organisations qui n'autorisent pas le transfert d'e-mails (par exemple en raison de la politique IT), eConnect propose une connexion directe avec une boîte mail Office 365. La plateforme lit directement les factures depuis la boîte mail connectée, sans que les e-mails aient besoin d'être transférés.

Attention : la fonctionnalité Email Receiver nécessite au minimum un abonnement Basic. Avec le Portail de facturation gratuit, cette fonctionnalité n'est pas disponible.

Les organisations qui traitent plus de 1 000 messages par jour via une connexion avec une boîte mail O365 peuvent constater que le serveur de messagerie Office 365 bloque les e-mails entrants. Le message d'erreur typique est : « The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour. »

Cela peut se produire, par exemple, lors de l'envoi de lots importants de factures avec les e-mails de statut associés. La solution consiste à ajouter les adresses IP eConnect en tant qu'expéditeurs de confiance via le Centre d'administration Exchange (EAC) en tant qu'administrateur Office 365.

Suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le Centre d'administration Exchange et ouvrez Mail flow > Connectors.
2. Créez un nouveau connecteur de Partner organization vers Office 365.
3. Configurez le connecteur pour que les e-mails provenant des adresses IP ci-dessous soient considérés comme fiables.

Attention : sans cette configuration, la limite de débit reste active et les e-mails entrants sont rejetés tant que le volume dépasse le seuil O365. Contactez votre service informatique en cas de doute.

Pour configurer un expéditeur de confiance pour la première fois, consultez le guide étape par étape dans la section PDF & Reconnaissance.

• Ajouter une adresse e-mail supplémentaire à votre compte
• Configurer ou désactiver la notification de réception
• Abonnements sur la plateforme eConnect
• Configurer un workflow