Cliquez sur Facture de vente dans la barre latérale et sélectionnez Nouvelle facture. Vous accédez au formulaire de facturation avec deux onglets : Document (les données de la facture) et Pièces jointes.

Entièrement en libre-service : eConnect ne télécharge ni n'envoie de factures au nom du client. Chaque organisation activée crée et envoie ses factures de manière autonome via la plateforme. Ceci s'applique également aux fournisseurs étrangers activés -- après activation, ils suivent le même flux (Facture de vente → Nouvelle facture, ou téléverser un fichier XML existant) que les organisations néerlandaises. La langue de la plateforme est le néerlandais par défaut ; vous pouvez passer à l'anglais via Modifier le profil (en haut à droite dans la plateforme). Avant de vous connecter, un choix de langue est disponible sur la page d'inscription.

• Fournisseur : votre propre organisation. Ce champ n'est pas rempli automatiquement -- sélectionnez votre organisation dans le menu déroulant. Votre organisation n'apparaît pas dans la liste ? Voir Le champ Fournisseur est vide.
• Débiteur (destinataire) : recherchez par numéro d'immatriculation, raison sociale ou numéro OIN via Rechercher une organisation. La plateforme interroge automatiquement les registres du commerce pour récupérer les données correctes. Il n'existe pas de carnet d'adresses distinct pour les clients fréquents : à chaque nouvelle facture, vous recherchez à nouveau le client, ce qui est aussi rapide que de parcourir un carnet d'adresses. Facturez-vous régulièrement à un ou deux clients seulement ? Enregistrez-les dans une facture brouillon que vous réutilisez comme modèle.
• Numéro de facture : généré automatiquement si vous avez configuré la numérotation automatique. Sinon, saisissez manuellement un numéro.
• Date de facture : par défaut la date du jour, modifiable.
• Type de facture : choisissez le type via le menu déroulant. Par défaut, il s'agit d'une facture classique. Pour un avoir, choisissez « Facture corrective », voir Envoyer une facture corrective.
• Lignes de facture : ajoutez une ou plusieurs lignes avec description, quantité, prix unitaire et taux de TVA. Les taux de TVA disponibles sont composés dynamiquement en fonction du pays du fournisseur et du pays du client. Pour un client dans un autre pays de l'UE, l'option « Exonéré pour livraison intracommunautaire » apparaît automatiquement ; pour un client hors de l'UE, l'option « Export » apparaît.

Variantes de recherche : « organisation disparue », « je ne fais plus partie de l'organisation », « ne fait pas partie de l'organisation », « je ne peux plus rien faire dans le portail », « je ne peux rien faire du tout ».

Sélectionnez votre organisation dans le champ fournisseur via le menu déroulant. Si votre organisation n'apparaît pas dans la liste, vous ne pouvez pas sélectionner votre propre organisation comme expéditeur. Sans données de fournisseur, la facture ne peut pas être enregistrée ni envoyée.

Trois raisons courantes peuvent expliquer que votre organisation n'apparaît pas dans la liste :

1. Organisation non sélectionnée : si vous avez plusieurs organisations dans votre environnement, vous devez indiquer depuis quelle organisation vous envoyez lors de la création d'une facture. Si vous ne l'avez pas fait, le champ reste vide.
2. Organisation non activée : une organisation ajoutée mais pas encore activée ne peut pas être utilisée comme fournisseur. L'activation doit d'abord être complétée.
3. Pas d'appartenance à l'organisation : vous êtes membre de l'environnement, mais pas de l'organisation. Sans appartenance, l'organisation n'apparaît généralement pas sous Mes organisations (elle peut rester visible sous Toutes les organisations) et n'est pas sélectionnable comme Fournisseur. L'activation seule ne résout pas ce point ; un administrateur d'organisation doit d'abord vous ajouter comme membre. Voir Droits et rôles.

Cliquez sur l'icône de modification à côté du champ fournisseur et sélectionnez votre organisation. Si vous n'avez qu'une seule organisation, elle est remplie directement.

Si votre organisation n'apparaît pas dans la liste, vérifiez d'abord l'appartenance sous Mes organisations, puis le statut d'activation via Mon environnement > Organisations. Complétez l'activation si besoin via Ajouter et activer une organisation.

Après avoir sélectionné l'organisation, les données de votre entreprise (nom, adresse, numéro d'immatriculation, numéro de TVA) sont automatiquement renseignées dans la facture.

Le formulaire contient plusieurs champs optionnels à remplir selon les exigences du destinataire :

• Numéro de commande : le numéro de bon de commande du destinataire. Remarque : au moins l'un des champs Numéro de commande ou Référence acheteur doit être renseigné -- si les deux sont absents, la facture ne peut pas être enregistrée. De nombreuses grandes entreprises et administrations exigent ce numéro sur la facture. Sans numéro de commande, la facture est parfois automatiquement rejetée.
• Date de livraison : la date à laquelle les biens ou services ont été livrés, si elle diffère de la date de facturation.
• Numéro de projet : une référence au projet pour lequel la facture est établie.
• Numéro de contrat : une référence au contrat sous-jacent.
• Note de facture : un champ texte libre pour des informations complémentaires, visible par le destinataire.
• Date de début / Date de fin : la période de service couverte par la facture. Utilisez ces champs pour les services récurrents ou les abonnements.
• Référence acheteur : une référence reconnue par le destinataire, par exemple un centre de coûts ou un département.

Conseil : vous facturez à une administration publique ou à une grande entreprise ? Renseignez-vous toujours sur les champs de référence requis. Une facture sans numéro de commande ou code de routage est souvent automatiquement rejetée.

Tous les champs UBL ne sont pas disponibles dans le formulaire de facturation :

• BT-46 (Buyer Identifier) : il n'existe pas de champ de saisie distinct pour le Buyer Identifier en dehors du numéro de TVA. Le champ TVA n'accepte pas les points, ce qui empêche la saisie d'identifiants tels que '1004.E00513.0001' (par exemple pour les administrations publiques grecques).
• BT-158 (Item Classification / code CPV) : non disponible dans le formulaire de facturation.

Les organisations ayant besoin de ces champs ne peuvent pas résoudre cette limitation via l'interface standard de la plateforme. Dans ce cas, contactez le support pour une méthode de soumission alternative.

Via le lien Ajouter des détails de livraison, vous pouvez inclure des informations de livraison spécifiques, comme une adresse de livraison différente de l'adresse de facturation.

Dans l'onglet Pièces jointes, vous ajoutez des fichiers supplémentaires à la facture. Une facture régulière est un message Peppol BIS V3 ; seuls les formats de pièce jointe suivants sont autorisés :

Exportez d'abord un document Word en PDF avant de l'ajouter en pièce jointe.

Limites : maximum 9 Mo de pièce jointe par facture, avec une limite plus stricte de 6 Mo pour les fichiers CSV. Peppol autorise techniquement jusqu'à 100 Mo, mais il est recommandé de rester sous 10 Mo par facture. Pour la facturation aux administrations néerlandaises, un maximum de 10 pièces jointes distinctes s'applique ; eConnect peut fusionner les pièces jointes sur demande, l'ordre des pièces jointes fusionnées étant alors aléatoire.

Les pièces jointes sont transmises lors de la livraison Peppol (intégrées dans le message UBL) et en cas de repli par e-mail (comme fichier séparé dans le même e-mail que le PDF de la facture).

Avant d'envoyer, vous pouvez vérifier la facture :

• Logo d'entreprise : si vous avez défini un logo dans les paramètres de l'organisation, il apparaît automatiquement sur l'aperçu PDF.
• Aperçu PDF : visualisez l'apparence de la facture pour le destinataire en cliquant sur Aperçu.
• Commentaires internes : ajoutez une remarque visible par tous les utilisateurs ayant accès au document. Remarque : si vous êtes le fournisseur et que votre client a également accès à la plateforme eConnect, votre client peut également voir cette remarque. Soyez donc discret sur ce que vous y saisissez.

En haut du formulaire, trois boutons :

• Enregistrer : enregistrez la facture comme brouillon sans l'envoyer
• Envoyer : envoyez la facture immédiatement
• Partager : partagez la facture avec un collègue ou partenaire pour révision, sans l'envoyer

Cliquez sur Envoyer pour expédier la facture. La plateforme choisit automatiquement le meilleur canal de livraison :

1. Peppol (réseau externe) : le canal principal et recommandé. La plateforme vérifie automatiquement si le destinataire est enregistré sur Peppol (#PeppolFirst) et livre la facture en tant que facture électronique.
2. Repli par e-mail : lorsque le destinataire n'est pas joignable via Peppol ou la plateforme. Dans les paramètres du compte, vous pouvez choisir quels fichiers sont joints : PDF uniquement, PDF + XML, XML uniquement, ou aucune pièce jointe.

Après l'envoi, la facture apparaît dans votre Boîte d'envoi avec un aperçu des statuts.

Créez une note de crédit d'un montant égal à la facture incorrecte. Cela annule la facture erronée.

Créez ensuite une nouvelle facture avec le montant correct et envoyez-la au destinataire.